Detaillierte Planung bei der Jiffy-Gruppe

"Praktisch gesehen ist eine Cloud-Lösung attraktiv", sagt Dirk-Jan Bax von der Jiffy Group über die Entscheidung für Oracle NSPB (Netsuite Planning and Budgeting Cloud). "Die Anfangsinvestition ist geringer, die Skalierbarkeit ist besser und die Software-Upgrades erfolgen automatisch, so dass Sie immer Zugriff auf die aktuellsten Funktionen haben. Die Jiffy Group mit Hauptsitz in Kristiansand, Norwegen, ist ein weltweiter Anbieter von umweltfreundlichen Vermehrungssystemen, hydroponischen Systemen, Containern und Substraten. Dabei setzt das Unternehmen auf erneuerbare Ressourcen und biobasierte Materialien wie Torf, Kokos, Zellstoff und andere Biomasse.

Die Jiffy Group nutzt Hyperion Essbase bereits seit vielen Jahren. Die Entscheidung, eine zusätzliche Planungslösung hinzuzufügen, wurde hauptsächlich durch den Bedarf an mehr Funktionalität und mehr Benutzerfreundlichkeit, sowohl für Endbenutzer als auch für Anwendungsadministratoren, getrieben. Dirk-Jan: "Zusammen mit Finext haben wir uns einen logischen Schritt überlegt. Eine Entscheidung, die man in dieser Hinsicht trifft, wird für mehrere Jahre getroffen, und natürlich sind damit auch Investitionen verbunden. Hyperion Essbase ist immer noch die Basis, aber darüber hinaus konnten wir zusammen mit Finext verschiedene Funktionsanforderungen konkret erfüllen."

Finanzielle und kommerzielle Berichterstattung mit Oracle NSPB

Eine dieser Entscheidungen war, die verschiedenen Anwendungen stärker zu integrieren, um eine Kombination aus Finanz- und Vertriebsberichten zu ermöglichen. "Die Benutzer können nun - je nach Berechtigungsprofil - unterschiedliche Berichte nutzen, unabhängig davon, ob sie eher finanz- oder vertriebsorientiert sind", sagt Dirk-Jan. "Das ist von der Benutzerorganisation sehr positiv aufgenommen worden. Außerdem ist die Art und Weise, wie die Informationen zur Verfügung gestellt werden, wesentlich benutzerfreundlicher geworden."

"Wir können jetzt auf Artikelebene sehen, welches Produkt aus welchem Lager zu welchem Preis und mit welcher Marge verkauft wurde."

Die kaufmännischen Berichte liefern Details wie Produktions- und Verkaufsmengen sowie die Information, welche Verkäufer wie viele Produkte verkauft haben. "Mit den Vertriebsberichten wollen wir alle Dimensionen transparent machen. Wo wir früher in Hyperion Essbase auf der Produktgruppenebene stehen geblieben sind, können wir jetzt auf Artikelebene sehen, welches Produkt aus welchem Lager zu welchem Preis und mit welcher Marge verkauft wurde", fährt Dirk-Jan fort.

Eine Kombination aus zwei Datenbanken

So viele Details verlangen den zugrunde liegenden Datenbanken einiges ab. "Hyperion Essbase verfügt über zwei Datenbanktypen; die Blockspeicherdatenbank eignet sich sehr gut für Berechnungen, während der Aggregatspeicher eher auf das Reporting ausgerichtet ist", erklärt Martin de Haan. Martin ist eng in die Planungslösung der Jiffy Group von Finext eingebunden. "Eine Dimension mit 1000 Mitgliedern ist in einem Blockspeicher noch möglich, aber bei 8000 Mitgliedern braucht man eine Menge Leistung, um die Berechnungen durchzuführen. Dann entscheidet man sich lieber für einen Aggregatspeicher."

Um die Leistung der detaillierten Berichte aufrechtzuerhalten, wurde also eine spezielle Lösung geschaffen. Martin: "Wir haben uns für eine Kombination aus den beiden verschiedenen Arten von Datenbanken entschieden. Im Blockspeicher werden die Berechnungen zunächst auf einer niedrigeren Ebene durchgeführt und dann dynamisch im Aggregatspeicher aggregiert."

Diese Kombination ist insbesondere für die Umsatzberichterstattung erforderlich. "Sie ermöglicht es uns, Details bis auf Artikelebene zu sehen, aber auch Berechnungen auf der Verkaufsdatenbank durchzuführen. Denken Sie zum Beispiel an Berechnungen wie Year-to-date und Preisumrechnungen", erklärt Dirk-Jan. "Berechnungen und Berichte sind übrigens sehr schnell. Auf diese Weise kommen die Vorzüge beider Datenbanktypen am besten zur Geltung."

Bewusste Entscheidungen für eine Struktur treffen

Bei den Überlegungen zur Gestaltung wurde nicht nur der aktuelle Planungsprozess berücksichtigt. Dirk-Jan: "Diese Anwendung bietet viele weitere, bisher ungenutzte Anwendungsmöglichkeiten. Wir werden Schritt für Schritt prüfen, welche davon einen Mehrwert für Jiffy bringen können." So will die Jiffy-Gruppe in Zukunft auch die Möglichkeit prüfen, das Reporting bzw. die Planungsbedürfnisse von Produktion und Logistik aus Oracle NSPB heraus zu unterstützen. "Wir wollen die richtigen Dimensionen auf höchstem Niveau erreichen, damit wir keine Entscheidungen treffen, die wir später bereuen. Dabei hilft uns Finext sehr."

"Finext hat eine sehr pragmatische Denkweise, die sie mit dem Wissen über die Technologien auf dem Markt verbinden.

Dirk-Jan arbeitet seit fast 20 Jahren mit Finext zusammen. "Wir arbeiten gerne mit Parteien zusammen, die informell und prinzipienfest sind, wo sie es sein müssen, aber pragmatisch, wo sie es sein können. Wir wollen das Gefühl haben, dass wir beide auf derselben Seite stehen. Finext ist sehr pragmatisch und kombiniert dies mit seinem Wissen über die Technologien auf dem Markt.

Unbelastet durch Oracle NSPB

Neben Martin war auch Gabor Wieringa von Swap Support, einer Schwesterorganisation von Finext, beteiligt. Swap Support hat sich auf die Unterstützung von Performance-Management-Anwendungen spezialisiert. Martin: "Standardmäßig macht Oracle jede Nacht ein Backup. Wenn man jedoch einen Fehler gemacht hat, von dem man erst am nächsten Tag erfährt, ist dieser Fehler im neuen Backup enthalten. Gabor hat ein zusätzliches Backup-Skript erstellt, das Sie selbst aktivieren können."

Die Zusammenarbeit mit Gabor fand hauptsächlich über Martin statt. "Das ist sehr angenehm, als Anwender möchte ich in diesem Bereich entlastet werden", erklärt Dirk-Jan. "Die Probleme kommen meist zu einem ungünstigen Zeitpunkt. In unserem Bereich arbeiten wir ständig mit Fristen, da gibt es zu Recht wenig Verständnis bei den verschiedenen Beteiligten, wenn wir nicht berichten können. Wenn wir auf ein Problem stoßen, das wir nicht selbst lösen können, rufe ich Finext an, und ich kann sicher sein, dass es die richtige Aufmerksamkeit bekommt. Sie helfen mir, schnell wieder zum Laufen zu kommen. Die Zahl der Fälle, in denen dies notwendig war, war übrigens sehr begrenzt und hauptsächlich in der Start-up-Phase.

Berichtsmuschel

Die Jiffy Group ist von den Fortschritten in der Funktionalität der zusätzlichen Planungslösung überzeugt. "Wir können viel einfacher Berichte erstellen und Analysen durchführen. Ein Teil dieser Analysemöglichkeiten war bereits in Hyperion Essbase vorhanden, aber sie wurden noch weiter vertieft, da wir nun mehr Details in einer Reihe von Dimensionen zur Verfügung haben. Die Reporting-Shell ist von großem Mehrwert." Martin: "Die Dimensionen werden automatisch über Oracle PBC importiert, danach wird FDMEE als Integrationswerkzeug zum Laden der Daten verwendet."

Nicht nur die Erkenntnisse aus den Berichten bringen einen Mehrwert, auch die Erstellung der Berichte hat sich verbessert. "Wenn Sie Oracle NSPB starten, können Sie einen Bericht anfordern und dann über ein Dropdown-Menü auf dem Bildschirm die Produktgruppe auswählen", sagt Dirk-Jan. Für eine Papierversion ist es einfach, eine PDF-Datei mit allen Varianten aus dem Dropdown-Menü zu erstellen. Diese PDF-Datei ist auch auf dem Bildschirm leicht zu lesen. Martin: "So erhält man auf Knopfdruck ein Berichtsheft."

Dadurch spart das neue Planungstool eine Menge Zeit. "Letztlich hat man im Finanzbereich nur ein Ziel: Mehrwert zu schaffen und den Kunden zu bedienen", schließt Dirk-Jan, "dabei hilft diese Lösung."