Lokale Freiheit und einheitliche Berichterstattung bei Oilinvest

"Wir wollen die gesamte Finanzberichterstattung modernisieren", sagt Ilja Ansink, Senior Accountant Projects bei Oilinvest. Um dies zu erreichen, stellt das Ölunternehmen auf eine moderne Performance-Management-Lösung um. Die Wahl fiel auf ein einheitliches Reporting in CCH Tagetik. "Wir haben mit 20 Jahre alten Tabellenkalkulationen gearbeitet, was viel manuelle Arbeit bedeutete. Wir wollen mehr Einheitlichkeit und mehr Harmonisierung in einem benutzerfreundlichen System."

Oilinvest ist ein wichtiger Akteur in der europäischen nachgelagerten Ölindustrie mit den Hauptmarken Tamoil und HEM. Das Ölunternehmen mit Hauptsitz in Den Haag beschäftigt rund 1.000 Mitarbeiter.

"Die Optimierung der Berichterstattung ermöglicht es uns, bessere strategische Entscheidungen zu treffen."

Bessere strategische Entscheidungen mit einheitlichem Reporting in CCH Tagetik

Die Verbesserung der Finanzprozesse unterstützt die Strategie des Ölkonzerns. "Durch die Optimierung der Berichterstattung können wir bessere strategische Entscheidungen treffen. Zum Beispiel bei Entscheidungen über Investitionen in eine neue Tankstelle und bei Abwägungen zwischen interner oder externer Finanzierung", so Ilja weiter.

Gute Steuerungsinformationen sind auch bei Entscheidungen über Tochtergesellschaften wichtig. Ilja: "Wenn man weiß, welche Geschäftsbereiche am profitabelsten sind, kann man entscheiden, in welche Tochtergesellschaft man mehr investieren will."

Standardisierung der dezentralen Organisation

Oilinvest ist eine dezentralisierte Organisation, in der die Tochtergesellschaften über ein hohes Maß an Autonomie verfügen. Ihnen wird eine wesentliche Rolle bei dem Projekt eingeräumt. "Wir wollten das neue System auf lokaler Ebene unterstützen, indem wir die Tochterunternehmen wirklich einbeziehen. Auf diese Weise konnten wir Wissen weitergeben und erhalten", sagt Niels Sterkenburg. Als Finext-Berater ist Niels Sterkenburg eng in die Implementierung des einheitlichen Reportings in CCH Tagetik eingebunden.

Um die lokale Freiheit zu erhalten und gleichzeitig die Finanzberichterstattung zu standardisieren, besuchen Ilja und Niels die Tochtergesellschaften. Ilja: "Einer der Erfolgsfaktoren ist, dass Niels und ich alle Tochtergesellschaften gemeinsam besucht haben, manche sogar mehrmals. Bei einem solchen Besuch haben wir 2-3 Tage in einem Raum mit den Leuten verbracht, die das machen müssen."

Beteiligung während der Bauphase

Durch diese lokalen Sitzungen wurde den Nutzern bereits während der Entwicklung des neuen Systems Raum gegeben, ihre Wünsche zu äußern. Diese Beteiligung wurde sofort konkretisiert, sagt Ilja: "Während der Sitzungen hat Niels die Anpassungen sofort in das System eingearbeitet. So konnten wir gleich vor Ort überprüfen, ob dies auch im Sinne der Nutzer war. Bei der nächsten Tochter haben wir die Änderungen dann auch gleich mitgenommen."

Das hat für das Projektteam durchaus eine Bedeutung. "In vielen Organisationen trifft die Zentrale alle Entscheidungen, wenn es darum geht, ein System einzurichten. Hier war das ganz anders", sagt Niels und lacht.

So viel Spielraum für Benutzereingaben bringt auch Dilemmas mit sich. Zum Beispiel, wenn die lokalen Anforderungen zu viele Details im System erfordern. "Dann ist es gut, dass Niels die technischen Möglichkeiten des Systems sehr gut kennt und ich die Tochtergesellschaften gut kenne. Auf diese Weise konnten wir bei der Diskussion einen guten Mittelweg finden", sagt Ilja. Die Art und Weise, in der dies geschieht, ist wichtig, meint Niels: "Nicht nur darauf hinweisen, dass etwas nicht möglich ist, sondern auch eine Lösung anbieten, wie es gemacht werden kann."

Spannungsfeld zwischen lokalen Wünschen und Standardisierung

Dieser Ansatz löst erfolgreich die Spannung zwischen lokalen Wünschen und Harmonisierung, die für dezentralisierte Organisationen so charakteristisch ist. "Das Berichtswesen ist standardisiert, aber jede Tochtergesellschaft kommt durch einen anderen Prozess zu den Zahlen. Wir haben uns entschieden, die Prozesse nicht von den Tochtergesellschaften ändern zu lassen, sondern Tagetik an die Prozesse anzupassen", sagt Ilja.

Die Flexibilität von CCH Tagetik hilft dabei, die Anforderungen richtig einzurichten. Niels: "Jede Tochtergesellschaft hat einen Teil der Anpassungen, mit ihrem eigenen Workflow und Arbeitsprozess. All diese Abläufe werden dann in einem Bericht zusammengeführt."

Dafür ist es wichtig, gut in die lokalen Prozesse einzutauchen. Ilja: Die Niederlassungen haben sehr viel Wissen und sind sehr kompetent in den Prozessen. Gemeinsam können wir gut über die Anpassungen im System sprechen. Die Buchhaltung ist ein ziemlich allgemeiner Prozess, so dass man sie leicht an das niederländische Recht anpassen kann, sobald alles im System ist."

Gemeinsam den Rahmen gestalten

Ilja ist begeistert von dem Ansatz, bei dem Hauptsitz und Tochtergesellschaften gemeinsam einen Mehrwert schaffen. "Während des Projekts hat sich die Beziehung zu den lokalen Organisationen verbessert. Es gibt uns eine kollaborative Rolle, in der wir gemeinsam mit den Tochterorganisationen den vom Vorstand vorgegebenen Rahmen ausfüllen."

"Früher war es eine Blackbox, in der die Zahlen standen, jetzt kann der CFO ganz einfach mehr Tiefe bekommen."

Der Vorstand äußert sich ebenfalls positiv über die Ergebnisse des neuen Konsolidierungs- und Berichtsprozesses. "Der CFO bekommt die Zahlen und kann selbst in die Tiefe gehen oder durch gezielte Fragen an den Finanzcontroller. Das macht die Sache viel transparenter. Wo vorher eine Blackbox mit den Zahlen war, kann er jetzt einfach mehr in die Tiefe gehen", sagt Ilja.

Die Modernisierung der Finanzprozesse ist in zwei Phasen unterteilt. In der nächsten Phase geht es um Managementinformationen. Dabei wird Ilja den gleichen Ansatz verfolgen: "Um die Analysen richtig durchführen zu können, wird der Schwerpunkt zunächst auf der Festlegung der Definitionen liegen. Dies wird eine gemeinsame Suche des Vorstands, der Tochtergesellschaften und der Zentrale sein, um eine schlüssige Liste von Begriffen zu erstellen."

Ansatz für dezentralisierte Organisationen

Auf die Frage nach Ratschlägen für andere Organisationen, die mit der Spannung zwischen lokaler Freiheit und Standardisierung ringen, ist Ilja klar: "Unterschätzen Sie nicht das Wissen Ihrer Tochtergesellschaften, und beziehen Sie dieses Wissen vor allem in Ihre Prozesse ein. Dadurch werden Sie selbst klüger. In einer dezentralen Organisation ist jeder Teil anders, damit muss man richtig umgehen."