Das Familienunternehmen Paques produziert und entwickelt biologische Hightech-Lösungen für (Ab-)Wasser- und Gasaufbereitungsanlagen. Das Unternehmen vertreibt seine Anlagen weltweit und wächst schnell. Dieses Wachstum erfordert eine stabile Konsolidierungslösung für Paques. Mit OneStream können Managementberichte und gesetzlich vorgeschriebene Berichte in einer Umgebung erstellt werden, wodurch der Prozess schneller und zuverlässiger wird.
Paques wächst nicht nur schnell, das Unternehmen wird auch immer internationaler. "Während das Unternehmen früher nur in China und Europa tätig war, hat sich die Zahl der Kontinente, auf die wir uns konzentrieren, in den letzten zwei Jahren deutlich erhöht", sagt Willem de Boer, Global ICT Manager bei Paques. Das Unternehmen entwickelt biotechnologische Verfahren für die Reinigung von (Ab-)Wasser und Gas. Denken Sie dabei an komplette Abwasserreinigungsanlagen für einen Bier- oder Softdrinkhersteller, aber auch an die Abwasserreinigung in der Papier- oder Lebensmittelindustrie zum Beispiel.
Auswirkungen auf die Finanzprozesse
Dieses internationale Wachstum hat Auswirkungen auf die Komplexität der Finanzprozesse. Willem: "Die verschiedenen Länder und Kontinente haben alle ihre eigenen Regeln. Außerdem findet die Erstellung unserer Abschlüsse hier in den Niederlanden statt." Die gestiegene Komplexität ist der Grund für Paques, von Excel-Berichten auf eine neue Konsolidierungslösung umzusteigen. "Wir hatten mit einer Menge veralteter Anwendungen und Excel-Builds zu tun, insbesondere für die Finanzkonsolidierung brauchten wir einen Ersatz", fährt Willem fort.
"Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit waren wichtige Faktoren.
Schnelligkeit und Zuverlässigkeit der Konsolidierungslösung
Paques prüfte mehrere Konsolidierungslösungen und entschied sich bei der Toolauswahl für OneStream. "Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit waren wichtige Faktoren", erklärt Willem. "Darüber hinaus verfolgt das Unternehmen eine Strategie für Cloud-Services, zu der diese Plattform gut passt." Natürlich wurden auch die funktionalen Anforderungen bei der Auswahl berücksichtigt. "In der Auswahlphase haben wir die Eliminierungs- und Intercompany-Funktionalitäten, die wir automatisieren wollten, sorgfältig geprüft. Das entsprach nicht nur genau unseren Vorstellungen, sondern wir fanden es auch gut, dass wir nachvollziehen konnten, was in der Anwendung vor sich ging", sagt Willem. "Wir wollen die Möglichkeit haben, einen einfachen Einblick zu bekommen, egal wo man sitzt", sagt Willem. "Außerdem möchten wir, dass die Regionen selbst die Berichte an die Zentrale weiterleiten.
Kombination verschiedener Meldevorschriften
Die Plattform kann die wachsende Komplexität gut bewältigen. "In OneStream können Sie problemlos verschiedene Berichtsregeln und Berechnungen zur Eigenkapitalaufbringung kombinieren", erklärt Rob Visser von Finext. Rob ist eng in die Implementierung der neuen Performance-Management-Lösung bei Paques eingebunden. "Auf diese Weise kann man sowohl das Management-Reporting als auch das gesetzliche Reporting mit einem System durchführen." Folglich liefert die neue und stabile Konsolidierungslösung bei Paques schnell Ergebnisse. "Der Konsolidierungsprozess ist stabil, und darauf können wir in den kommenden Jahren aufbauen", sagt Willem. "Wir haben viel mehr Möglichkeiten als früher, zum Beispiel können wir jetzt das monatliche Management-Reporting sehr gut mit der rollierenden Prognose vergleichen."
"In diesem Jahr konnten wir zum ersten Mal das Jahresbudget mit den tatsächlichen Ergebnissen vergleichen. So können alle Regionen auf benutzerfreundliche Weise in die Zukunft blicken".
Breite Akzeptanz in den Regionen
Die größten Fortschritte sind auf globaler Ebene zu verzeichnen. Doch auch die Nutzer in der Region ziehen eine positive Bilanz. "Es ist eine Plattform, die man in relativ kurzer Zeit verstehen kann. Die Bereitstellung von Managementberichten funktioniert reibungslos. Wir arbeiten auch an einem neuen Prozess für die Abstimmung zwischen den Unternehmen, was bedeutet, dass wir uns in der Zentrale weniger Sorgen machen müssen. Man kann einen solchen neuen Prozess nur einführen, wenn die Regionen das System als einfach zu bedienen empfinden. OneStream ist seit drei Monaten in Betrieb, und alle Regionen nutzen es. Das hat Willem überrascht: "Ich hatte eigentlich gedacht, dass es mindestens sechs bis neun Monate dauern würde, bis alle es nutzen. Aber die Anwendung ist nicht schwierig; sie enthält eine Reihe von Kontrollen und Abwägungen, die so logisch sind, dass die Regionen sie leicht anwenden können. "Außerdem bekommen die Regionen auch eine Menge zurück. "In diesem Jahr konnten wir zum ersten Mal das Jahresbudget mit den tatsächlichen Ergebnissen vergleichen. Damit können alle Regionen nutzerfreundlich in die Zukunft blicken."
Verstehen des Arbeitsablaufs
Als Familienunternehmen ist Paques mit einer anderen Dynamik konfrontiert als ein börsennotiertes Unternehmen oder eine private Beteiligungsgesellschaft. "Es ist eine andere Art von Druck, das fühlt sich ein wenig freier an", sagt Rob. "Gleichzeitig müssen aber auch hier die Berichte pünktlich geliefert werden. "OneStream hilft dabei. "Wir haben ein Dashboard, auf dem wir sehen können, auf welche Region wir noch warten müssen, bevor wir konsolidieren können - vorher wussten wir das nicht", erklärt Willem. "Ein weiterer Vorteil ist, dass wir jetzt einen Einblick haben, welche Regionen in Bezug auf die Berichterstattung gut abschneiden und welche noch nicht."
Hohe Arbeitsbelastung
Interne Faktoren setzten den Umsetzungsprozess stark unter Druck. "Wir hatten mehr Arbeit in der Finanzabteilung, als wir logischerweise bewältigen konnten. Jemand war im Mutterschaftsurlaub, ein anderer hat uns verlassen, und die Ressourcen in Indien waren weniger verfügbar", sagt Willem.
Trotz dieser Arbeitsbelastung lief das Projekt gut. Willem sagt: "Wir haben es innerhalb des Budgets, des Zeitrahmens und ohne überlastete Mitarbeiter geschafft." Er ist daher begeistert von der Zusammenarbeit mit Finext. "Was mir gefällt, ist die hohe Qualität der Projektmitarbeiter, die ich auch in der Presales-Phase kennengelernt habe. Bei anderen Beratungsunternehmen sieht man die erfahrenen Berater hauptsächlich in der Presales-Phase, aber im Projekt arbeitet man oft mit Schulabgängern."
Die Diskussion vorantreiben
Nach Ansicht von Willem ist es wichtig, das Projekt rund um die Umsetzung gut vorzubereiten. "Stellen Sie sicher, dass Sie gut organisiert sind, bevor Sie beginnen. Es gibt Entscheidungsmomente, die man schon zu Beginn vorhersagen kann. Denken Sie zum Beispiel an eine Reihe von Dingen, die nur mit dem Aufbau der Organisation zu tun haben. "Man kann auch viele Inhalte im Voraus erledigen. "Wir sind das gesamte Berichtspaket frühzeitig durchgegangen", sagt Rob. "Das Ergebnis ist, dass man die ganze Diskussion vorantreiben kann. Natürlich hat man immer einen progressiven Einblick, aber wir konnten die Anforderungen an die Berichte während des Prozesses eins zu eins nachvollziehen. Das sorgt für viel Klarheit und Schnelligkeit während des Projekts."
