Veel organisaties hebben de afgelopen jaren geïnvesteerd in de automatisering van de crediteurenadministratie. Factuurherkenning, digitale workflows, Peppol-koppelingen. De technologie is aanwezig, maar de verbetering van de crediteurenprocessen is nog niet op gang gekomen.
Peppol is een goed voorbeeld. Facturen komen sneller binnen en in een gestructureerd formaat, zonder dat er pdf’s in de mailbox blijven liggen. Dat is belangrijk. Maar wie denkt dat dit betekent dat zijn crediteurenadministratie daarmee onder controle is, heeft het mis.
Automatisering lost het intake-proces op, maar niet wat er daarna gebeurt. Daar gaat het mis.
De factuur staat in het systeem, maar de goedkeuringsprocedure verloopt nog steeds via e-mail. Uitzonderingen komen terecht bij dezelfde twee mensen die weten hoe alles in zijn werk gaat. Leveranciers bellen om te vragen hoe het ervoor staat. Aan het einde van de maand loopt de druk weer op.
Dat is geen technisch probleem. Dat is een procesprobleem.
De factuur is binnen. Wat nu?
Een AP-team dat met drie of vier mensen 50.000 facturen per jaar verwerkt, behandelt meer dan 16.000 facturen per persoon. Bij verwerkingskosten van 8 tot 12 dollar per factuur komt dat neer op 400.000 tot 600.000 dollar per jaar.
Dit zijn kosten die zelden ter sprake komen.
Wie weet eigenlijk hoeveel het kost om een factuur te verwerken? Wie heeft er inzicht in het aantal afwijkingen of de tijd die wordt besteed aan communicatie met leveranciers? Dat zijn de vragen die de basis vormen voor het verbeteren van het crediteurenproces, niet welke tool je .
Het echte probleem: geen zichtbaarheid, geen feedbackloop
Wat er binnen de organisatie misgaat, komt meestal bij de financiële afdeling terecht. Een inkooporder die niet klopt, een goedkeurder die niet reageert, een leverancier die een verkeerde factuur stuurt.
Zolang dat af en toe gebeurt, blijft het nog wel te overzien. Maar in veel organisaties is het inmiddels de norm geworden.
Zonder een gesloten end-to-end-proces en zonder dat de crediteurenadministratie inzicht heeft in waar tijd verloren gaat en fouten ontstaan, blijft de crediteurenadministratie maar herstellen wat eerder in de keten mis is gegaan. Peppol, of welke automatiseringslaag dan ook, voegt alleen maar een extra laag toe bovenop een gebrekkig proces.
Wat dit betekent voor de CFO
Een CFO die zijn eigen kosten voor crediteurenadministratie niet kan onderbouwen, bevindt zich op glad ijs wanneer er binnen het bedrijf gesprekken over budgetten en efficiëntie op gang komen. Als je het bedrijf je aanspreken op de kosten, je eerst kunnen aantonen dat jouw zaken op orde hebt.
.webp)