Hoe UTAC verhuisde Van Excel naar Vena

· De consolidatietijd is teruggebracht van 3 uur naar 15 minuten

· Een implementatieproject van 8 weken op tijd en binnen het budget afgerond in samenwerking met Finext

· Zelfbedieningsrapportage en inzicht mogelijk gemaakt, waaronder het wereldwijd geconsolideerde personeelsbestand met één muisklik

“Vena heeft een revolutie teweeggebracht in de manier waarop we onze begrotingen opstellen. Elke cyclus verloopt soepeler en we besparen steeds meer tijd.” — Rachel Cundell, FP&A-manager, UTAC.

De uitdaging: omgaan met wereldwijde complexiteit met gefragmenteerde tools

UTAC geeft al meer dan een eeuw vorm aan de toekomst van mobiliteit. Met 250 kilometer aan testbanen, 30 laboratoria wereldwijd en 1.300 experts die zich bezighouden met de ontwikkeling van technologieën voor autonome, geconnecteerde en elektrische voertuigen, ondersteunt de organisatie een breed scala aan klanten in de automobiel-, transport-, petrochemische, banden- en defensie-industrie.

Maar ondanks zijn wereldwijde aanwezigheid werden de budgetterings- en prognoseprocessen van UTAC nog steeds volledig in Excel beheerd. Er was geen audittraject, geen centraal beheer en geen eenvoudige manier om de gegevens uit zowel Oracle Fusion als Sage in hun respectievelijke vestigingen in het Verenigd Koninkrijk en Frankrijk te consolideren.

"Het vertrouwen in de cijfers voldeed niet aan onze eisen, vooral omdat er geen audittraject was, waardoor het moeilijk was om de gegevens consistent te controleren en wijzigingen bij te houden," legde Rachel uit.

Het samenvoegen van gegevens vergde urenlang handmatig werk, waardoor het voor het FP&A-team moeilijk was om een totaaloverzicht te krijgen. Naarmate UTAC groeide, nam ook de behoefte toe aan een planningsplatform dat internationale activiteiten kon ondersteunen, de verantwoordingsplicht kon verbeteren en repetitieve handmatige taken kon elimineren.

De implementatie: hoe Finext UTAC hielp om snel en vol vertrouwen te werk te gaan

UTAC koos voor Vena vanwege het gebruiksgemak, de native Excel-interface en de mogelijkheid om het systeem snel te implementeren zonder dat dit ten koste gaat van de governance. Onder begeleiding van Finext voltooide het team de implementatie binnen de gestelde termijn en het budget, in slechts acht weken tijd. Finext zorgde voor structuur, duidelijkheid en expertise, en hielp UTAC bij het afstemmen van de vereisten, het opschonen van metadata en het ontwerpen van een schaalbaar model voor de organisatie.

“We konden Vena meteen uit de doos halen,” vertelde Rachel. “Finext daagde ons uit, steunde ons en hielp ons een systeem op te zetten dat elke cyclus weer beter wordt.”

“Dankzij de professionaliteit en kennis van Finext is onze implementatie een succes geworden”.

Vanaf het begin lag de nadruk op een snelle implementatie voor de volgende begrotingscyclus, zonder dat dit tot stress zou leiden, en op het ontwikkelen van een oplossing waarop mensen konden vertrouwen.

Door middel van gezamenlijke workshops, korte besluitvormingslijnen en voortdurende afstemming hielp Finext UTAC bij het ontwerpen en implementeren van een gestructureerd planningsmodel in slechts zes tot acht weken. Deze aanpak zorgde voor een evenwicht tussen tempo en duidelijkheid, waardoor het project rustig en doelgericht verliep en het gezamenlijke verantwoordelijkheidsgevoel behouden bleef. UTAC behield de zeggenschap over belangrijke beslissingen en de inhoud, terwijl Finext ervoor zorgde dat de voortgang op schema bleef.

Finext speelde ook een cruciale adviserende rol door UTAC te helpen bij het structureren van complexe metadata en verder te kijken dan de oorspronkelijke reikwijdte van het project. Door ideeën aan te dragen waar UTAC nog niet aan had gedacht, legde het team een basis die niet alleen op de huidige begrotingscyclus is gericht, maar ook op toekomstig gebruik. De gegevens worden nu via door de financiële afdeling beheerde platte bestanden uit Oracle in Vena geladen, afgestemd op de maandafsluiting.

"Het was geruststellend om Finext aan boord te hebben", zei Rachel. "Ze hebben ons gestimuleerd, ons aan het denken gezet over zaken waar we nog niet aan hadden gedacht, en het systeem verbeterd met ideeën waar we zelf nooit op waren gekomen."

De oplossing: een snelle, geïntegreerde planningsomgeving die klaar is voor wereldwijde schaalvergroting

Vena biedt UTAC nu een uniforme, gecontroleerde planningsomgeving waardoor teams vertrouwen hebben in alle cijfers. Dankzij audittrails en drill-down-mogelijkheden kan UTAC elke invoer terugvoeren naar de bron. Operationele leidinggevenden genereren zelf rapporten over hun kostenplaatsen en personeelsbestand, en de HR- en financiële teams hebben direct inzicht in het wereldwijd geconsolideerde personeelsbestand.

Dit nieuwe inzicht geeft meer draagvlak aan de discussies over werving en personeelsplanning. Voor het eerst kan UTAC verzoeken om nieuwe medewerkers in alle regio’s beoordelen op basis van een volledig en nauwkeurig overzicht van de personeelsgegevens.

Vena heeft UTAC ook geholpen om sneller op veranderingen in te spelen. Toen de Britse regering aanpassingen in de premies voor de sociale zekerheid aankondigde, kon het FP&A-team snel en eenvoudig de gevolgen voor meer dan 400 medewerkers in kaart brengen.

De tijd die nodig was voor het opstellen van de begroting is door één teamlid teruggebracht van drie uur naar 15 minuten. En doordat een van hun rapporten dankzij realtime gegevensupdates via de database van Vena automatisch in andere rapporten wordt verwerkt, bespaart het team nu elke keer dat dit rapport wordt gegenereerd 10 minuten, wat op den duur een aanzienlijke tijdwinst oplevert. Hierdoor krijgt het team meer ruimte om zich te richten op zijn rol als strategische partner en om impact te genereren binnen het bedrijf.

"Zelfs kleine verbeteringen besparen ons uren werk. We zijn benieuwd wat we nog meer kunnen doen met wat we al hebben," voegde Rachel eraan toe.

Voortbouwend op het succes van Vena is UTAC van plan om uit te breiden naar cashflowmodellering, gedetailleerdere berekeningen van personeelsvoordelen en een bredere personeelsplanning in meer landen.

“Venaheeft ons meer zelfvertrouwen, inzicht en tijd in onze dagelijkse werkzaamheden gegeven. Elke begrotingscyclus verloopt soepeler en we blijven nieuwe manieren ontdekken om het systeem nog verder te verbeteren.” — Rachel Cundell, FP&A-manager, UTAC

‍