Mit 448 Jahren ist Lucas Bols eines der ältesten Unternehmen in den Niederlanden. Dennoch ist der Getränkehersteller bemerkenswert innovativ, sowohl bei der Entwicklung neuer Produkte als auch bei der Kontrolle. Externe Daten werden in Oracle Planning & Budgeting Cloud (PBC) mit eigenen Daten kombiniert, um eine detaillierte Absatzplanung zu erreichen.
Vorhersehbarkeit ist entscheidend, sagt Eric de Vries, Finance Director Brands & Markets bei Lucas Bols: "Wir arbeiten in 110 Ländern mit mehr als 20 Marken, mit all der Dynamik, die damit verbunden ist. Um hierauf schnell reagieren zu können, braucht man eine gute Prognose. Je detaillierter man planen kann, desto berechenbarer wird man."
"Wir wollen in der Lage sein, die Auswirkungen von Trends und Entwicklungen schnell zu erkennen.
Vertriebsplanung in Oracle PBC
Um dies zu erreichen, wird Oracle PBC (früher Oracle PBCS) für die Vertriebsplanung eingesetzt. Darin werden die Auswirkungen von Trends und Entwicklungen sofort berechnet. "Wir wollen schnell sehen, welche Folgen es hat, wenn zum Beispiel irgendwo die Verbrauchssteuern erhöht werden oder der argentinische Peso abwertet. Wir wollen auch die Auswirkungen von Entwicklungen wie dem Brexit richtig einschätzen können", sagt Eric.
Mit über 20 Marken in 110 Ländern ist Lucas Bols ein wichtiger globaler Akteur im Bereich Liköre, Genever, Gin und Wodka. Das Unternehmen besteht seit 444 Jahren und ist damit eines der ältesten aktiven Unternehmen in den Niederlanden. Trotz dieser langen Firmentradition ist der Getränkehersteller sehr innovativ. So werden ständig neue Produkte entwickelt, um auf Trends im Verbraucherverhalten zu reagieren, wie z. B. Cocktails mit weniger Alkohol oder weniger Kalorien.
Unterstützung der Wachstumsstrategie
Lucas Bols will seine globalen Marken wie Bols und Galliano weiter stärken und ausbauen. Eine detaillierte Absatzplanung unterstützt diese Strategie. "Man muss in der Lage sein, einen Einblick zu geben, woher das Wachstum kommen soll und wie man es erreichen will", sagt Eric.
Mit diesen Erkenntnissen werden spezifische kpi's für das kommerzielle Team und das Marketing festgelegt. Eric: "Es ist gut, wenn man das Erreichen von Zielen mit Fakten untermauern kann. Im Finanzbereich können wir anhand der Daten zeigen, ob etwas erfolgreich ist oder nicht."
Kombinieren Sie externe Daten mit Ihren eigenen Prognosen für einen Verkaufsplan
Die Prognose ist faktenbasiert und sehr detailliert. Ein großer Teil dieser Daten stammt von externen Parteien. Ein Teil der Prognose wird wiederum mit einer anderen externen Partei geteilt. Dies passt zum Organisationsmodell von Lucas Bols: "Nur in den USA haben wir eine eigene Tochtergesellschaft und in den Niederlanden ein Joint Venture, an dem wir 50 % halten. Der Rest ist extern: Die Produktion ist ausgelagert und für jeden Markt gibt es einen Vertriebshändler", erklärt Eric. "Wir vergleichen die Prognosen der 100 externen Vertriebshändler mit den Prognosen unseres Vertriebsteams. Dann übersetzen wir die Ergebnisse in eine Verkaufsplanung für die externe Produktionsfirma."
Die Verarbeitung der Daten von so vielen externen Parteien bedeutet eine ganze Menge: "Die 100 verschiedenen Distributoren liefern ihre Daten auch in 100 verschiedenen Formaten. Wir konvertieren diese dann in eine Vertriebsplanung in Oracle PBC", sagt Timo van Leeuwen. Als Berater und Vertrauensperson von Finext ist Timo van Leeuwen seit etwa 13 Jahren in den Planungsprozess bei Lucas Bols eingebunden.
Vom Private-Equity-Eigentümer zum IPO
Seit 2015 ist Lucas Bols ein börsennotiertes Unternehmen. In der Zeit davor hatte das Unternehmen verschiedene Eigentümer; es gehörte mehrere Jahre lang zu Remy Cointreau, und nach einem Management-Buyout im Jahr 2006 wurde eine Private-Equity-Partei als Anteilseigner gewonnen.
Eric sieht klare Unterschiede zwischen den Informationsbedürfnissen einer Private-Equity-Partei und einem börsennotierten Umfeld. "Während es bei Private Equity vor allem um die Rendite geht, wollen die Aktionäre auch die Qualität der Erträge sehen und ob sie mit der Strategie übereinstimmen. Dafür braucht man mehr Details."
Der Börsengang ist also einer der Gründe für den Wechsel von Oracle Essbase zu Oracle PBC. "Wir wollten in der Lage sein, mehr Einblicke in die Wachstumsquellen zu geben; welche Marken sind gut und welche Märkte? Der Schwerpunkt wird auf der Finanzberichterstattung und den daraus gewonnenen Erkenntnissen liegen.
Innovativ mit Oracle PBC, FCC und ERP
Nicht nur in Bezug auf Produktentwicklung und Geschäftsmodell ist das internationale Getränkeunternehmen innovativ. Auch in Bezug auf Kontroll- und Finanzsysteme ist das Unternehmen gerne Vorreiter. Vor einigen Jahren war Lucas Bols zum Beispiel eines der ersten Unternehmen in den Niederlanden, das Oracle PBC einsetzte.
Darüber hinaus werden derzeit auch Oracle Financial Consolidation & Close (FCC) und Cloud ERP implementiert. "Es ist gefährlich, wenn Unternehmen viele verschiedene Pakete haben, aus denen sie Daten beziehen", sagt Eric. "Ich glaube, dass man sich für ein System entscheiden muss, damit man eine einzige Quelle hat, aus der man so viel wie möglich erfasst. Dann verbringt man keine Zeit damit, all die Unterschiede zu verbinden."
Sicherung für mehrere Tage mit Swap Automate
Die Standardsicherung von Oracle Cloud Solutions speichert nur einen Tag. Grund für Lucas Bols, Swap Automate zu installieren. "Wenn so viele Leute in PBC arbeiten, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass ein Fehler gemacht wird. Dann ist es wichtig, dass man ihn sofort wiederherstellen kann", sagt Eric.
Diese Backup-Funktionalität wurde von Swap Support, einer auf Management spezialisierten Schwesterorganisation von Finext, entwickelt, um mehrtägige Backups auch in Oracle Cloud-Lösungen zu ermöglichen.
In der Tat werden Fehler oft erst einige Tage später entdeckt. "Wir haben das auf die 'harte Tour' herausgefunden", erklärt Eric. "Damals mussten wir mit einem manuellen Backup arbeiten, das schon ein paar Wochen alt war. Als wir erfuhren, dass es Swap Automate gibt, war es für uns ein Kinderspiel, es zu installieren."
"Statt Diskussionen über die Berechnungen gibt es jetzt Fragen zu den Details. Damit steigt auch die Qualität der Gespräche".
Schnellere und bessere Prognosen mit Oracle PBC
Eric steht dem neuen Planungsmodell in Oracle PBC positiv gegenüber. "Der große Vorteil ist, dass man die Szenarien viel schneller berechnen kann. Innerhalb einer Stunde weiß ich, welche Folgen etwas hat, das wir draußen sehen. Früher haben wir dafür 1 bis 2 Tage gebraucht und mussten viel mehr manuelle Berechnungen durchführen."
Auch die Qualität der Prognosen hat sich verbessert. "Anstelle von Diskussionen über die Berechnungen gibt es jetzt Fragen zu den Details. Bei den Gesprächen geht es mehr um den Inhalt als um den Prozess. Infolgedessen steigt die Qualität.
Vollständig automatisierte Vertriebsplanung
Eric arbeitet ständig daran, den Planungsprozess Schritt für Schritt weiter zu optimieren. "Neben den Volumentrends möchte ich auch eine Trendplanung für die Preise: Welche Geschmacksrichtungen laufen gut und welche Auswirkungen hat das auf unsere Margen. Außerdem möchte ich mehr externe Quellen einbeziehen, zum Beispiel zum Verbraucherverhalten. Mein ultimatives Ziel ist eine vollautomatische Prognose, in der die Trendmessungen bereits enthalten sind."
