Rotterdam World Gateway (RWG) ist weltweit führend in der innovativen, vollautomatischen Lagerung und Handhabung von Containern. Auch bei seinen Finanzprozessen ist RWG fortschrittlich. Der Containerterminal nutzt die Anaplan App für IFRS 16, um die IFRS-Vorschriften einfach und kosteneffizient zu erfüllen.
IFRS 16 im RWG
Der moderne Containerterminal auf der Maasvlakte 2 wächst rasant und hat inzwischen eine starke Position als "globale Drehscheibe"; seit seiner Eröffnung im September 2015 hat der Containerterminal bereits über 2.500.000 Hochseecontainer umgeschlagen. Kontinuierliche Innovation und der Einsatz neuester Technologien spielen bei diesem Wachstum eine große Rolle. So wurden beispielsweise die Lagerung und der Umschlag von Containern vollständig automatisiert, was das Unternehmen zu einem weltweit führenden Anbieter macht.
IFRS 16 Automatisierung
RWG ist auch bei der Automatisierung seiner Finanzprozesse fortschrittlich. So hat das Containerterminal beispielsweise - zusammen mit Finext - Anaplan implementiert, um seine Budgetierungs- und Prognoseprozesse zu optimieren.
"Tabellenkalkulationen unterstützen den IFRS 16-Prozess nicht ausreichend. Außerdem widersprechen Tabellenkalkulationen der Idee, dass wir versuchen, so viel wie möglich in einem einzigen System zu erledigen."
Die Wahl der Anaplan App für IFRS 16 bei RWG fügt sich nahtlos in diese Vision ein. "Während der Laufzeit von Leasingverträgen gibt es oft Änderungen, wie z. B. bei Leasingfahrzeugen, deren Preise jährlich um eine Inflationsrate erhöht werden. Tabellenkalkulationen unterstützen den IFRS 16-Prozess dann nicht ausreichend", sagt Enrico Douwens, Finance Director bei Rotterdam World Gateway (RWG). "Außerdem widersprechen Tabellenkalkulationen der Idee, dass wir versuchen, so viel wie möglich in einem einzigen System zu erledigen.
Anaplan-App für IFRS 16 bei RWG
"Anpassungen und Ausnahmen in Leasingverträgen sowie unterschiedliche Vertragsarten und Laufzeiten machen IFRS 16-Berechnungen in Tabellenkalkulationen komplex und zeitaufwändig", stimmt Stef Jansen von Finext Wal zu.
Grund für Finext, eine App für IFRS 16 in Anaplan zu entwickeln. "Wir haben die App als Vorlage entwickelt, in der verschiedene Übergangs- und Berechnungsmethoden auf Basis der IFRS 16-Vorschriften vordefiniert sind. Diese Basis können wir dann an die Bedürfnisse der Organisation anpassen", sagt Stef. Mit diesem Ansatz kann das IFRS 16-Modul schnell implementiert werden, oft innerhalb weniger Tage.
Kostengünstiger IFRS 16-Prozess
RWG will die Kosten für die Prozesse rund um IFRS 16 so gering wie möglich halten. Enrico: "IFRS 16 hat etwas, das einfach war, kompliziert gemacht. Aber dieser saure Apfel liegt jetzt auf dem Tisch und wir ziehen es vor, ihn in möglichst großen Bissen zu essen, auch in Richtung Zukunft. Wir wollen das kosteneffizient tun, denn wir verdienen keinen Euro mehr an der Einführung von IFRS 16."
Der Kostenaspekt ist daher ein weiterer Grund, sich für die Anaplan App zu entscheiden. Neben der schnellen Implementierung ist das Tool auch leicht selbst zu pflegen, meint Enrico: "Die App hat eine hervorragende allgemeine Benutzeroberfläche und das Modell führt Schritt für Schritt durch den IFRS 16-Prozess. "
Komplexere Mietverträge getestet
Der Containerterminal hat seine Entscheidung nicht über Nacht getroffen. "Wir haben unsere komplexeren Mietverträge in die App geladen, um zu sehen, ob sie zu den gleichen Ergebnissen führen wie die Tabellenkalkulationen. Dieser Lackmustest war schnell bestanden. Darüber hinaus haben wir getestet, wie flexibel das Modell ist.
Enrico äußert sich positiv über die Ergebnisse der Tests. "Alle Möglichkeiten, die ich mir erhofft habe, sind vorhanden. Das Modell führt zu den gewünschten Ergebnissen und ist ziemlich flexibel. Das bietet generelle Vorteile für jede Organisation. In unserem Fall gibt es auch den Vorteil, dass die App in das bestehende Paket passt."
"Wir können Daten je nach Informationsbedarf auf verschiedene Weise in Journaleinträge umsetzen. Reibungslos und mit geringem Fehlerrisiko."
Enrico ist auch mit den Ergebnissen in der Praxis zufrieden. Nicht nur die Berechnungen sind automatisiert, sondern auch die Journalbuchungen kommen automatisch aus dem Anaplan-Modell in das ERP-System. "Wir können die Daten auf viele Arten in Journaleinträge übersetzen. Je nach Informationsbedarf können wir diese aggregiert oder pro einzelnem Leasingvertrag exportieren. Dies wird reibungslos und mit geringem Fehlerrisiko in die Verwaltung eingelesen, so dass wir das Ausschneiden und Einfügen minimieren können."
Bewährte Praktiken sowie spezifische Anforderungen rund um die IFRS
Zusätzlich zu den im IFRS 16-Modul vordefinierten Best Practices hatte der Containerterminal einige spezifische Anforderungen. "Wir wollten in der Lage sein, die Leasingverträge nicht nur nach Abteilungen, sondern auch nach anderen Querschnitten zu sortieren, z. B. nach der Art der Vermögenswerte, wie Leasingfahrzeuge, Ausrüstung oder Konzessionsvertrag", erklärt Enrico. "Gleichzeitig geben wir an, zu welcher Abteilung der Leasingvertrag gehört, so dass er auf die Budgets der verschiedenen Abteilungen zugeschnitten werden kann. Damit schlagen wir zwei Fliegen mit einer Klappe."
Diese spezifischen Anforderungen werden ebenfalls in der App festgelegt. "Der Nutzer muss nur für jeden Vertrag angeben, um welche Art von Vertrag es sich handelt. Das kann entweder manuell oder mit Upload-Vorlagen geschehen", sagt Stef.
Verbundene Planung
Dieser Ansatz passt zur Vision der "vernetzten Planung", bei der alle Datenströme innerhalb von Anaplan zusammenlaufen. "Um die Dinge konsistent zu halten, ist es nützlich, so wenige Quellen wie möglich zu haben. Ergebnisse zu vergleichen und nach den Ursachen für Unterschiede zu suchen, ist reine Zeitverschwendung. Die App bildet ein Mini-Data-Warehouse für Leasingdaten. Wir können dieselben Daten linea recta für unsere Prognosen und Budgetierung verwenden", sagt Enrico.
Der nächste Schritt ist eine automatische Verknüpfung zwischen dem IFRS 16-Modell und dem Budget. "In der Vergangenheit war die Welt noch einfach: Was man bezahlte, waren die Kosten. Jetzt müssen wir auf der Grundlage der IFRS 16-Vorschriften budgetieren. Es ist hilfreich, dass wir die detaillierten Berechnungen bereits im IFRS 16-Modul durchgeführt haben, so dass wir uns darüber keine Gedanken mehr machen müssen", so Enrico weiter. "Wir können ganz einfach eine Verbindung zwischen dem IFRS 16-Modell und dem Modell herstellen, in dem das Budget erstellt wird, und dann kann man die IFRS 16-Ergebnisse so oft wie nötig abrufen", sagt Stef.
Verlässliche IFRS-Zahlen
Auf die Frage nach Ratschlägen für andere Unternehmen, die IFRS 16 kosteneffizient einführen wollen, antwortet Enrico: "Stellen Sie sicher, dass es robust und einfach zu pflegen ist. In ein paar Jahren wollen Sie es immer noch im Griff haben; selbst bei Anpassungen und Ausnahmen sollte es keine Unterschiede zwischen Verträgen und Aufzeichnungen geben. Schließlich wollen Sie verlässliche Zahlen gemäß den IFRS-Vorschriften produzieren."
