Een wendbare strategische personeelsplanning

Naast veel ellende heeft de Covid-19 pandemie zeker ook wat goeds gebracht; een van de positieve gevolgen is de enorme versnelling van de adoptie van technologie binnen heel veel industrieën. In bijna elke branche hebben zich de afgelopen maanden ontwikkelingen voorgedaan die normaal gesproken soms jaren zouden duren. Hoe zorg je ervoor dat jouw organisatie gekwalificeerde mensen heeft die deze ontwikkelingen kunnen bijhouden? Hoe creëer je een wendbare strategische personeelsplanning voor een wereld na Covid-19?

Wat is personeelsplanning?

Strategische personeelsplanning is een proces om ervoor te zorgen dat het aanbod van de juiste hoeveelheid vaardigheden en talent binnen een organisatie overeenkomt met de vraag vanuit het bedrijf. Om de doelen van uw organisatie te bereiken, wilt u het beste talent werven, ontwikkelen en behouden. Om dit goed te doen, hebt u inzicht nodig in uw huidige personeelsbestand, wilt u weten wat uw toekomstige behoeften zijn en wilt u de te nemen acties met bijbehorende financiële gevolgen bijhouden.

Strategische personeelsplanning is geen op zichzelf staand proces in een organisatie; het is verbonden met veel andere planningsprocessen en andere afdelingen buiten HR. De CEO (het bedrijf) wil weten wat de impact is van zijn personeelsbestand voor het ontwikkelen van nieuwe strategieën en initiatieven. HR wil met haar processen goed kunnen aansluiten op die behoefte. Finance wil vervolgens kunnen meten, analyseren en rapporteren over zijn trends, doelstellingen en resultaten. Ze hebben allemaal belang bij een goed uitgevoerd personeelsplanningsproces.

Uitdagingen

Het personeelsbestand is een van de meest waardevolle activa van een organisatie. Niet alleen in kosten, maar vooral in de waarde die het toevoegt aan een bedrijf. Toch is personeelsplanning nog steeds een van de meest dynamische en onvoorspelbare planningsprocessen in organisaties. Niet in de laatste plaats vanwege de vele variabelen die van invloed zijn, het gebrek aan een geïntegreerde aanpak en het ontbreken van de juiste ondersteunende technologie.

1. Goede voorspellingen blijven moeilijk

Veel bedrijven worstelen met hun wervingsplanning. Het goed voorspellen van de toekomstige behoefte aan vaardigheden is altijd al een uitdaging geweest, maar dankzij de gevolgen van de pandemie is het nu nog wispelturiger en moeilijker te voorspellen dan voorheen.

2. Reageren in plaats van anticiperen

Bovendien is er vaak geen focus op personeelsinitiatieven voor de lange termijn en beperkt men zich voornamelijk tot de korte termijn. Het gevolg is dat men niet verder komt dan reageren in plaats van proactief het personeelsbestand te ontwikkelen zodat het zo goed mogelijk beantwoordt aan de behoeften van de toekomst.

3. Silo's die niet goed samenwerken

Een andere veelvoorkomende uitdaging is het gebrek aan coördinatie tussen verschillende afdelingen op het gebied van personeelsplanning. De bekende silo's zijn ook zeker intact op het gebied van personeelsplanning. Dit resulteert in een mismatch in wederzijdse verwachtingen, inconsistente afdelingsplannen en onjuiste financiële projecties.

In 7 stappen naar flexibele strategische personeelsplanning

Met bovenstaande uitdagingen in het achterhoofd, kun je je voorstellen dat een goed functionerende strategische personeelsplanning zorgt voor verbinding tussen de verschillende stakeholders van Business, Finance en HR, waardoor de onderlinge samenwerking en verantwoording verbetert. Welke 7 stappen kun je nemen om dit te realiseren?

1. Bepaal kritieke capaciteiten

Kijk naar de strategische langetermijndoelen van uw organisatie en koppel uw strategische personeelsplanning daaraan. Klinkt als een open deur, maar toch zien we heel vaak dat er geen goede link is tussen strategische personeelsplanning en de bedrijfsstrategie van de organisatie. Vaak omdat de kritieke capaciteiten (wat hebben we echt nodig om in de toekomst succesvol te zijn?) onvoldoende aan bod komen.

2. Analyseer het huidige personeelsbestand

Kijk uiteraard naar zaken als leeftijd, type contracten en demografische verwachtingen. Maak daarnaast een duidelijk onderscheid tussen kwaliteit en kwantiteit. Hoe presteert het huidige personeelsbestand en is er ruimte voor verbetering? Heb je een duidelijk beeld van de high potentials en bied je hen voldoende ontwikkeling? Weet je waarom deze mensen zo goed presteren en kun je dit vaker toepassen? Dit kan leiden tot een Ontwikkelingsstrategie. Kwantiteit, zou je verwachten, gaat over het aantal benodigde medewerkers, verloop en interne verschuivingen.

3. Analyseer de verwachte kloof met je toekomstige personeelsbestand

Zodra je je huidige personeelsbestand hebt geanalyseerd, kun je ook naar de toekomst kijken. Je kunt bijvoorbeeld bepalen welke mensen met pensioen gaan op basis van hun leeftijd en welke expertise ze meenemen. Hoe bent u van plan deze expertise te absorberen? Ga je huidige medewerkers bijscholen of omscholen? Of kiest u voor een externe oplossing? Het World Economic Forum stelt dat 50% van de werknemers tegen 2025 herschoold moet worden.

4. Werk altijd aan verschillende scenario's

Veel organisaties dachten al na over de effecten van nieuwe technologische ontwikkelingen, zoals Robotisering, op hun bestaande personeelsbestand. Maar wie had de huidige pandemie en de versnelling in digitalisering in hun scenario's opgenomen? De wereld is in een sneller tempo veranderd en dit zal gevolgen hebben voor verschillende banen. Ook de economische gevolgen zullen van invloed zijn op de arbeidsmarkt. Hoe fijn is het als je zo'n scenario al hebt ingecalculeerd en dus weet wat je moet doen op het gebied van werving, ontslag en omscholing? Goed anticiperen kan grote ontslagrondes voorkomen.

5. Koppel je wervingsverwachtingen aan Financiën

Met de juiste technologie ben je als HR-afdeling in staat om je wervingsverwachtingen daadwerkelijk te koppelen aan Finance. Zo kun je in één keer onderbouwen wat het kost om aan de uitbreidingsplannen van het bedrijf te voldoen en wat het betekent voor de cashflow als deze daadwerkelijk toe- of afneemt.

6. De nauwkeurigheid van voorspellingen verbeteren

Vandaag de dag kun je statistische voorspellingen gebruiken om het personeelsverloop en de impact daarvan op het toekomstige personeelsbestand en de ambities te voorspellen. Zo kun je in een vroeger stadium de juiste actie ondernemen.

Als je ook in staat bent om je personeelskosten op een zeer gedetailleerd niveau te plannen en te berekenen, kun je ook de lonen, variabele lonen en andere personeelsgerelateerde kosten veel nauwkeuriger berekenen. Dit zal de nauwkeurigheid van de prognose aanzienlijk verbeteren en je kunt ook direct de veranderende gevolgen in allerlei scenario's berekenen.

7. Implementeren, bewaken en aanpassen

Als je de bovenstaande stappen hebt doorlopen, ben je eindelijk klaar om de nodige acties uit te voeren. Dit moet een continu proces zijn omdat de situatie bijna dagelijks verandert. Als organisatie zul je je voortdurend moeten aanpassen. Dat kan alleen als je je huidige proces voortdurend kunt analyseren. Daarvoor is een solide analyseoplossing onontbeerlijk.

Gegevensgestuurde personeelsplanning

Op het gebied van strategische personeelsplanning zien we dat er verschillende tools worden gebruikt. Naast de bekende puntoplossingen zien we steeds vaker platformoplossingen die deze uitdagingen aanpakken. Dit maakt het gemakkelijker om de verschillende silo's met elkaar te verbinden. Sommige komen meer uit de Human Capital Management (HCM) hoek, zoals Workday. Andere worden meer gezien als planningsoplossingen, zoals Anaplan en Pigment.

Strategische personeelsplanning verandert, door het inzetten van de juiste technologie, van een arbeidsintensief proces, met gefragmenteerde niet-consistente gegevens in verschillende bronnen, in een gegevensgestuurd proces dat afdelingen met elkaar verbindt en een belangrijke drijfveer wordt voor het behalen van strategische doelstellingen. Het proces wordt daardoor betrouwbaarder, vele malen effectiever en vooral wendbaarder. De noodzaak hiervan is het afgelopen jaar duidelijk gemaakt door Covid-19.

Meer weten?

We zien dat je veel van de uitdagingen kunt oplossen met een planningsoplossing als Anaplan of Pigment en dat het een krachtig hulpmiddel is voor een wendbare personeelsplanning. Ontdek hoe u Anaplan of Pigment kunt gebruiken voor uw personeelsplanning en boek een Discovery Sessie van 30 minuten met een expert. Tijdens deze sessie is er ruimte om al uw vragen te beantwoorden en kunt u aangeven over welke onderdelen u meer wilt weten. We laten u onder andere zien wat de uitdagingen zijn in het planningsproces en hoe u kunt zorgen voor een naadloze samenwerking tussen verschillende bedrijfsonderdelen.