Het is zeker teleurstellend als de opmaak van een Excel-spreadsheet waar je uren aan hebt gewerkt plotseling naar de knoppen gaat op het moment dat je het probeert te converteren naar een PDF. Belangrijke stukken informatie kunnen verschuiven, onleesbaar worden, grafieken kunnen verschuiven en kolommen kunnen worden afgesneden. Al deze problemen kunnen erg demotiverend en onprofessioneel zijn, of het nu gaat om een prognose, een project tracker of zelfs een financieel rapport. Het goede nieuws? Als je de tijd neemt om een paar pre-export aanpassingen te maken, kun je jouw bewerkte informatie delen als een gepolijste PDF.
Stel altijd eerst jouw afdrukgebied in
Excel heeft een optie om het afdrukgebied in te stellen en dit is de eenvoudigste manier om jouw gebied in te stellen. Als jouw afdrukgebied is ingesteld, probeert Excel geen extra cellen of randen op te nemen die moeten worden uitgesloten.
je hoeft dit niet in te stellen voor elk Excel-blad dat je maakt, want als je een Excel-sjabloon maakt om mee te werken, hoef je dit afdrukgebied maar één keer in te stellen en af en toe iets aan te passen, afhankelijk van de tabellen die je genereert. Of geavanceerder, het kan worden geautomatiseerd door middel van macro's. Overweeg om het in te stellen voor een kwartaalbudget en markeer de relevante tabel. Navigeer naar Pagina-indeling, selecteer Afdrukgebied en kies Afdrukgebied instellen om het af te ronden. Met deze methode weet je zeker dat de PDF het gedeelte dat je wilt vastlegt.
Lay-out en schaal van pagina's wijzigen
Hoe goed jouw PDF kan worden gelezen, hangt af van de manier waarop het blad pagina's scheidt. Schakel voor het exporteren altijd over naar de paginaopmaakweergave om er zeker van te zijn dat er niets van de rand afloopt en dat er geen tekst is die er krap uitziet.
Schaal in het menu Pagina-instelling jouw blad zo dat het op één pagina breed past. Forceer het echter niet om in de hoogte te passen, want dan wordt de tekst alleen maar kleiner. Dit is vooral handig voor dashboards of brede financiële overzichten, omdat je dan niet alles op één pagina hoeft te proppen.
Pagina-einden efficiënter gebruiken
Excel heeft om onverklaarbare redenen automatische pagina-einden. Dit is een van de meest voorkomende problemen waar Excel-gebruikers mee te maken krijgen, omdat tabellen worden opgedeeld of grafieken worden verknipt.
In plaats van dit te accepteren, kun je naar Pagina-indeling > Onderbrekingen > Paginaonderbreking invoegen gaan en jouw eigen onderbreking instellen die zinvol is. Op deze manier worden gerelateerde gegevens niet uit elkaar geplaatst en blijven jouw grafieken en visuals op hun respectievelijke pagina's.
Marges en oriëntatie controleren
De manier waarop jouw gegevens worden weergegeven in PDF-formaat kan worden beïnvloed door marges en paginarichting. Een P&L-overzicht wordt het effectiefst weergegeven in Staand, terwijl een Gantt-diagram of breed KPI-rapport uitblinkt in Liggend.
Als je weinig ruimte hebt, kun je ook smalle marges proberen om meer inhoud te plaatsen met behoud van de juiste spatiëring. Deze eenvoudige aanpassingen verbeteren de leesbaarheid van jouw PDF aanzienlijk, terwijl het er professioneel blijft uitzien.
Exporteren, niet afdrukken
Selecteer Opslaan als PDF in plaats van afdrukken naar PDF. Deze aanpak biedt meer controle over de kwaliteit en de bestandsgrootte.
Als jehet bestand verstuurt voor beoordeling of presentatie, selecteer dan Standaard onder Optimaliseren voor om een hoge kwaliteit te garanderen. Als het bestand alleen bedoeld is om snel te delen via e-mail, selecteer dan Minimumgrootte.
Conclusie
Door een paar extra stappen te nemen bij het converteren van het bestand, zorg je ervoor dat de inhoud van jouw werkmap elegant wordt weergegeven in PDF-formaat. Pas deze strategieën toe en jouw rugrapporten zullen schitteren zonder onjuiste opmaak.
Pro Tip: Voor teamleden die met uitgebreide eenmalige of periodieke rapporten werken, is het handig om een sjabloon in Excel te maken die gemakkelijk kan worden geconverteerd naar een PDF. Zo bespaar je veel tijd en voorkom je dat je op het laatste moment nog moet zoeken naar het juiste formaat.
