Bijpraten - Oracle PBC

Oracle PBC (Planning & Budgeting Cloud) in één zin

Deze flexibele cloudoplossing voor planning en budgettering heeft zich in de praktijk al enkele jaren bewezen.

De top drie functies van Oracle PBC

Elke Performance Management oplossing helpt je om meer inzicht te krijgen in bijvoorbeeld de financiële cijfers en prestaties van de organisatie. Oracle PBC doet dat natuurlijk ook. Maar wat is er nu echt bijzonder aan deze oplossing?

1. Instellingen op basis van stuurprogramma

Inmiddels hebben we Oracle PBC bij een groot aantal organisaties geïmplementeerd, waaronder de eerste implementatie in de Benelux. Wat opvalt bij al deze implementaties is de kracht van de tool. Je kunt verschillende op drivers gebaseerde prognosemodellen opzetten, zoals een financieel, sales of marketing planningsmodel, waarmee je snel inzicht krijgt in verschillende scenario's. Denk bijvoorbeeld aan het effect van volumedalingen of -stijgingen per land, productcategorie of de impact van loonsverhogingen.

2. Wat-als analyses en sandboxing

De flexibiliteit van de tool komt ook tot uiting wanneer je verschillende scenario's tegenover elkaar zet. Je kunt eenvoudig verschillende what-if analyses uitvoeren. Denk aan best case en worst case, maar ook aan verschillende versies van het budget.

In de praktijk zien we dat plannings- en prognosemodellen sterk afhankelijk zijn van het type business van een organisatie. Daarom hebben we hiervoor verschillende templates ontwikkeld, zoals een retail-, FTE-, Capex- en salesmodel.

3. Workflow voor volledige budgetteringscyclus

De volledige workflow rond de plannings- en budgetteringscyclus kan worden ondersteund. De relevante belanghebbenden binnen uw organisatie ontvangen bijvoorbeeld takenlijsten. Deze takenlijsten zijn geïntegreerd met Outlook, zodat je alles eenvoudig kunt inplannen. Deze structuur zorgt voor begeleiding en ondersteunt de financiën in het budgetteringsproces. Dit vermindert het risico op fouten of het te laat aanleveren van cijfers.

Bij welk type organisatie past Oracle PBC?

Deze oplossing is vooral geschikt voor organisaties die grip willen houden op het bedrijf en de cashflow. We denken aan organisaties die nauwkeurig willen weten waar ze aan het einde van het jaar uitkomen. De krachtige driver-based set up en de what-if analyses geven snel inzicht in de verschillende scenario's.

Deze planningsoplossing is gedurende zoveel jaren ontwikkeld dat alle complexiteiten die in de markten aanwezig kunnen zijn, binnen de tool kunnen worden opgelost. Er zijn ook veel best practices beschikbaar.

Daarnaast past PBC bij organisaties die op zoek zijn naar een schaalbare oplossing. In de praktijk zien we verschillende internationale organisaties die naast strategische planning ook operationele planning in de tool hebben opgenomen.

PBC is bovendien zeer geschikt voor organisaties die niet afhankelijk willen zijn van IT. Deze oplossing bevindt zich volledig in de cloud en is eenvoudig te beheren door financials. Je kunt veel gebruik maken van out-of-the-box functionaliteiten. Daarnaast past Oracle PBC goed bij organisaties die Oracle gebruiken voor hun consolidatieprocessen; in combinatie met Oracle HFM of Oracle FCC creëer je zo een geïntegreerd informatielandschap.

Voor wie is Oracle PBC interessant?

Als plannings- en budgetteringsoplossing is Oracle PBC volgens ons geschikt voor business controllers binnen afdelingen en voor group controllers op het hoofdkantoor.

In de praktijk zien we dat de tool veel gebruikt wordt binnen organisaties. Door de manager financiële planning & analyses, maar ook door de verkoopdirecteur of marketingmanager. We zien bijvoorbeeld dat de sales- en marketingmensen binnen een internationale fabrikant allemaal PBC gebruiken.

Oracle zegt zelf dat het een "finance driven solution" is, en dat merken we in de praktijk. De tool is functioneel ontworpen en geconfigureerd vanuit het perspectief van de financiële afdeling.

De cloudoplossing is dan ook gebruiksvriendelijk; binnen de tool kun je navigeren via "tegels". Daarnaast kun je jezelf voor elk onderdeel trainen via de online trainingsvideo's van Oracle. Deze laten bijvoorbeeld zien hoe je de software configureert. Ook zijn er online best practices beschikbaar.

Fijne functionaliteiten

Uit onze tests blijkt dat de plannings- en budgetteringsprocessen goed werken.

Een aantal functies zijn zo leuk dat we ze graag willen uitlichten:

• Spreiding; de tool herkent seizoenspatronen. Stel dat je ijs verkoopt. Dan verkoop je 80% van de producten in juli en augustus. Het systeem kan de ijsverkoop automatisch spreiden over het hele jaar op basis van historische gegevens en je doelstelling.
• Voorspellende planning. Je kunt verschillende bedrijfsspecifieke dimensies instellen; over meerdere producten, meerdere landen en meerdere afdelingen. Je kunt ook dezelfde weging toekennen aan bepaalde items binnen je p&l, zoals een indexatie van salariskosten die je gelijk wilt verdelen over alle afdelingen.
• De software slaat alle budgetversies op. Hierdoor kun je gemakkelijk een verschil tussen versie 1 en versie 6 achterhalen.
• Op basis van best practices heeft Finext branchespecifieke templates ontwikkeld binnen PBC, bijvoorbeeld voor retailplanning, financiële planning, onderwijsplanning en verkoopplanning. Dit vergemakkelijkt het implementatie- en planningsproces.
• Takenlijsten; elke persoon die betrokken is bij het afsluitingsproces krijgt taken toegewezen. Door de integratie met de kalender komen deze taken automatisch naar boven. Dit vermindert het wachten op mensen die te laat leveren en de totale sluitingstijd.

Implementatie en beheer

De implementatie is relatief eenvoudig. Natuurlijk speelt de complexiteit van uw plannings- en budgetteringsproces een rol. In de praktijk hebben we binnen vier tot zes weken een eerste model klaar. Hierbij helpen de door Finext ontwikkelde templates om een basis te leggen.

Het beheer van deze oplossing is eenvoudig. Via de cloud wordt u automatisch geüpgraded, waardoor u altijd op de laatste versie zit met de nieuwste features en functionaliteiten. Daarnaast kunt u als gebruiker zelf entiteiten, producten en accounts toevoegen. Ook de dashboards kunt u eenvoudig zelf aanpassen.

In de cloud

De naam zegt het al: PBC is volledig cloudgebaseerd. Het maakt deel uit van een groter cloudplatform. Daarin gebruikt Oracle dezelfde engine voor planning, consolidatie, rapportage, belasting en managementinformatie. Door middel van puntoplossingen zoals PBC biedt het platform een aparte oplossing voor elk onderdeel van het financiële proces.

Het platform presteert goed. PBC heeft bijvoorbeeld een uptime van 99,9%. Daarnaast biedt het de voordelen van een cloudoplossing; je verschuift de kosten van Capex naar Opex. De licenties zijn schaalbaar, per maand kun je gebruikers toevoegen en verwijderen.

De toekomst

Oracle ziet duidelijk de toekomst in de cloud. Naast PBC zijn er andere cloudoplossingen geïntroduceerd, zoals FCC voor consolidatie en rapportage.

‍