Schulbuch Co-Build Projekt Bij B&S

"Eines unserer Ziele war es, den Berichtszyklus um einen Tag zu verkürzen - von 6 auf 5 Tage", erklärt Olaf Amerongen, Senior Controller bei B&S International, die Entscheidung für die Implementierung von OneStream. B&S hat eine ehrgeizige Technologie-Agenda. Olaf: "Unser Ziel ist es, unsere Effizienz zu steigern; die Investition in die richtige Technologie ist ein wichtiger Teil unserer Strategie."

Konsolidierungssystem zur Anpassung an das schnelle Wachstum des Unternehmens

B&S ist in den letzten Jahren stark gewachsen. "Das vorherige Konsolidierungssystem unterstützte unsere aktuellen Konsolidierungsprozesse nur unzureichend, was zum Teil auf unser Wachstum und zum Teil auf die komplizierte Wartung dieses Systems zurückzuführen ist", so Olaf weiter. "In den letzten 10 Jahren haben wir die Anzahl der Einheiten und der verwendeten Werte verdoppelt. Wir haben jetzt viele Verwaltungen zu konsolidieren", erklärt Hans Kuipers, Concern Controller bei B&S International.

B&S beschäftigt über 2000 Mitarbeiter und ist weltweit in über 100 Ländern vertreten. Das Unternehmen konzentriert sich auf die Lösung komplexer Lieferketten und erleichtert die Verfügbarkeit von Markenkonsumgütern in sechs Schwerpunktbereichen: Spirituosen, Kosmetik, Körperpflege, Lebensmittel, Gesundheit und Unterhaltungselektronik.

Eine integrierte Landschaft auf einer Plattform

Das weltweit tätige Unternehmen konnte entweder in die Anpassung des bestehenden Systems investieren oder ein neues System einführen. Nachdem B&S Demos von verschiedenen Softwareanbietern gesehen hatte, entschied es sich für OneStream. "Um einen effizienteren Prozess zu erreichen, wollten wir eine integrierte Landschaft", erklärt Olaf.

Außerdem wollte das Finanzteam die Konsolidierungsprozesse für die Endnutzer benutzerfreundlicher gestalten. "Das vorherige System war mit der Zeit zu einer 'Black Box' geworden; die Benutzer verstanden nicht, was im System geschah. Eines unserer Ziele war es, die Benutzer einzubinden und ihr Verständnis zu verbessern", so Hans.

Ein anderes Ziel war eher zukunftsorientiert. Hans:

"Wir bewegen uns in Richtung einer detaillierteren Berichterstattung über nichtfinanzielle Daten wie ESG. Wir wollen die Nachhaltigkeitsberichterstattung in das Finanzsystem integrieren".

Schrittweiser Ausbau der Plattform

Es wurden zwei wichtige Entscheidungen über den Projektansatz getroffen. Die erste Entscheidung war, das Modell so zu übernehmen, wie es ist, und dabei die Möglichkeiten von OneStream zu nutzen. Hans: "Wir wollten zunächst die Basis für das Framework schaffen. Danach können wir die Plattform Schritt für Schritt ausbauen."

Das Team beabsichtigt, auch weitere Finanzprozesse zu implementieren. "Wir haben mit der Implementierung der Budgetierungsprozesse begonnen und wollen bald auch die Prognosen einbeziehen", sagt Olaf.

Co-Build-Projektansatz

Die zweite Projektentscheidung war die Verwendung eines Co-Build-Projektansatzes. "Bei unserem Co-Build-Ansatz arbeiten wir bei der Implementierung von OneStream eng mit dem Finanzteam unseres Kunden zusammen. Indem wir das Modell und die Berichte gemeinsam erstellen, erhalten die Hauptnutzer praktische Kenntnisse über die Plattform", sagt Maaike Brouwer, OneStream-Beraterin bei Finext.

"Wir wollen das System selbst betreuen und warten können", sagte Olaf. "Auch weil wir den technischen Aspekt unserer Aufgaben mögen", fügte Hans lachend hinzu.

Pünktlich und budgetgerecht

Der Co-Build-Ansatz war erfolgreich: Das Projekt wurde pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen.

Auf die Frage nach den wichtigsten Erfolgsfaktoren antwortete Olaf: "Wir sind auf Automatisierung ausgerichtet. Wir waren von allen anderen Aktivitäten befreit und konnten uns auf die Implementierung konzentrieren." "Das Engagement von Olaf und Hans für das Projekt war außergewöhnlich", sagte Sander Rutten, OneStream-Berater bei Finext.

Ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor war die pragmatische Kultur von B&S und Finext. Olaf: "Der Pragmatismus von Finext war einer der Gründe, warum wir uns für Finext als Implementierungspartner entschieden haben." Ein dritter wichtiger Erfolgsfaktor war die detaillierte Planung. "Wir wollten unsere Fortschritte überwachen, um bei Bedarf Anpassungen vornehmen zu können", so Olaf.

Einbindung der Endnutzer

Der ursprüngliche Projektplan sah eine wichtige Rolle für die Endnutzer vor: Die Business Controller sollten an den Tests der Plattform beteiligt werden. "Wir haben frühzeitig entschieden, dass dies aufgrund interner Entwicklungen zu viel verlangt wäre. Wir beschlossen, die Plattform selbst zu testen und sie den Endnutzern erst später im Rahmen der stufenweisen Inbetriebnahme zur Verfügung zu stellen. Diese Entscheidungen haben dazu beigetragen, die Organisation zu entlasten", so Hans.

Die Änderung hatte den zusätzlichen Vorteil, dass mehr Zeit für die Schulung der Endnutzer zur Verfügung stand. Außerdem wurden alle zwei Wochen Online-Sitzungen mit den Endnutzern abgehalten, um Aktualisierungen und getroffene Entscheidungen zu besprechen. "Die Einbeziehung der Endnutzer war ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor", so Hans.

Konsolidierungsmotor

Eine der größten Herausforderungen des vorherigen Systems bestand darin, dass das Konsolidierungssetup nicht vollständig auf die aktuelle Größe und Struktur des Unternehmens abgestimmt war, was zu vielen manuellen Anpassungen führte. Um dieses Problem zu lösen, untersuchte das Projektteam gemeinsam jeden Anwendungsfall. Auf diese Weise wurde sichergestellt, dass die OneStream-Konsolidierungs-Engine alle spezifischen Anwendungsfälle bedarfsgerecht verarbeiten kann.

"Wir wollen immer ein System einrichten, das vom Kunden vollständig gewartet werden kann. Aufgrund des Detailgrads und der Anzahl der Anwendungsfälle ist die Konsolidierungs-Engine bei B&S sehr komplex. Durch die enge Zusammenarbeit und die Verwendung einer detaillierten Dokumentation sind wir zuversichtlich, dass die Konsolidierungs-Engine - obwohl sie komplex ist - bei B&S in guten Händen ist", so Sander.

Erhöhte Effizienz und Genauigkeit

Das Unternehmen ist von den Ergebnissen begeistert. Hans:

"Wir haben einen effizienten, fließenden Prozess, der weniger Zeit in Anspruch nimmt und genauer ist.

Die neue Plattform hat sich positiv auf Hans' und Olafs Aufgaben ausgewirkt: "Früher mussten wir uns darauf konzentrieren, das System stabil zu halten. Jetzt können wir das System immer weiter entwickeln."