CFO’s in de retailhandel twijfelen niet aan de bekwaamheid van hun team. Ze twijfelen aan het systeem waarin hun team werkt. Tegen de tijd dat de financiële afdeling een duidelijk beeld heeft, is het bedrijf alweer een stap verder, en geen enkele extra inspanning kan die kloof nog dichten. Op 17 september hebben we dat probleem voorgelegd aan vijf mensen die zich hier dagelijks mee bezighouden. Beide sessies vind je hieronder.
Wat kwam eruit?
Het is tegenwoordig eenvoudig om je eigen tool te bouwen. De eerste 80% kost een weekend. Bij de laatste 20% komt de kennis die je niet heeft, pas echt van pas. Een stijging van de omzet bij een daling van de kasstroom begint meestal al eerder in het proces, namelijk bij promoties en de voorraad die daarvoor is ingekocht. De meeste retailbedrijven maken twee kasstroomprognoses, in twee afdelingen, voor twee tijdshorizonten, op basis van verschillende onderliggende factoren.
Wat we hebben behandeld
Sessie 1: Kopen of zelf ontwikkelen? AI-gestuurde cashflowprognoses in de detailhandel
Ravi Santokhi opende met een cashflowmodel dat hij in een weekend zelf had gebouwd. De directe en indirecte methode stonden naast elkaar, met de beïnvloedende factoren zichtbaar, zodat je deze kon aanpassen en het resultaat kon bekijken. Vervolgens legde hij uit wat het eigenlijk is: een HTML-bestand dat lokaal op zijn laptop draait, goed voor ongeveer 10 tot 20% van een product. Paul Damen, medeoprichter van Rockfeather, zette de belangrijke grens. De eerste 80% is tegenwoordig eenvoudig. De laatste 20% bestaat uit toegangscontrole, audittrajecten en de financiële gegevens van anderen, en dat is waar aangeschafte software zijn prijs waard is. Gemodereerd door Jeroen Beentjes.
Sessie 2: Omzet omhoog. Kasmiddelen omlaag. Wat is er gebeurd?
Robbin van Wijk noemde de factor die de meeste schade aanricht: promoties. Er wordt te vroeg voorraad ingekocht, de promotie slaat slechts gedeeltelijk aan, de marge valt lager uit dan gepland en het kasstroomseffect komt pas later tot uiting, buiten de maand waarin de promotie wordt geëvalueerd. Vervolgens ging het panel dieper in op de reden waarom de meeste retailers twee kasprognoses hanteren die onderling verschillen. Ravi Santokhi besprak de keten van factoren die hieraan ten grondslag liggen, Rogier Louter legde uit waarom een tijdige prognose beter is dan een gedetailleerde, en Giannis Kotsakiachidis van Palm belichtte de visie van de treasury op hetzelfde probleem, dat uiteindelijk een logistiek probleem blijkt te zijn. Gemodereerd door Jeroen Beentjes. Gedurende de hele sessie werd één geanonimiseerde samengestelde casus behandeld. Er werden bewust geen klanten bij naam genoemd.
Ontwikkeld voor financiële leidinggevenden in de detailhandel
Geschreven voor CFO’s, financieel directeuren, hoofden van FP&A en directeuren bedrijfscontrole die verantwoordelijk zijn voor marges, kasposities en de nauwkeurigheid van prognoses, op het gebied van financiën, bedrijfscontrole, financiële systemen of treasury.
Veelgestelde vragen
Waarom kan de omzet stijgen terwijl de kaspositie in de detailhandel daalt?
Meestal vanwege wat er eerder is gebeurd. Voorraad die voorafgaand aan een actie is ingekocht, legt geld vast, en als de actie slechts gedeeltelijk aanslaat of de marge lager uitvalt dan gepland, wordt het effect op de kasstroom pas zichtbaar nadat de verkoopcijfers er al goed uitzien. Dit effect doet zich voor in de afloopfase van de actie, buiten de week of maand waarin deze normaal gesproken wordt geëvalueerd.
Wat is het verschil tussen directe en indirecte kasprognoses?
Directe prognoses zijn gebaseerd op daadwerkelijke kasstroombewegingen, ontvangsten en betalingen, en hebben doorgaans een horizon van zes tot acht weken. Indirecte prognoses zijn gebaseerd op de drijvende factoren van volumes, mix en marge, en kunnen een horizon van 13 weken of een voortschrijdende periode van 18 maanden hebben. Retail Finance-teams hebben beide nodig, en beide moeten op dezelfde onderliggende drijvende factoren zijn gebaseerd.
Moeten we onze eigen prognosetool ontwikkelen of er een aanschaffen?
Het bouwen gaat inmiddels zo snel dat de eerste 80% slechts enkele dagen in beslag neemt, en een zelfgebouwd prototype is een uitstekende manier om vast te stellen wat je eigenlijk willen. De laatste 20%, die betrekking heeft op toegangscontrole, audittrails, gegevensinvoer en gelijktijdige gebruikers, is waar aangeschafte software zijn prijs waard is, samen met een partij je die aansprakelijk kan worden gesteld als er iets misgaat.
Hoe gedetailleerd moet een kasprognose zijn?
Net zo gedetailleerd als het niveau waarop je daadwerkelijk stuurmaatregelen neemt, en niet verder. Een minder gedetailleerde prognose die op tijd wordt geleverd om er nog op te kunnen reageren, is beter dan een volledige prognose die pas arriveert nadat de beslissingstermijn is verstreken. Als een prognose onnauwkeurig is, is het belangrijker om te weten waarom dat zo is dan om de kloof te dichten, mits de oorzaak daarvan een factor is waarop je invloed kan uitoefenen.
Wie zou verantwoordelijk moeten zijn voor de kasprognose binnen een detailhandelsorganisatie?
De financiële afdeling kan dit coördineren, of dat nu onder de verantwoordelijkheid van de bedrijfscontrole, de financiële controle of de treasury valt. Het gaat erom dat de verantwoordelijkheden duidelijk zijn vastgelegd en dat elke relevante afdeling daadwerkelijk bij het proces wordt betrokken. Geïntegreerde, gezamenlijke KPI’s zorgen ervoor dat dit ook daadwerkelijk wordt nageleefd. Wanneer elke afdeling alleen op haar eigen cijfers wordt beoordeeld, lopen de prognoses uit elkaar en is de CFO de enige die beide in beeld heeft.
