Das Familienunternehmen Mourik, eine internationale Projektorganisation mit 2.000 Mitarbeitern weltweit, suchte nach einer Lösung zur Standardisierung seiner Konsolidierungsprozesse. Gleichzeitig möchte das Unternehmen flexibel mit den Prozessen innerhalb der 80 Einheiten umgehen können, wie z.B. Abschlüsse pro Monat oder alle 4 Wochen. Die Implementierung von Tagetik hilft dabei, die Konsolidierung handhabbar zu machen.
Flexible Konsolidierung bei Mourik
"Unser Ziel ist es, die Finanzprozesse stärker zu standardisieren und damit besser handhabbar zu machen", sagt Gerald Rietveld, Finanzcontroller bei Mourik. Das Familienunternehmen ist eine breit aufgestellte Projektorganisation mit 2.000 Mitarbeitern weltweit. Zuvor nutzte das Bauunternehmen Excel, um seine 80 Einheiten zu konsolidieren. "Anpassungen waren sehr arbeitsaufwändig, so dass wir nur einmal im Jahr eine vollständige, aber minimale Konsolidierung durchführten", sagt Auke Droogh, Controller bei Mourik.
"Ist die Berichterstattung so wichtig, dass Sie dafür die Gehaltszahlung ändern dürfen?"
Pro Monat und pro 4 Wochen
Trotz der Standardisierung wünscht sich das Familienunternehmen Flexibilität bei den internen Prozessen innerhalb der Einheiten. Auf den ersten Blick ein widersprüchlicher Wunsch, aber einer, der gut zu den Wünschen des Unternehmens passt. "Die meisten unserer Unternehmen arbeiten mit einem vierwöchigen Abschluss, während unsere ausländischen Unternehmen und einige niederländische Unternehmen mit einem monatlichen Abschluss arbeiten", erklärt Auke. "Es ist daher eine bewusste Entscheidung, nicht alles auf 4 Wochen zu bringen. Traditionell arbeiten wir, wie viele Bauunternehmen, mit 4-wöchigen Berichtszeiträumen. Das überschneidet sich mit den Gehaltszahlungen. Außerdem berichten die internationalen Unternehmen und einige übernommene Unternehmen auf monatlicher Basis, was in diesen Unternehmen mit der Zahlung der Gehälter übereinstimmt. Eine logische Wahl, denn die Gehälter sind die größten Ausgaben in unserer Branche. Dann muss man abwägen, ob die Berichterstattung so wichtig ist, dass man dafür die Gehaltszahlung ändern kann."
Diese Wahl bedeutet auch, dass keine Vollkonsolidierung mit Intercompany-Matching während des ganzen Jahres durchgeführt werden kann. Auke: "Wir haben auf diese Weise einen hervorragenden Einblick in die Zahlen. Davor hatten wir keine konsolidierte Bilanz pro Periode, also haben wir schon einen großen Fortschritt gemacht."
Benutzerfreundlichkeit in der Cloud
Um die Konsolidierungsprozesse zu erleichtern, entschied sich Mourik für Tagetik. "Wir fanden die Benutzerfreundlichkeit besonders wichtig. Unsere Anwender sind an Excel gewöhnt, mit Tagetik bleibt es nah daran", sagt Auke. "Tagetik ist benutzerfreundlich, aber es passt gut zu den Anforderungen", sagt Benno van Ingen. Benno überwachte den Auswahlprozess und die Implementierung der Konsolidierungslösung von Finext.
Während des Auswahlprozesses schaut sich Mourik hauptsächlich Cloud-Lösungen an. Auke: "Als Unternehmen ist es unsere Philosophie, so viele Systeme wie möglich auszulagern. Das hat etwas mit Kontrolle zu tun: Die Rechenkapazität aller Systeme nimmt ständig zu, was bedeutet, dass man mit eigener Hardware jedes Jahr zusätzliche Server hinzufügen muss. Außerdem entwickeln wir uns zu einer 24-Stunden-Gesellschaft, in der Organisationen rund um die Uhr arbeiten. Um das zu bewältigen, muss man eine Menge Leute einstellen. In der Cloud kann man dies mit anderen teilen, was es viel billiger macht.
Tagetik mit einer FIT-Vorlage
Für die Implementierung wird die Fast Implementation Template (FIT) Vorlage verwendet. Diese Vorlage mit Best Practices wurde von Finext auf Basis der Erfahrungen in anderen Organisationen entwickelt und beschleunigt die Implementierung von Tagetik. "Die Verwendung des FIT-Templates hat es uns ermöglicht, relativ schnell zu arbeiten", sagt Gerald. "Wir hatten recht schnell ein erstes Datenmodell mit allen Plänen und Berichten erstellt", sagt Benno.
Die Übertragung der historischen Daten erwies sich als schwieriger. "Die Daten stammten hier nicht aus einem anderen Konsolidierungssystem, sondern aus Excel. Dadurch fehlte eine Menge", so Benno weiter. "Vorher waren die Daten nicht eindeutig und die Unternehmen verwendeten unterschiedliche Konten", stimmt Auke zu. "Wir mussten auch über all diese Dinge nachdenken. Das hat es einheitlicher gemacht."
"In regelmäßigen Abständen kümmern wir uns mehr um die Bilanz, so dass wir am Ende des Jahres weniger Energie dafür aufwenden müssen.
Liquiditätsprognose
Zusätzlich zur FIT-Vorlage wurde eine Liquiditätsprognose erstellt. "Wir begannen mit einer Prognose alle vier Wochen, dann gingen wir auf einmal pro Woche über", sagt Auke, "ich denke, das ist einer der Vorteile des Systems: Es ist sehr flexibel." Die Liquiditätsprognose berücksichtigt übrigens auch den Aufwand für das Unternehmen. "Die Liquiditätsvorschau betrifft nicht den gesamten Konsolidierungskreis, sondern wird nur von den 15 wichtigsten Unternehmen geliefert. Dort ist sie relevant", sagt Niels Sterkenburg von Finext.
Kein Urknall
Die Berücksichtigung der Nutzer ist typisch für das Projekt. Benno: "Die Idee war nicht, einen großen Knall zu machen, sondern sich langsam an die vollständige Bereitstellung heranzutasten." "Da wir von Excel kamen, waren wir es noch nicht gewohnt, in einer einzigen Struktur zu arbeiten. Man kann also nicht erwarten, dass man das alles auf einmal kann", erklärt Auke. "Wir haben die Benutzer einzeln an die Hand genommen: 'Das ist das Dashboard, hier können Sie es ausfüllen.' Dann sieht man, dass die meisten Leute es selbst machen können, es ist wirklich sehr einfach."
Die Implementierung von CDM, Tagetiks Disclosure Management Lösung, wird dabei noch weiter helfen. "Von der Quelle in Tagetik aus kann man direkt auf Word zugreifen", erklärt Niels. "Es gibt eine Version, mit der mehrere Personen gleichzeitig arbeiten können, was zu einer noch stärkeren Standardisierung des Reportingprozesses führt."
Schnellerer und besserer Einblick mit Tagetik
Mourik sieht die Ergebnisse der neuen Konsolidierungslösung positiv. Auke: "Durch den Einsatz von Tagetik haben wir eine Standardisierung erreicht, die uns einen besseren Einblick und schnellere Abschlüsse ermöglicht. Früher hat das 4 bis 5 Monate gedauert, jetzt geht es schneller." "Wir beschäftigen uns regelmäßig mit der Bilanz, so dass dies am Ende des Jahres weniger Energie erfordert", sagt Gerald. "Der nächste Schritt ist die Analyse."
Auke und Gerald sehen Finext ebenfalls positiv. Auke: "Ich kannte Finext noch von meinem vorherigen Arbeitgeber. Mir gefällt die Art und Weise, wie sie arbeiten; kein Heer von Beratern und Direktoren, sondern ein pragmatischer Ansatz, um zusammenzuarbeiten."
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