Het is zeker teleurstellend om te zien dat de opmaak van een Excel-spreadsheet waar je uren aan hebt gewerkt plotseling de mist in gaat op het moment dat je het probeert te converteren naar een PDF. Belangrijke stukken informatie kunnen verschuiven, onleesbaar worden, grafieken kunnen verschuiven en kolommen kunnen worden afgesneden. Al deze problemen kunnen erg demotiverend en onprofessioneel zijn, of het nu gaat om een prognose, een project tracker of zelfs een financieel rapport. Het goede nieuws? Als je de tijd neemt om een paar pre-export aanpassingen te doen, kun je je bewerkte informatie delen als een gepolijste PDF.
Stel altijd eerst je afdrukgebied in
Excel heeft een optie om het afdrukgebied in te stellen en dit is de eenvoudigste manier om je gebied in te stellen. Als het afdrukgebied is ingesteld, probeert Excel geen extra cellen of randen op te nemen die moeten worden uitgesloten.
Je hoeft dit niet in te stellen voor elk Excel-blad dat je maakt, want als je een Excel-sjabloon maakt om mee te werken, hoef je dit afdrukgebied maar één keer in te stellen en af en toe iets aan te passen, afhankelijk van de tabellen die je genereert. Of geavanceerder, het kan worden geautomatiseerd via macro's. Overweeg om het in te stellen voor een kwartaalbudget en markeer de relevante tabel. Navigeer naar Pagina-indeling, selecteer Afdrukgebied en kies Afdrukgebied instellen om het af te ronden. Met deze methode kun je er zeker van zijn dat de PDF het gedeelte dat je wilt vastlegt.
Lay-out en schaal van pagina's wijzigen
Hoe goed je PDF kan worden gelezen, hangt af van de manier waarop het blad pagina's scheidt. Schakel altijd over naar de paginaopmaakweergave voordat je exporteert om ervoor te zorgen dat er niets van de rand afloopt en dat er geen tekst is die er krap uitziet.
Schaal je blad in het menu Pagina-instelling zodat het op één pagina breed past. Forceer het echter niet om in de hoogte te passen, want dan wordt de tekst alleen maar kleiner. Dit is vooral handig voor dashboards of brede financiële overzichten, omdat je dan niet alles op één pagina hoeft te proppen.
Pagina-einden efficiënter gebruiken
Excel heeft om onverklaarbare redenen automatische pagina-einden. Dit is een van de meest voorkomende problemen waar Excel-gebruikers mee te maken krijgen, omdat tabellen worden opgedeeld of grafieken worden verknipt.
In plaats van dit te accepteren, kun je naar Paginaopmaak > Onderbrekingen > Paginaonderbreking invoegen gaan en je eigen paginaonderbreking instellen. Op deze manier worden gerelateerde gegevens niet uit elkaar geplaatst en blijven je grafieken en afbeeldingen op hun respectievelijke pagina's.
Marges en oriëntatie controleren
De manier waarop uw gegevens worden weergegeven in PDF-formaat kan worden beïnvloed door de marges en paginastand. Een winst- en verliesrekening wordt het best weergegeven in Staand, terwijl een Gantt-diagram of breed KPI-rapport uitblinkt in Liggend.
Als u weinig ruimte hebt, kunt u ook Smalle marges proberen om meer inhoud te plaatsen met behoud van de juiste spatiëring. Deze eenvoudige aanpassingen verbeteren de leesbaarheid van uw PDF aanzienlijk en zorgen ervoor dat deze er professioneel blijft uitzien.
Exporteren, niet afdrukken
Selecteer Opslaan als PDF in plaats van afdrukken naar PDF. Deze aanpak biedt meer controle over de kwaliteit en de bestandsgrootte.
Als je het bestand verstuurt voor beoordeling of presentatie, selecteer dan Standaard onder Optimaliseren voor om een hoge kwaliteit te garanderen. Als het bestand alleen bedoeld is om snel te delen via e-mail, selecteer dan Minimumgrootte.
Conclusie
Door een paar extra stappen te nemen bij het converteren van het bestand, zorg je ervoor dat de inhoud van je werkmap elegant wordt weergegeven in PDF-formaat. Implementeer deze strategieën en je rugrapporten zullen schitteren zonder onjuiste opmaak.
Pro Tip: Voor teamleden die met uitgebreide eenmalige of periodieke rapporten werken, is het handig om een sjabloon in Excel te maken die gemakkelijk kan worden geconverteerd naar een PDF. Zo bespaar je veel tijd en voorkom je dat je op het laatste moment nog druk bezig bent met de opmaak.
