Just Eat Takeaway.com ist ein schnell wachsender, weltweit führender Marktplatz für Online-Essenslieferungen. Die Automatisierung von Steuerprozessen spart Zeit, verbessert die Kontrolle und schafft Transparenz.
Die steile Wachstumskurve des Unternehmens war einer der Hauptgründe für die Umstellung von Just Eat Takeaway.com auf ein automatisiertes Steuerberichtsverfahren. Karolina Hart, Managerin für Steuerbuchhaltung, Reporting und Kontrolle bei Just Eat Takeaway.com: "Wir wachsen schnell und haben in den letzten Jahren mehrere Übernahmen getätigt. Daher ist unsere Berichterstattung internationaler und anspruchsvoller geworden."
Das Unternehmen mit Hauptsitz in Amsterdam und London verbindet Verbraucher über seine Plattformen mit mehr als 580.000 Restaurants. Just EatTakeaway.com wurde im Januar 2020 durch den Zusammenschluss von zwei der weltweit größten Essenslieferdienste gegründet: Takeaway.com - gegründet im Jahr 2000 in den Niederlanden - und Just Eat - gegründet im Jahr 2001 in Dänemark.
"Wir wollten einen Satz automatisierter Kontrollen für alle Daten und mehr Transparenz in der Steuerberichterstattung."
Mehr Zeit für die Prüfung und Analyse von Steuerberichten
Karolina und ihr Team erreichten mehrere Unternehmensziele durch die Automatisierung von Steuerberichtsverfahren. Karolina: "Eines unserer Hauptziele war es, Zeit zu sparen. Wir haben es mit engen Zeitvorgaben für die Berichterstattung zu tun. Indem wir die Anzahl der manuellen Tätigkeiten und Prüfungen reduzieren, gewinnen wir mehr Zeit für die Überprüfung und Analyse, anstatt die Daten zu berechnen und abzugleichen." Weitere wichtige Ziele waren eine bessere Kontrolle und mehr Transparenz. "Wir wollten einen Satz automatisierter Kontrollen für alle Daten und mehr Transparenz in der Steuerberichterstattung.
OneStream ermöglicht eine einheitliche Arbeitsweise für den gesamten Berichtsprozess
Just Eat Takeaway.com nutzte OneStream bereits für seine Konsolidierungsprozesse. Durch das Hinzufügen des Steuerberichtsprozesses zum bestehenden Workflow wird die Steuer vollständig in den Berichtsprozess integriert. Obwohl dies ein wichtiger Aspekt ist, ist es nicht der einzige Grund für das Unternehmen, seine Steuerprozesse auf OneStream zu verlagern. "OneStream ist ein flexibles Werkzeug. Als Unternehmen verändern wir uns ständig und unternehmensspezifische Anforderungen können in das Tool integriert werden."
"Es gab mehrere Just Eat Takeaway.com-spezifische Elemente, die wir automatisieren wollten. Es ist großartig, dass die Vorlage auch das erledigen konnte."
IFRS-Steuervorlage in OneStream
Das Projektteam verwendete die IFRS-Steuervorlage, um eine reibungslose und schnelle Umsetzung zu gewährleisten. Experten von Taxvibes und Finext, Schwesterorganisationen, die bei Steuerautomatisierungsprojekten häufig zusammenarbeiten, entwickelten diese Standardvorlage für IFRS-Steuerprozesse. "Wir haben die IFRS-Steuervorlage auf der Grundlage von Best Practices erstellt. Viele internationale Organisationen nutzen es für ihre Steuerautomatisierung", erklärt Roelf Kloen, Spezialist für Steuerberichterstattung bei Taxvibes. Die Vorlage kann leicht an die spezifischen Anforderungen eines jeden Unternehmens angepasst werden, wie zum Beispiel bei Just Eat Takeaway.com. "Für Just Eat Takeaway.com gab es mehrere spezifische Punkte, die wir automatisieren wollten. Es ist großartig, dass die Vorlage auch das abdecken kann", sagt Karolina.
Pragmatischer Projektansatz in 3 Phasen
Das Projektteam wählte einen pragmatischen Ansatz mit 3 Phasen. Karolina ist von dem phasenweisen Ansatz begeistert. "Wir hatten nur wenig Zeit für die Implementierung. Wir nutzten die erste Phase, um sicherzustellen, dass das Tool rechtzeitig zum Abschluss des dritten Quartals einsatzbereit war. Wir konnten unsere Erfahrungen während des Abschlusses für Anpassungen in Phase 2 und "nice-to-haves" in Phase 3 nutzen. Mit diesem Ansatz konnten wir alles erledigen. Dank dieses Ansatzes konnten wir alles mit unserem Berichtskalender synchronisieren. "Sie ist auch mit der Zusammenarbeit mit Taxvibes und Finext zufrieden. "Taxvibes verfügt über viel Erfahrung und Wissen im Bereich der Steuerberichterstattung, während Finext bereits mit unserer OneStream-Einrichtung vertraut war, da sie die Konsolidierungsprozesse implementierten. Ein weiterer Vorteil war die Tatsache, dass Taxvibes sich sowohl mit Steuern als auch mit IT auskennt. "Als Architekt sorgten sie dafür, dass alle Beteiligten die gleiche Sprache sprachen. Das ist ein Muss für eine solche Implementierung."
"Die Zukunft liegt darin, dass wir in der Lage sind, den kontinuierlichen Wandel in unsere Prozesse und Systeme zu integrieren.
Zuversichtlich im Hinblick auf künftige Anforderungen an die Steuerberichterstattung
Karolina sieht bald mehr Bedarf an Steuerautomatisierung. "Das steuerliche Umfeld ändert sich ständig, weshalb es ein so interessantes Feld ist. Zum Beispiel die Einführung der zweiten Säule, deren Berechnungen sich stark von unseren derzeitigen Buchhaltungsberechnungen unterscheiden. Sie ist nicht besorgt über den Umgang mit diesen Veränderungen. "Die Zukunft liegt darin, dass wir diese Veränderungen in unsere Prozesse und Systeme einbauen können. Wir haben die Flexibilität von OneStream kennengelernt, und das gibt mir die Zuversicht, dass wir unsere automatisierten Prozesse problemlos an die jeweiligen Erfordernisse anpassen können."
