Die Einwanderungs- und Einbürgerungsbehörde (IND) ist Teil des niederländischen Ministeriums für Asyl und Migration. Die Organisation ist für die Umsetzung der niederländischen Einwanderungspolitik zuständig. Die IND prüft Anträge von Personen, die in den Niederlanden leben oder die niederländische Staatsbürgerschaft erwerben möchten. Jedes Jahr werden zwischen 100.000 und 150.000 Anträge auf Aufenthaltsgenehmigungen sowie Tausende von Einbürgerungsanträgen bearbeitet. Um diese Aufgabe zu erfüllen, benötigt der IND eine zuverlässige, transparente und auf den Betrieb abgestimmte Finanzplanung.
Die Herausforderung
Bis vor kurzem stützte sich IND bei der Planung und Prognose stark auf Microsoft Excel. Mehrere Vorlagen wurden mit komplexen Formeln und manuellen Anpassungen miteinander verknüpft, um zu einem Abschlussbudget zu gelangen.
Mit dem Wachstum der Organisation und dem Anstieg des Anwendungsvolumens stieß dieser Ansatz an seine Grenzen. Was einst Flexibilität bot, wurde zunehmend schwieriger zu kontrollieren, zu skalieren und zu verwalten.
Es traten mehrere Herausforderungen auf:
- Fragment ierungund Ineffizienz: Die Budgetierung und die Selbstkostenkalkulation wurden in separaten Tabellenkalkulationen verwaltet, was zu einem hohen Aufwand für manuelles Kopieren, Einfügen und Abgleichen führte.
- Begrenzte Transparenz und Überprüfbarkeit: Excel bot keinen zuverlässigen Prüfpfad. Oft war unklar, wer welche Änderungen vorgenommen hatte und welche Version das endgültige Budget darstellte.
- Risiko mehrerer Versionen der Wahrheit: Verschiedene Teams könnten mit unterschiedlichen Versionen arbeiten, was auf Managementebene zu Unsicherheit darüber führen würde, welche Zahlen korrekt sind.
- Zunehmende Komplexität: Das steigende Anwendungsvolumen erforderte genauere Einblicke in die Kapazitätsplanung, Kosten und den Ressourcenbedarf, als dies mit Excel zuverlässig möglich war.
Die Unternehmensleitung formulierte die Anforderungen klar und deutlich: IND strebte eine kontrollierte Umgebung mit einer einzigen, vertrauenswürdigen Version des Budgets an. Um dieses Ziel zu erreichen, startete IND eine Marktuntersuchung nach einer modernen Planungslösung, die das zukünftige Wachstum unterstützt und gleichzeitig für mehr Zuverlässigkeit und Transparenz bei der Budgetierung und Berichterstattung sorgt.
Unser Ansatz
Gemeinsam mit IND implementierte Finext Vena Solutions, um die fragmentierte Excel-Landschaft zu ersetzen. Das Ziel war klar: Die Vertrautheit von Excel beibehalten und gleichzeitig die für eine skalierbare Planung erforderliche Struktur, Kontrolle und Konsistenz einführen.
Warum Vena?
Vena verbindet die Flexibilität, die Anwender von Excel kennen, mit der Governance einer modernen Planungsplattform. Dies erleichterte den IND-Teams, von denen viele sehr an die Arbeit mit Excel gewöhnt waren, den Übergang.
Die vertraute Benutzeroberfläche senkte die Einstiegshürde und half den Benutzern, zu einer kontrollierteren Arbeitsweise überzugehen, ohne die täglichen Prozesse zu stören.
„Da es auf Excel basiert, entspricht es weitgehend der Arbeitsweise unserer Kollegen. Das macht die Umstellung viel vertrauter und benutzerfreundlicher.“
Integriertes Selbstkostenmodell
Finext hat ein maßgeschneidertes Modell entwickelt, das vollständig mit dem Budget verknüpft ist. Während zuvor Zahlen manuell kopiert werden mussten, laufen Budgetierung und Kostenkalkulation nun in einem einzigen, vernetzten Prozess ab.
Dies gewährleistet:
- eine Berechnungslogik
- weniger manuelle Eingriffe
- sofortige Konsolidierung über alle Ebenen hinweg
Benutzer geben Daten nun einmalig ein und sehen sofort die Auswirkungen im gesamten Unternehmen.
Bottom-up-Budgetierung
Die Planung beginnt nun auf operativer Ebene:
- Anzahl der Anwendungen
- Produktivität pro Mitarbeiter
- Zeitaufwand pro Fall
Auf dieser Grundlage ermittelt das Modell den Personalbedarf, die Gehaltskosten und die Gesamtkostenstruktur. Dadurch entsteht eine direkte und konsistente Verbindung zwischen Betriebsabläufen und finanziellen Ergebnissen.
Zusammenarbeit und Eigenverantwortung
Die Lösung wurde von Finext in enger Zusammenarbeit mit IND von Anfang bis Ende entwickelt. Besonders hervorzuheben ist die Geschwindigkeit, mit der das Finext-Team die Prozesse, Dateien und Organisationsstruktur von IND verstanden hat.
„Die Geschwindigkeit, mit der Finext die Funktionsweise von IND verstanden hat, war wirklich beeindruckend.“
Das Ergebnis
Die neue Struktur hat die Herangehensweise von IND an Planung und Kontrolle verändert.
Zu den wichtigsten Ergebnissen gehören:
- Ein konsolidiertes Budget: Die Budgets verschiedener Abteilungen werden nun auf einer Plattform zusammengefasst, mit einer einzigen zuverlässigen Informationsquelle.
- Einheitliche Kostenpreisberechnung: Die Kostenpreise pro Produkt werden einheitlich berechnet, wodurch IND besser in der Lage ist, Finanzierungsanträge zu begründen und zu rechtfertigen.
- Verbesserte Transparenz: Manuelle Änderungen hinter den Kulissen sind nicht mehr möglich. Audit-Trails zeigen Änderungen und Verantwortlichkeiten klar auf.
- Langfristige Perspektive: IND kann nun zuverlässige Mehrjahresbudgets erstellen, die politische Abhängigkeiten und zukünftige Trends berücksichtigen.
- Schnellere und reibungslosere Zyklen: Es sind weniger Iterationsrunden erforderlich, und das Vertrauen in die Zahlen hat innerhalb des gesamten Unternehmens zugenommen.
IND arbeitet nun mit einer skalierbaren und transparenten Planungslösung, die sowohl die betriebliche Realität als auch die finanzielle Rechenschaftspflicht unterstützt. Dadurch können die Teams weniger Zeit mit der Korrektur von Tabellenkalkulationen verbringen und mehr Zeit für die Unterstützung der Kernaufgabe von IND aufwenden.
Ausblick
IND sieht klares Potenzial für eine weitere Erweiterung der Plattform, einschließlich Verbindungen zu HR-Daten, Realisierungen und einer umfassenderen Integration in die IT-Landschaft. Es wird erwartet, dass sich die Lösung in den kommenden Jahren deutlich positiv auf den gesamten Planungs- und Kontrollzyklus auswirken wird.
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