Accountafstemming met Vena

Wat is rekeningafstemming?

Accountreconciliatie is het proces waarbij financiële gegevens (zoals het grootboek van een bedrijf) worden vergeleken met externe of interne overzichten (zoals bankafschriften) om te controleren of ze overeenkomen. Eventuele verschillen worden geïdentificeerd, onderzocht en gecorrigeerd om de juistheid van de financiële gegevens te bevestigen.

Verbeter jouw proces voor rekeningafstemming met Vena

Voorbeeld uit de praktijk: Vanderlande

Om de impact te illustreren, volgt hieronder een voorbeeld gebaseerd op een praktijkimplementatie bij Vanderlande.

De organisatie was op zoek naar een vervanging voor haar bestaande afstemmingstool omdat deze niet kostenefficiënt was, onvoldoende functionaliteit bood voor het controleren van balansen en niet voldeed aan de J-SOx-vereisten.

Ze definieerden een duidelijk doelproces:

• Automatisch laden van brongegevens voor de huidige periode
• Uitvoerders voeren de balanscontrole en rekeningafstemming uit en stellen waar nodig actieplannen op.
• Beoordelaars valideren het werk en keuren inzendingen goed of af.

Het doel was om de controle, transparantie en efficiëntie binnen de financiële functie te versterken.

De Vena-benadering

Met behulp van Vena werd het afstemmingsproces herontworpen tot een workflowgestuurde oplossing die gebruikmaakt van ingebouwde mogelijkheden zoals staging tables, queries en gestandaardiseerde sjablonen.

Hoogtepunten van de oplossing:

• Meer dan 60 accountgroepen geconfigureerd
• 19 invoersjablonen gemaakt voor verschillende afstemmingsactiviteiten
• Dekking van AR-, AP- en proefbalansverouderingsspecificaties
• Geautomatiseerde gegevensfeeds uit ERP en subadministraties
• End-to-end workflow voor uitvoerders en beoordelaars
• Centrale monitoring van de voortgang binnen financiële teams

Deze opzet stelde teams in staat om op een consistente manier te werken en tegelijkertijd strakke deadlines aan het einde van de periode te halen.

Voordelen van rekeningafstemming in Vena

• Geautomatiseerde import uit ERP, subadministraties en andere systemen
• Eén gestructureerd, workflowgestuurd proces
• Duidelijke eigendom voor uitvoerders en recensenten
• Volledig controlespoor en krachtige J-SOx-ondersteuning
• Sterke balanscontrole
• Minder handmatig werk en minder fouten
• Lagere licentiekosten door verouderde tools buiten gebruik te stellen
• Snellere en betrouwbaardere financiële afsluiting

"We hebben nu één gestructureerd afstemmingsproces dat ons volledig inzicht en controle geeft over onze balans."

Het resultaat

Door de afstemming van rekeningen naar Vena te verplaatsen, maakte de organisatie de vorige standalone-oplossing overbodig en verbeterde zowel de efficiëntie als de controle.

Financiële teams werken nu met geautomatiseerde, actuele gegevens in een gecontroleerde workflowomgeving. Het proces is volledig traceerbaar, voldoet aan J-SOx en is beter geschikt om een betrouwbare en tijdige financiële afsluiting te ondersteunen.

Vena & Finext

Sinds 2016 is Vena Solutions een belangrijke partner van Finext en verrijkt onze dienstverlening met geavanceerde software voor financiële planning en rapportage. Dit partnerschap werd in 2021, 2022, 2023, 2024 en 2025 bekroond met de prijs "Internationale partner van het jaar", wat ons streven naar uitmuntendheid en klantgerichte oplossingen bevestigt. Met Vena versterken we onze rol als vooruitstrevende partner die bedrijven helpt hun financiële doelstellingen te bereiken.

‍