Benutzerfreundliche Effizienzen bei Meneba

Mehr Struktur im Budgetierungs- und Konsolidierungsprozess

Finext lieferte die Lösung für Meneba, indem es eine benutzerfreundliche Effizienzlösung entwickelte. Meneba hat eine lange Geschichte; der Getreidespezialist besteht seit 1915 und liefert verschiedene Arten von Mehlprodukten an eine Vielzahl von Kunden. Das Unternehmen ist kapitalintensiv und erwirtschaftet mit rund 180 Mitarbeitern einen Umsatz von etwa 200 Millionen Euro.
Wie viele mittelständische Unternehmen arbeitet Meneba im Rahmen seiner Berichts- und Budgetierungsprozesse viel mit Excel. "Wir haben ein gutes ERP-Paket, aber es war für das Berichtswesen nicht optimal. Aus der Not heraus haben wir angefangen, viel mit Excel zu arbeiten, und sind zu Experten auf diesem Gebiet geworden", sagt Eric Taal, CFO bei Meneba.

Von der Datenauswertung zum Informationsmanagement

Unter den vielen Excel-Versionen wollte die Organisation jedoch eine benutzerfreundliche Professionalisierung und Effizienz erreichen. "Die Excel-Tabellen waren oft personenspezifisch. Das ist weniger einfach in Bezug auf die Übertragung und eine Herausforderung in Bezug auf die Wartung, insbesondere im Budgetierungsprozess", fährt Eric fort.

"Wir wollten die Menschen wirklich mit Analysen unterstützen, anstatt viel Zeit mit der Datenverarbeitung zu verbringen."

"Einige Modelle enthielten so komplexe Querverweise, dass wir uns nicht mehr trauten, Anpassungen vorzunehmen. Es ist auch nicht mehr so einfach, alternative Querschnitte zu erstellen. Außerdem war die Zahl der Vertriebsberichte so groß geworden, dass es aus Performance-Gesichtspunkten notwendig war, mit mehreren Powerpivot-Modellen für denselben Datensatz zu arbeiten." Auch die Prozesse rund um die Budgetierung waren zeitaufwändig. "Wir schickten verschiedene Modelle an die Benutzer, die wir auch wieder zurückbekommen und dann bearbeiten mussten, um zwischenzeitliche Aktualisierungen des Budgets vorzunehmen", sagt Gerard Koops, Controller bei Meneba.Grund genug, nach einer Lösung zu suchen, die mehr Struktur bietet. "Wir wollten von der Datenverarbeitung zum Informationsmanagement übergehen und die Leute wirklich mit Analysen unterstützen, anstatt viel Zeit mit der Datenverarbeitung zu verbringen", erklärt Eric.

Umfassender Einsatz von Excel

Für diese benutzerfreundliche Effizienzlösung wählte Meneba Vena Solutions. "Vena gefiel uns, weil es sich eng an die bestehende Situation anlehnte. Wir mussten nicht viel umbauen, so dass sich die Implementierungszeit in Grenzen hielt", sagt Gerard, was sich in der Praxis als richtig erwies. Die bestehenden Excel-Modelle wurden kritisch geprüft und dann in ähnlicher Weise auf Vena übertragen. "So war Vena eigentlich gedacht: Man nimmt Excel und feilt die Ecken und Kanten ab", sagt Benno van Ingen. Benno ist eng in die Implementierung von Finext eingebunden. Mit dieser Tabellenkalkulationsplattform muss man nicht alle Flexibilität aufgeben. "In einer Unternehmenslösung sind die Prozesse nicht festgeschrieben", so Benno weiter. "Als Anwender hat man die Kontrolle über seine Informationsflüsse selbst in der Hand." Dadurch ist die Lösung den Anwendern im Unternehmen sehr vertraut.

Schnelle Lernkurve

Ein weiteres Ziel bei der Auswahl des Tools war die Benutzerfreundlichkeit und Verwaltung. "Andere Pakete, die wir uns angeschaut haben, erfordern eine Menge Programmierarbeit am Backend. Mit Vena muss man nicht programmieren können." "In Vena kann man vieles selbst machen", stimmt Benno zu. "Die meisten Finanzdaten werden praktisch in Excel erstellt, so dass man bereits 50 % der für Vena erforderlichen Kenntnisse besitzt. Man muss sich dann nur noch ein wenig zusätzliches Wissen aneignen, um selbst ein Modell erstellen zu können."

Selbst anfangen

Meneba entscheidet sich daher für ein Coaching-Modell zur Implementierung. Bei diesem "Co-Build"-Ansatz ziehen die Organisation und der Berater an einem Strang, so dass die Benutzer bereits während des Projekts Erfahrungen sammeln. Eric und Gerard nehmen sich dafür viel Zeit, ein bis zwei Tage pro Woche. Das ist übrigens eine Voraussetzung für den Erfolg dieses Ansatzes. "Das Coaching-Modell hat zwei Seiten", erklärt Benno. "Einerseits eignet sich Vena sehr gut dafür, es ist eine einfache Anwendung ohne zu viele Knöpfe, mit der man trotzdem viel machen kann. Andererseits hatten Eric und Gerard auch die Zeit und die Fähigkeiten, dies tatsächlich zu tun."

"Die Prozesse sind schneller und weniger fehleranfällig.

Eric ist der Meinung, dass es eine logische Entscheidung ist, als CFO so viel Zeit freizumachen. "Man profitiert auch selbst davon. Es wird kein großes Projektteam geben, in dem jeder ein Rädchen ist; man muss sich nur durchsetzen und kann sich dann an die Arbeit machen. Darüber hinaus erhöht der persönliche Beitrag des CFO die Geschwindigkeit der Implementierung; als CFO ist man auch ein wichtiger Endnutzer und kann so schnell Entscheidungen über die Datenbankstruktur treffen. Außerdem stärkt die Beteiligung des CFO die Unterstützung für die Nutzung des Pakets in den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens."

Schneller und weniger fehleranfällig

Der Ansatz funktioniert. Nachdem er den Entwurf erstellt und die Schulung durchgeführt hat, kommt Benno einen weiteren Tag pro Woche vorbei, um zuzuschauen und zu beraten. Eric: "Wir bekommen hauptsächlich Ratschläge, wie wir selbst etwas anpacken können. Für uns ist das der Grund, warum wir mit Finext sehr zufrieden sind."
Eric und Gerard sind von den Ergebnissen der Umstellung begeistert. Die Prozesse sind schneller und weniger fehleranfällig. Auch die Effizienz wurde benutzerfreundlich verbessert. "Nehmen wir zum Beispiel den Prozess der Verkaufsbudgetierung. Früher schickte ein Kundenbetreuer seine Eingaben an die Finanzabteilung, die daraus einen Budgetbericht erstellte und an ihn zurückschickte, damit er die Auswirkungen seiner Budgetschätzungen sehen konnte. Da die Aktualisierung der Vertriebsbudgets arbeitsintensiv war, konnte es mehrere Tage dauern, bis die Aktualisierungen verarbeitet waren. Jetzt werden alle Aktualisierungen vom Kundenbetreuer direkt in der Datenbank gespeichert. Auf diese Weise kann der Kundenbetreuer den Bericht selbst aufrufen und etwaige Anpassungen vornehmen. Ein weiterer großer Vorteil ist, dass alle Beteiligten dieselben Live-Daten einsehen können. Früher hatten wir - aufgrund der enormen Menge an Berichten - vier Power-Pivot-Modelle im Einsatz, die einzeln manuell aktualisiert werden mussten."

Maximale Unterstützung

Meneba befindet sich mitten in einem Übernahmeprozess durch eine belgische Organisation. "Unsere Strategie als Unternehmen ist es, in einen sicheren Hafen zu segeln, und mit dieser Übernahme sind wir erfolgreich", sagt Eric. "Das belgische Unternehmen ist auf demselben Markt tätig und hat dieselben Probleme, und auch dort ist Excel das A und O. Die größte Herausforderung nach einer Übernahme ist die Kundenbindung; wie stellt man sicher, dass man seine Kunden behält. Informationen sind dann sehr wichtig."
Auch hier will Eric mit der neuen Lösung ansetzen. "Vena ist ein starkes Werkzeug, um in kürzester Zeit ein Vertriebsreporting auf Benelux-Ebene einzurichten, so dass wir die Vertriebsmitarbeiter optimal unterstützen können."

Komfort und benutzerfreundliche Effizienz

Auf die Frage nach Ratschlägen für andere mittelgroße Organisationen, die ihre Budgetierungs- und Berichtsprozesse rationalisieren wollen, ist Eric eindeutig. Benutzerfreundliche Effizienz wird empfohlen. "Neben der Benutzerfreundlichkeit ist die Preisgestaltung definitiv eine Überlegung wert. Sie sollten wissen, worauf Sie als Organisation spezialisiert sind und was dafür erforderlich ist. Wählen Sie dann eine Lösung, mit der Sie sich wohlfühlen, denn letztendlich müssen Sie damit arbeiten, und die Verantwortung liegt bei Ihnen.