In mijn dagelijkse werk als Performance Management Adviseur ben ik regelmatig betrokken bij de selectie van een nieuwe EPM-oplossing. Vaak wordt dit ingegeven door de wens om één specifiek proces te optimaliseren (denk bijvoorbeeld aan Corporate Reporting, Consolidation of Financial Planning), maar steeds vaker word ik gevraagd om de selectie van een nieuw EPM-platform te ondersteunen. Is het beter of logischer dan aparte applicaties voor processen? In dit artikel beschrijf ik 5 redenen ten gunste van een EPM-platform.
5 redenen om voor een EPM-platform te kiezen
Veel organisaties erkennen in toenemende mate dat processen zoals Statutaire Consolidatie, Belastingrapportage, Managementrapportage en Financiële Planning & Forecasting direct met elkaar verbonden zijn en daarom als zodanig kunnen worden benaderd. Daarom rijst bij het overwegen van een nieuwe EPM-oplossing vaak de vraag of een EPM-platform of een "best of breed" strategie (de beste point solution voor elk proces) de juiste is.
De argumenten voor het kiezen van een EPM-platformoplossing die veel worden benadrukt:
1. Eén leverancier voor meerdere oplossingen
Klinkt als een prettige benadering vanuit IT en Procurement. Je hoeft immers maar met één partij te onderhandelen en afspraken te maken en vanuit IT-architectuurbewaking lijkt het ook beter beheersbaar en bestuurbaar. De keerzijde van deze aanpak is het risico van "vendor lock-in". Niemand wil gegijzeld worden door een leverancier waar je te afhankelijk van bent geworden.
2. Eén product in plaats van meerdere afzonderlijke oplossingen is efficiënter
Dit is natuurlijk een argument dat, als het waar is, zeker spreekt voor een platformoplossing. Maar hoewel het er aan de buitenkant vaak uitziet als één product, hebben we de afgelopen jaren gezien dat het eigenlijk meerdere modules zijn. Soms zelfs meerdere producten onder "de motorkap" met verschillende datamodellen of architecturen. Minder zichtbaar voor eindgebruikers, maar soms een echte uitdaging voor beheerders. Vragen stellen en onder de motorkap kijken bij twijfel is het devies.
3. Naadloze integratie en eenmalige gegevensopslag
Een belangrijk argument voor een geïntegreerde platformoplossing is minder datakwesties. Maar zelfs met oplossingen die uit één architectuur bestaan, heb je vaak te maken met verschillende datamodellen (in het geval van meerdere modules of kubussen). Tussen die datamodellen moet je ook weer integreren. Dat vereist duidelijkheid over het gebruik van definities, workflow en procesmanagement over die verschillende datamodellen heen. EPM-platforms hebben hier vaak goed over nagedacht. Je kunt je voorstellen dat het helemaal complex wordt als je losse applicaties en toolsets met elkaar moet gaan verbinden.
4. Een totaaloplossing is goedkoper in aanschaf
Dit klinkt natuurlijk als een open deur. Natuurlijk is hier vaak een aloude inkoopwet van toepassing: volumeaankopen drukken de eenheidsprijs. Maar pas op! Veel oplossingen maken tegenwoordig gebruik van op gebruikers gebaseerde prijzen. Met andere woorden, u betaalt per gebruiker. En als je meerdere processen gebruikt, elk met zijn eigen gebruikersgroep, is de overlap in gebruikers vaak niet groot, zodat het voordeel van volume-inkoop lijkt te verdampen in vergelijking met de afzonderlijke puntoplossingen.
5. Een EPM-platform is efficiënter in onderhoud.
Het grote voordeel van een platformoplossing is dat je vaak te maken hebt met één aanspreekpunt binnen je beheerorganisatie. Dit is natuurlijk goedkoper dan verschillende beheerders verspreid over de organisatie. Gegevensintegratie is ook eenvoudiger te organiseren dan met losse leveranciers. Alleen over het eigenaarschap van de oplossing is soms veel discussie. Is het Finance and Accounting, Corporate of Business Control? Wie bewaakt het ontwerp van de oplossing en hoe organiseer je de wijzigingen? Dan heeft iedereen zijn eigen puntoplossing.
Zoals je ziet, zijn er zeker argumenten te bedenken voor het gebruik van een EPM-platformoplossing. Maar er zijn er minstens zoveel voor een Best of Breed-aanpak.
Selecteren is maatwerk en vereist vaardigheid
Welke argumenten op jouw situatie van toepassing zijn, hangt af van verschillende factoren. Denk aan: welke keuzes zijn in het verleden gemaakt, dus met welke legacy moet rekening worden gehouden? Hoe complex zijn de eisen van de verschillende processen en wil je die in één omgeving afdekken of is het logischer om voor de 'best fit' per proces te gaan? Wat zijn toekomstige (IT-)architecturen om rekening mee te houden?
Er zijn natuurlijk veel vragen die beantwoord moeten worden als je voor de keuze van een nieuwe EPM-oplossing komt te staan. Daarom is het essentieel om dit proces zorgvuldig en grondig aan te pakken. De stagiair een beetje marktonderzoek laten doen en om demo's vragen is echt niet genoeg. Het gaat om cruciale bedrijfsprocessen en de keuzes die gemaakt worden kunnen nog jaren impact hebben. Laat je daarom begeleiden door een partij die de markt kent, die je kan ondersteunen bij het verkrijgen van de requirements en die je kan begeleiden in de richting van de oplossing die het beste past bij jouw wensen. Finext is zo'n partij.
En of het een platform of een "best of breed strategie" wordt, bepalen we achteraf samen!
