EPM-selectie op de juiste manier: begin bij de financiële mogelijkheden

Waarom EPM-selecties de verkeerde vraag stellen

Het probleem is niet de beslissing zelf, maar de vraag die daaraan voorafgaat. De belangrijkste vraag bij de keuze van een systeem is: welk platform past het beste bij ons? Die vraag wordt beantwoord op basis van functielijsten, referenties, implementatietermijnen en licentiekosten. In de praktijk leidt dat zelden tot een echt onderscheidende vergelijking, omdat de grote EPM- en ERP-platforms allemaal veel kunnen. De vraag die daadwerkelijk het verschil zou maken, wordt zelden gesteld: wat moet jouw organisatie kunnen doen?

Bij een goede EPM-selectie zijn mogelijkheden belangrijker dan tools

Een functionaliteit is niet hetzelfde als een functie in een systeem. Het gaat om wat de financiële afdeling daadwerkelijk moet kunnen doen: betrouwbare scenario’s opstellen, managementrapportages op tijd en met de juiste mate van detail leveren, de kasposities in realtime inzichtelijk maken en consolidaties afronden zonder handmatige correcties.

Die capaciteiten bestaan los van het systeem dat je . Systemen ondersteunen ze, maar creëren ze niet. Een platform dat prognoses ondersteunt, maakt van een financieel team dat niet goed kan prognoseren nog geen team dat dat wel kan. In de praktijk richten de meeste selectieprocessen zich nog steeds op functies en functionaliteit in plaats van op de capaciteiten die de organisatie daadwerkelijk nodig heeft.

Hoe de Finance Capability Map jouw -selectie vormgeeft

Bij Finext beginnen we de systeemselectie met een stap die de meeste organisaties overslaan: een capaciteitsbeoordeling op basis van de Finance Capability Map. Deze kaart geeft een volledig overzicht van het financiële landschap, verdeeld over acht domeinen: boekhouding, vermogensbeheer, financiële planning en analyse, salarisadministratie, afwikkeling en betalingen, belastingbeheer, treasury en bedrijfsrisicobeheer. De onderliggende capaciteiten worden per domein in kaart gebracht.

Dat brengt drie zaken aan het licht die in een offerteaanvraag nooit naar voren komen:

• Welke capaciteiten presteren momenteel ondermaats?
• Waar zijn er overlappingen en versnippering in het huidige landschap?
• Welke capaciteiten zijn strategisch gezien het belangrijkst?

Pas als die drie vragen zijn beantwoord, kan er een weloverwogen keuze voor een EPM-systeem worden gemaakt.

Hoe een beoordeling van financiële vaardigheden er in de praktijk uitziet

Een capaciteitsbeoordeling hoeft geen maanden in beslag te nemen. Een grondige doorloop van de Finance Capability Map met de juiste mensen rond de tafel levert in twee tot drie sessies voldoende inzicht op om de selectiecriteria fundamenteel te herzien. Het resultaat is een analyse van de capaciteitskloof: per domein een duidelijk beeld van waar de huidige situatie achterblijft bij het gewenste ambitieniveau en wat de structurele oorzaken daarvan zijn.

Het verandert ook de dialoog met leveranciers. In plaats van „Welke functionaliteit je ?“, luidt de vraag nu: „Hoe ondersteunt jouw de ontwikkeling van deze specifieke mogelijkheden?“ Goede leveranciers kunnen die vraag beantwoorden. De minder goede worden hierdoor al snel ontmaskerd.

De stap die bij de meeste EPM-selecties over het hoofd wordt gezien

Systeemkeuzes zijn kostbaar, en veel van die kosten kunnen worden vermeden door één stap serieus te nemen die momenteel steevast over het hoofd wordt gezien: eerst in kaart brengen wat jouw organisatie moet kunnen, voordat wordt besloten met welk systeem dat moet gebeuren. Bij Finext doen we dat aan de hand van de Finance Capability Map, een onderdeel van onze Digital Finance Architecture-aanpak. Niet als theoretisch raamwerk, maar als praktisch hulpmiddel, in samenspraak met de mensen die deze capaciteiten dagelijks in de praktijk brengen en de leidinggevenden die bepalen welke richting de financiële afdeling op moet.

Benieuwd hoe dat er voor jouw uitziet? Laten we eens van gedachten wisselen.

‍