Finext implementeert krachtige business planning platforms met vele mogelijkheden. Een van de voordelen die veel organisaties willen bereiken met zo'n platform is het verkrijgen van bedrijfsbrede financiële kortetermijninzichten. Dit vereist een soepele samenwerking, waarbij verschillende business units en afdelingen hetzelfde planningsplatform gebruiken. In de praktijk is dit geen gemakkelijke taak.
De reis van een aangesloten planningsplatform
Rome werd niet in één dag gebouwd. Hetzelfde kan gezegd worden van een verbonden planningsprogramma. Het is een reis zoals het bouwen van de Sagrada Familia kathedraal. Ook al duurde het meer dan 125 jaar, je kunt de duidelijke visie, het eigenaarschap en het solide fundament zien. Je hebt improvisatie en doorzettingsvermogen nodig in een voortdurend veranderende omgeving om de uiteindelijke doelen te bereiken.
Hetzelfde kan gezegd worden van een organisatie die de overgang van hindsight, via inzicht, naar foresight begrijpt. Voor een concurrentievoordeel is tegenwoordig meer nodig dan (financiële) controle en inzicht. Slimme organisaties bewegen zich naar het niveau van vooruitzien met behulp van geïntegreerde voorspellingen en kunstmatige intelligentie. Dit is een reis waarvoor - naast een duidelijke visie en een sterk fundament - een routekaart voor continue verbetering cruciaal is.
Verschillende bedrijfsprocessen in één platform
"Als je kiest voor een planningsconfiguratieplatform zoals Anaplan of Pigment, dan doe je dat omdat je een duidelijke visie hebt over het automatiseren van je business planning processen. In de meeste gevallen zien we dat de visie is om verschillende functies en hun planningsprocessen onder te brengen in één platform," zegt Stephan de Wit, Performance Management consultant bij Finext.
Het bereiken van deze visie vereist een langetermijnaanpak omdat je niet één proces implementeert, maar veel meer. Stephan: "Eén enkele bedrijfsfunctie in het planningsplatform brengen kan slechts enkele maanden duren, afhankelijk van de complexiteit van de processen. Het automatiseren van meerdere functies vereist echter vaak een meerjarenprogramma gebaseerd op een continue verbeteringsaanpak."
De uitdaging van multi-eigenaarschap
Als u uw hele organisatie wilt laten profiteren van de voordelen van Anaplan, dan heeft u te maken met veel verschillende bedrijfsonderdelen en functies. Dit brengt de uitdaging van multi-eigenaarschap met zich mee: al deze business units en afdelingen hebben hun eigen visie en doel voor planning en forecasting.
Eén manier om deze uitdaging aan te gaan is om iedereen zijn eigen planningsmodellen te laten maken. En eerlijk is eerlijk, Anaplan en Pigment zijn zo krachtig dat je dat kunt doen. Vaak leidt deze aanpak echter tot teleurstelling omdat je niet optimaal kunt profiteren van de waarde van het gekoppelde platform. Vervolgens zullen verschillende bedrijfsfuncties gaan twijfelen over het gebruik van het platform en zelfs kiezen voor een eigen tool of vasthouden aan spreadsheets.
Voorkom stagnatie na het eerste project
Een ander nadeel van deze "vrijheid"-benadering is dat het implementatieprogramma kan stagneren nadat de eerste bedrijfseigenaar zijn project heeft voltooid. Stel dat financiën de eerste bedrijfseigenaar is. Hier wordt vaak het eerste project gestart. Zodra financiën klaar zijn met de implementatie, de controle hebben en toegang hebben tot alle vereiste processen en rapporten, is dit team tevreden. In de praktijk zien we vaak dat finance minder gemotiveerd is om het programma naar andere bedrijfsprocessen te promoten. Ze hebben het immers druk genoeg met hun core business en kunnen Anaplan zelf gebruiken voor alles wat ze nodig hebben. De oorspronkelijke business case was echter gebaseerd op de visie om meerdere bedrijfsfuncties in het platform onder te brengen.
Organisatorische problemen
Deze uitdagingen doen zich niet alleen voor bij het gebruik van Anaplan of Pigment. Alle robuuste platformoplossingen hebben deze uitdagingen omdat ze zo krachtig zijn dat het doel om meerdere processen in één oplossing onder te brengen technisch haalbaar is. De problemen zijn vooral organisatorisch van aard en vragen dus om een organisatorische oplossing.
"We hebben gezien dat het een hit and run wordt als je de implementatie niet centraal en op basis van een solide stappenplan organiseert. Sommige afdelingen starten projecten en implementeren met succes hun eigen vereisten. Individueel zullen deze afdelingen er zeker baat bij hebben, maar je organisatie zal niet de volledige waarde uit het platform halen of de visie van connected planning bereiken," aldus Stephan.
Voortdurende verbetering en een Centre of Excellence
Continu verbeteren helpt om deze uitdagingen aan te gaan, zeker als het wordt georganiseerd in een Centre of Excellence. In zo'n Centre of Excellence kun je alle expertise en diepgaande kennis centraliseren die nodig is voor de implementatie. Bovenal zorg je ervoor dat de ambitie om de oorspronkelijke visie te bereiken één centrale eigenaar heeft: het Centre of Excellence.
Het gebruik van deze gecentraliseerde aanpak ondersteunt de organisatie bij het bereiken van alle doelstellingen van de business case, en nog belangrijker, het opent de deur naar het toekomstverkennende niveau dat uw organisatie een concurrentievoordeel kan geven. Op basis van voortdurende verbetering, stap voor stap, afdeling voor afdeling, wordt de routekaart gerealiseerd. Connected planning komt tot leven als uw eigen Sagrada Familia.
Hoe zet je een Centre of Excellence op?
Wil je meer weten over het organiseren van continue verbetering door het opzetten van een Centre of Excellence? Lees meer in Hoe start ik een Centre of Excellence voor Anaplan of Pigment.
.webp)