Een Centre of Excellence voor uw planningsoplossing in 7 stappen

Waarom je een Center of Excellence nodig hebt

Uw organisatie profiteert optimaal van de kracht van uw planningstool wanneer u meerdere bedrijfseenheden en afdelingen op het platform aansluit. Het samenbrengen van iedereen in één systeem is de visie, waardoor een soepele samenwerking en het verkrijgen van geïntegreerde inzichten in de hele organisatie mogelijk wordt. Dit zorgt er ook voor dat iedereen kan vertrouwen op dezelfde betrouwbare, gedeelde informatie.

Om alle bedrijfsonderdelen en afdelingen aan boord te krijgen is een langetermijnaanpak nodig die is gebaseerd op een solide basis en een routekaart voor voortdurende verbetering.

Wanneer een Center of Excellence starten?

In tegenstelling tot wat veel mensen denken, moet je geen Centre of Excellence starten vóór je eerste implementatieproject. Het is beter om eerst een planningsproject te starten en af te ronden voordat je begint met het organiseren van je Centre of Excellence.

Hoe zet je een Centre of Excellence op in 7 stappen?

Op basis van best practices raden we aan de volgende stappen te nemen om een Center of Excellence op te zetten:

1. Maak eerst een business case voor uw planningstool en bepaal uw weg naar integrated business planning (als u dat nog niet hebt gedaan).

Uw organisatie heeft waarschijnlijk aangedrongen op een business case alvorens te investeren in een Performance Management platform zoals Anaplan. En terecht.

Als je nog geen goedgekeurde business case hebt, is dit een goed moment om dat te doen. Het zal veel gemakkelijker zijn om van een geïntegreerd business planning-programmaeen succes te maken als de doelen, voordelen, investeringen en opbrengsten duidelijk zijn.

2. Leren omgaan met multidimensionaliteit

Door eerst een specifiek business planning proces te implementeren, krijg je een gevoel voor het platform. Je team moet het systeem leren gebruiken, maar het belangrijkste is dat je organisatie multidimensionaliteit in haar denken opneemt. Leren multidimensionaliteit toe te passen kan alleen door het in de praktijk te ervaren. Je moet ook weten hoe je het zeer flexibele planningsplatform kunt aanpassen aan IT-componenten in je organisatie die misschien veel rigide zijn.

Dit alles geeft je een solide basis voor de volgende stap: het stappenplan.

3. Een stappenplan maken

Je maakt de roadmap voor continue verbetering op basis van de business case en de ervaring die is opgedaan tijdens het initiële planningsproject. Een stappenplan is cruciaal omdat u rekening moet houden met veel verschillende bedrijfsonderdelen en functies; het stelt u in staat om op de juiste manier te plannen en de algemene visie en doelen aan de hele organisatie te communiceren. Paradoxaal genoeg zullen de teams waarvan de bedrijfsprocessen het laatst worden geïmplementeerd de roadmap het hardst nodig hebben, omdat je iedereen op één lijn moet houden en enthousiast moet houden.

Zorg ervoor dat je stappenplan gebaseerd is op voortdurende verbetering. Implementeer eerst de basis en pas daarna elk proces aan, optimaliseer en verbeter het. Neem een life cycle management aanpak op in je roadmap om steeds meer waarde uit het platform te halen.

4. Het concept van een Center of Excellence introduceren

Zorg ervoor dat alle belangrijke beslissers die belang hebben bij het succes van het planningsplatform weten waarom een Center of Excellence nodig is. Leg uit hoe één gecentraliseerd team de organisatie toegang geeft tot diepgaande kennis van het platform en geïntegreerde business planning processen. Deze expertise is schaars en je moet de middelen zorgvuldig en ruim van tevoren plannen.

Het Center of Excellence wordt ook de eigenaar van het stappenplan voor continue verbetering. Met veel verschillende bedrijfseigenaren helpt dit ervoor te zorgen dat het programma niet stagneert zodra de eerste bedrijfseigenaar een project heeft afgerond.

5. De juiste bronnen vinden

Zoals gezegd is de expertise die nodig is voor het Center of Excellence schaars. In het begin maken consultants van Finext vaak deel uit van het team. Zodra de interne experts genoeg expertise hebben om de dagelijkse activiteiten af te handelen, zal onze aanwezigheid afnemen. Vaak blijven we deel uitmaken van het team dat stand-by staat om meer gecompliceerde verzoeken te beantwoorden, zoals nieuwe multidimensionale business planning modellen.

6. Het Center of Excellence formeel opstarten.

Veranker het Center of Excellence in de organisatiestructuur. Idealiter heeft het CoE een plaats in het kantoor van de CFO. Begin in dit stadium ook met het organiseren van gebruikersgroepen - gemotiveerde gebruikers van wie je feedback kunt krijgen en met wie je verbeteringen kunt definiëren.

Plan testen, training en regelmatige communicatie met alle belanghebbenden. Dit alles zal u de structuur geven om het stappenplan voor voortdurende verbetering dat u hebt opgesteld, te bereiken.

7. Zorg ervoor dat je Centre of Excellence vooruit blijft kijken

Organisaties moeten steeds vaker vooruitkijken en reageren op onverwachte situaties. Uw planningstool kan u daar ongetwijfeld bij helpen. Het Centre of Excellence moet niet alleen kijken naar continue verbetering vanuit het perspectief van Life Cycle Management, maar ook rekening houden met veranderingen - zowel intern als extern. Dit verhoogt de waarde voor je planningstool en het Centre of Excellence en vooral voor de bedrijfsteams die streven naar bedrijfsverbetering en concurrentievoordeel.

‍