Het systeem is in gebruik genomen. De projectmanager sluit het project af. De stuurgroep komt niet meer bijeen. En dan, soms zes maanden later, soms een jaar, begint het gesprek opnieuw. De acceptatie is lager dan verwacht. De rapportages kloppen niet helemaal. Mensen werken om het systeem heen in plaats van ermee. En ergens in een vergaderzaal zegt iemand: misschien moeten we eens kijken of er een beter platform is. Dit is geen uitzondering, het is een patroon, en de oorzaak ligt niet bij het systeem.
Wat een EPM-implementatie oplevert (en wat niet)
De livegang is een technische mijlpaal bij elke implementatie van Enterprise performance (EPM): het systeem werkt, de gegevens zijn ingevoerd en de toegang is ingesteld. Maar de livegang is geen mijlpaal op het gebied van functionaliteit. De financiële afdeling kan op de dag van de go-live net zo goed prognoses maken, rapporteren en analyseren als de dag ervoor, omdat het nieuwe systeem die mogelijkheden niet met zich meebracht. Het heeft alleen een nieuw platform gecreëerd waarop die mogelijkheden zich in de loop van de tijd kunnen ontwikkelen. Die ontwikkeling begint na de go-live en houdt nooit op.
Waarom de meeste EPM-implementaties na de livegang vastlopen
De logica achter een implementatieproject is eenvoudig: reikwijdte, tijdschema, budget. De livegang vormt het eindpunt. Daarna draagt de organisatie het project over aan de organisatie zelf en gaat de consultant verder met het volgende project. Dat model werkt voor de technische oplevering, maar niet voor de ontwikkeling van vaardigheden. Vaardigheden groeien wanneer mensen andere gesprekken voeren, andere vragen stellen en het nieuwe systeem gebruiken waarvoor het is ontworpen, en niet als een digitale versie van de oude spreadsheet.
Er is ook nog een tweede probleem dat pas later aan het licht komt. Zelfs organisaties die de implementatie goed hebben aangepakt, lopen uiteindelijk vast. Processen veranderen, de rapportagebehoeften verschuiven, het bedrijf stelt nieuwe vragen. En dan blijkt dat niemand proactief nadenkt over wat de volgende logische verbetering zou moeten zijn. Financiën evolueren niet in één keer, maar voortdurend.
Wat gebeurt er met de implementatie van EPM zonder ondersteuning na de livegang?
Zonder begeleiding na de ingebruikname zijn de gevolgen voorspelbaar: mensen vallen terug op vertrouwde werkwijzen, de gegevenskwaliteit blijft een probleem en nieuwe rapportages worden niet gebruikt. Zonder verdere ontwikkeling daarna raakt het systeem sneller dan nodig verouderd, niet technisch maar functioneel. Na een paar jaar is de kloof tussen wat het systeem doet en wat de financiële afdeling nodig heeft zo groot dat een nieuwe selectieprocedure gerechtvaardigd is, en begint de cyclus opnieuw.
De drie fasen van EPM-implementatie: technisch, organisatorisch en continu
Er zijn drie fasen die in de praktijk vaak door elkaar worden gehaald, maar die elk een andere aanpak vereisen.
- De technische implementatie: het systeem werkt, de gegevens kloppen en gebruikers hebben toegang.
- De implementatie binnen de organisatie: de capaciteiten zijn verbeterd, mensen werken anders, de nieuwe werkwijze is de norm geworden. Dit begint waar het project eindigt.
- Voortdurende ontwikkeling: het systeem en de werkwijzen blijven zich samen verder ontwikkelen. Dit is geen project, maar een discipline.
De meeste implementatiepartners voeren de eerste fase uit. De tweede en derde fase laten ze over aan de klant.
Continue verbetering: hoe structurele ondersteuning eruitziet
Bij Finext noemen we dat ‘betrokkenheid tot ver na de livegang’. In de eerste fase na de livegang begeleiden we de implementatie binnen de organisatie. Daarna schakelen we over op continue verbetering: een structurele samenwerking waarbij we proactief vaststellen wat de volgende logische verbeteringsstap is. We wachten niet tot de klachten groot genoeg zijn om een nieuw project te rechtvaardigen, maar bouwen stapsgewijs verder met kleine stappen die samen een financiële afdeling vormen die mee evolueert met de organisatie.
De livegang is het begin. De vraag is of je de financiële afdeling daarna je verbeteren.
.webp)