Da DSG durch Übernahmen wuchs, wurde die Arbeit mit Excel immer schwieriger aufrechtzuerhalten. Gemeinsam mit Finext entschied sich DSG für Oracle EPM und baute Schritt für Schritt eine einheitliche Umgebung für Konsolidierung und Planung auf. Das Ergebnis: ein planbarer Monatsabschluss, ein einheitliches Modell für Budgetierung und Prognosen sowie mehr Zeit für Analysen.
DSG (De Stiho Groep) ist ein niederländischer Baustoffkonzern mit Sitz in Nieuwegein und mehr als 900 Mitarbeitern. Er vereint drei Marken unter einem Dach: Stiho, Bouwmaat und Baars & Bloemhoff. Stiho ist mit 27 Filialen, die den professionellen Baumarkt bedienen, die größte Marke.
Die Marken entwickelten sich jahrelang unabhängig voneinander und schlossen sich erst um das Jahr 2020 herum wirklich zusammen. Heute werden die Bereiche Finanzen, IT und Personal über eine Shared-Service-Organisation gesteuert. Das erfordert Zahlen, die für die gesamte Gruppe stimmig sind. Gleichzeitig verwaltet jede Marke nach wie vor einen Großteil ihres Geschäfts selbst, und ihre Strukturen unterscheiden sich – von der Verwendung von Produktgruppen bis hin zur Art der Berichterstattung. DSG benötigte daher eine konzernweite Übersicht, die diese Unterschiede zusammenführt und den Marken gleichzeitig Spielraum lässt, auf ihre eigene Weise zu arbeiten. Dank dieser Lösung verbringt das Finanzteam weniger Zeit mit dem Abgleich von Zahlen und hat mehr Zeit für Analysen.
Das Wachstum war so schnell, dass Excel nicht mithalten konnte
Monatsberichte, Budgets und Prognosen: Alles wurde in Excel verwaltet. Mit jeder Übernahme wurden die Dateien umfangreicher und komplexer, und nur noch eine Handvoll Mitarbeiter wusste, wie sie funktionierten. In mehreren Fällen stimmten die Summen nicht überein, und Fehler traten erst im Nachhinein zutage.
Bei der Budgetierung und Prognose lieferte jeder Geschäftsbereich seine Zahlen auf seine eigene Weise. Die Finanzabteilung musste dann jede Datei manuell mit einer Konsolidierungsdatei verknüpfen. Der Prozess musste straffer und berechenbarer werden.
Gemeinsam entscheiden, gemeinsam gestalten
Finext leitete den Auswahlprozess. Innerhalb von drei Monaten erfasste das Team in mehreren Arbeitssitzungen die Anforderungen, erstellte eine Vorauswahl und grenzte diese auf zwei Lösungen für Vorführungen ein. Nur Tools, die sowohl bei der Konsolidierung als auch bei der Planung überzeugen konnten, schafften es in die engere Auswahl. Es war ein knappes Rennen, und Oracle setzte sich schließlich durch, da es im Bereich der Planung die besseren Leistungen zeigte.
Die Implementierung erfolgte in mehreren Phasen. Die erste Phase war die Konsolidierung (Oracle FCC), in der die Struktur geschaffen wurde und das Finanzteam sich gründlich mit dem Tool vertraut machen konnte. Die Planung (Oracle PBCS) erfolgte in zwei Teilen. Der erste Teil umfasste Kosten und Investitionen, sodass die Business-Controller bereits vor Beginn des Budgetzyklus Ende August im neuen Tool budgetieren und Prognosen erstellen konnten. Im folgenden Jahr entwickelten DSG und Finext das treiberbasierte Umsatzmodell, beginnend mit einer Reihe von Sitzungen mit den Business-Controllern.
Durch die gemeinsame Entwicklung bleibt das Wissen im Unternehmen
DSG hat während des gesamten Projekts eng mit Finext zusammengearbeitet. Da das Finanzteam die Funktionsweise des Modells versteht, kann es oft schon vor dem Eingreifen der Spezialisten genau feststellen, wo ein Problem liegt – bis hin zu einer bestimmten Geschäftsregel. Kleinere Anpassungen nehmen sie nun selbst vor.
„Ich war noch nie ein Fan davon, jemanden hinzuzuziehen, der eine Aufgabe erledigt, die man selbst nicht versteht. Durch die gemeinsame Entwicklung lernt man das Tool immer besser kennen und ist nicht mehr vollständig auf Spezialisten angewiesen.“ Bart Lugthart, Finanzleiter, DSG
Ein Abschluss, auf den Sie sich verlassen können
Der Monatsabschluss läuft nun zuverlässig und reibungslos ab, ohne Fehler. Jeden Monat hat DSG seine Zahlen bereits am 5. Arbeitstag parat. Das Projekt hat außerdem Folgendes erreicht:
- Ein Modell für die Budgetierung und Prognose mit automatischer Kostenverteilung zwischen den Geschäftsbereichen
- Kontinuierlicher Überblick auf Konzernebene über den gesamten Haushaltszyklus hinweg
- Schnellere Auswertung: Zahlen, die früher auf acht Monatsberichte verteilt waren, werden nun über Smart View direkt aus der Datenbank abgerufen
- Neue KPIs für das Management – mit nur wenigen Anpassungen in der Datenbank
- Weniger Vollzeitäquivalente in der Finanzabteilung benötigt
Oracle für die Controller, Power BI für die Filialleiter
Die Controller arbeiten direkt in Oracle. Filialleiter müssen lediglich ihre Ergebnisse und deren Zusammensetzung einsehen können, daher benötigen sie keine EPM-Lizenz. Sie erhalten ihre Zahlen in Power BI und können bis hin zu einzelnen Buchungszeilen herunterzoomen – eine Detailebene, die Oracle nicht bietet. Dadurch bleiben die Lizenzkosten gering, und alle Beteiligten erhalten die benötigten Informationen an einem Ort.
Der nächste Schritt
Gemeinsam mit Finext baut DSG derzeit seine CO₂-Bilanzberechnung in Oracle PBCS auf. Finext übernimmt die technische Umsetzung, während das Finanzteam die Daten eingehend überprüft. Diese Daten sind für die Controller Neuland, und durch die eigenständige Überprüfung lernen sie sich damit vertraut.
