Uitdagingen in het budgetterings- en planningsproces

De meest voorkomende uitdagingen van het budgetterings- en planningsproces

In de praktijk zijn er drie uitdagingen die we vaak tegenkomen tijdens het budgetterings- en planningsproces. Ten eerste besteden organisaties vaak te veel tijd aan het verzamelen van gegevens. Hierdoor blijft er te weinig tijd over voor analyse. De gegevens moeten afkomstig zijn van verschillende afdelingen met verschillende verantwoordelijkheden. Vervolgens is het belangrijk om deze op de juiste manier te coördineren om de plannen en budgetten te maken. Een ongelooflijk tijdrovend en handmatig (Excel) proces dat vaak ten koste gaat van de kwaliteit van de analyse.

Door een te lang en inefficiënt planningsproces is het gemaakte budget vaak al achterhaald voordat het planningsproces is afgerond. Het budget wordt gebruikt als prestatiemeting binnen een organisatie. Dit proces kan ingewikkelder worden door onvoorspelbare marktontwikkelingen, waardoor het complexer wordt en steeds meer tijd in beslag neemt. Een grotere doorlooptijd in het planningsproces resulteert in minder representatieve budgetten. Hoe later met budgettering begonnen kan worden, hoe meer inzicht er is in de resultaten van het lopende jaar als uitgangspunt voor het budgetjaar.

Tenslotte hebben organisaties regelmatig de neiging om onzekerheid te vermijden en op die manier een zeer gedetailleerde voorspelling te maken om de toekomst te voorspellen. Dit leidt vaak tot een beperkte kwaliteit van de prognose, waardoor een organisatie deze niet effectief kan gebruiken om het bedrijf aan te sturen. Meer financiële gegevens betekent immers niet altijd betere informatie. Organisaties moeten bepalen welke financiële gegevens het meest materieel en volatiel zijn en waar dus meer detail nodig is. Dit kan leiden tot kortere doorlooptijden in het prognoseproces en betere stuurinformatie om tijdig beslissingen te nemen in snel veranderende marktomstandigheden.

Hoe ga je om met uitdagingen in het budgetterings- en planningsproces?

De uitdagingen om budgetten en prognoses van hoge kwaliteit te produceren in de kortst mogelijke doorlooptijd zijn dus aanzienlijk. Er zijn veel manieren om dit aan te pakken. Er zijn drie pijlers die helpen om dit doel te bereiken: eenvoud, techniek en focus. Eenvoud bereik je door op hoofdlijnen te budgetteren en dit te koppelen aan je strategische planning. Budgetteren op detailniveau is alleen nodig als het daadwerkelijk betere stuurinformatie oplevert. Technologie kan worden gebruikt om het planningsproces te ondersteunen en items op hoofdlijnen uit te splitsen. Als dit goed wordt gebruikt, kan de controller zich richten op de kern. Het gaat erom dat budgetten in lijn zijn met de strategie.

Hoe zit het met die technologie?

Als consultants werken we met een breed spectrum aan tools voor budgettering en planning. Een daarvan is CCH Tagetik: een EPM-platform dat oplossingen biedt voor al uw financiële processen. De komende maand zullen we in een korte reeks artikelen de belangrijkste technieken bespreken die CCH Tagetik biedt om de uitdagingen in het budgetterings- en planningsproces aan te pakken. Op deze manier helpen we u graag om de technologie op orde te krijgen, zodat u zich kunt richten op de eenvoud en de focus van uw budgetterings- & planningsproces.