Het selecteren van een geschikte Performance Management (EPM) oplossing is niet eenvoudig. Reden voor VodafoneZiggo om een grondig selectieproces te starten. Door gebruik te maken van use cases en gebruikers te betrekken bij het hele selectieproces, werden de behoeften concreet. Zo werd een gefundeerde keuze gemaakt voor de oplossing die het beste past bij de huidige doelstellingen en werd een goede basis gelegd voor de start van het implementatieproject.
De wens voor een grondige selectie van tools voor een nieuwe EPM-oplossing speelde al enige tijd. Sarita Sewnarain, Manager Technical Reporting bij VodafoneZiggo: "Eerder was de tijd er nog niet rijp voor. Na de joint venture tussen Vodafone Group en Liberty Global was er meer tijd nodig om de rapportagestructuren te harmoniseren om een succesvollere overgang naar een EPM-oplossing te maken. De afgelopen jaren hebben we stap voor stap gewerkt om dat te standaardiseren. Nu zijn de gebruikers klaar voor een geïntegreerd rapportagesysteem."
"Het selectieproces was een logische volgende stap in het verder vereenvoudigen van verschillende processen na de fusie van de twee bedrijven. Je kunt het huis niet gaan schilderen voordat de constructie klaar is," voegt Julius Ronner, Hoofd FP&A binnen VodafoneZiggo, toe.
"We waren op zoek naar een geïntegreerd end-to-end systeem dat mensen zoals 'One Finance' een tool biedt waarmee ze zich op hun kernactiviteiten kunnen richten."
Afstemming van doelen tijdens gereedschapsselectie
Een belangrijk element van de toolkeuze is het blootleggen van de gemeenschappelijke doelen die VodafoneZiggo met het nieuwe systeem wil bereiken als onderdeel van de "Go Digital"-strategie. Julius: "Voor ons waren dat verdere professionalisering van de reporting & control cyclus. We wilden handmatige activiteiten automatiseren en tijd vrijmaken voor activiteiten met toegevoegde waarde, waarbij de rol van Business Control en FP&A werd versterkt. We wilden ook de prognoseprocessen verbeteren; meer inzicht, sneller beschikbaar en met minder werk."
"We waren op zoek naar een geïntegreerd end-to-end systeem dat mensen als 'One Finance' een tool biedt waarmee ze zich op hun kernactiviteiten kunnen richten", vervolgt Sarita.
Aantrekkelijke werkgever met de juiste tools
Naast inhoudelijke doelen is er vaak nog een andere reden die meeweegt tijdens het selectieproces: het aantrekken van nieuwe mensen. "Deze laatste reden hoor ik de laatste tijd steeds vaker tijdens selectieprocessen. Bedrijven willen in de huidige krappe arbeidsmarkt een goed technologisch perspectief bieden", zegt Tom Borsboom, consultant bij Finext en nauw betrokken bij het selectieproces bij VodafoneZiggo.
Dit is zeker ook een belangrijke overweging voor VodafoneZiggo. Julius: "Mensen willen werken in een professionele state-of-the-art omgeving en trots kunnen zijn op de ervaring en kennis die ze opdoen. Niemand wil bij een bedrijf werken waar ze bij wijze van spreken nog met carbonpapier werken."
Omgaan met de complexiteit van financiën
Het financiële domein van VodafoneZiggo is complex, met 250 financials, veel verschillende systemen en veel end-to-end financiële processen. Om recht te doen aan deze complexiteit is het selectieproces Finance-breed benaderd.
"Voor elk onderwerp gingen we de diepte in met de gebruikers op basis van use cases, in plaats van alleen de commerciële demo te beoordelen", zegt Sarita. Ze is enthousiast over deze aanpak: "Ik ga deze aanpak de rest van mijn carrière volgen, dit was de basis van de selectie."
De mening van gebruikers is belangrijk
Dit omvat niet alleen de gebruikers van business control, maar ook financiële controle, boekhouding, externe verslaglegging en IT. Julius: "De gebruikers weten precies wat ze nodig hebben en waar ze tegenaan lopen."
Een andere belangrijke succesfactor was het documenteren van elke stap. Hierbij werden niet alleen de beoordelingen genoteerd, maar ook de feedback in tekst. Julius: "Hierdoor konden we naar de feitelijke zaken kijken. We hebben een aantal zaken naast elkaar gezet; niet alleen de functionele eisen, maar ook meer technische aspecten zoals de mate van integratie en de benodigde interfaces."
"De gebruikers weten precies wat ze nodig hebben en waar ze tegenaan lopen."
Gedetailleerde onderbouwing gebruikers geeft doorslag
Tijdens een toolselectie komen allerlei dilemma's naar boven waarover een beslissing moet worden genomen. Dit was ook het geval bij VodafoneZiggo. Neem bijvoorbeeld de keuze tussen een platformoplossing of een optelsom van puntoplossingen. Een ander dilemma draaide om de vraag in hoeverre bij de toolselectie afgeweken moest worden van de bestaande voorkeur voor één organisatiebrede softwareleverancier.
Uit een longlist, gebaseerd op alle input, wordt een shortlist ontwikkeld. Uiteindelijk is de keuze gevallen op OneStream, waarbij de gedetailleerde onderbouwing van gebruikers en de situatie bij VodafoneZiggo de doorslag hebben gegeven.
Onpartijdige begeleiding bij gereedschapsselectie
Terugkijkend vond Julius het selectieproces behoorlijk intensief. "Een selectieproces confronteert je heel erg met keuzes maken. In grote lijnen wisten we precies wat we wilden, maar niet precies van elkaar. Dat bij elkaar brengen en concreet maken is lastig. Daarnaast vond ik het leerzaam om met andere afdelingen te sparren en ook hun processen te leren begrijpen."
Sarita en Julius zijn positief over de begeleiding van Finext. Julius: "We hebben voor Finext gekozen vanwege de kennis, de flexibele aanpak en de cultuur. De consultants van Finext vragen: 'weet je zeker dat je dit bedoelt, want wij zien het ook anders'. We wilden de mogelijkheid hebben om samen te sparren en te streven naar best practices. Bovendien nemen ze de kennis mee van het selectieproces naar de implementatiefase."
Een andere reden om voor Finext te kiezen is de onpartijdigheid. Tom: "Wij zijn onafhankelijk van softwareleveranciers en hebben jarenlange ervaring met het selecteren en implementeren van alle grote EPM-oplossingen. Hierdoor kunnen we onafhankelijk advies geven over de voor- en nadelen van de verschillende systemen."
"De tijd die je besteedt aan selectie betaalt zich later terug door de keuzes die je maakt en de voorbereiding op de implementatie."
Gedragen keuze en implementatie besparingen
De zorgvuldige aanpak leverde duidelijke voordelen op. Julius: "Ten eerste stelde het ons in staat om op een geïntegreerde manier naar de tools te kijken. Daarnaast resulteerde deze aanpak in een gedragen keuze. Ook zorgde deze aanpak voor het overtuigen van de interne stakeholders en een goede start voor het implementatieteam. Dit bespaart geld tijdens de implementatie en resulteerde in de beslissing om de projectimplementatie in de lijnorganisatie onder te brengen in de vorm van een co-build aanpak."
De toolselectie heeft een positieve impact op Sarita's team: "Interessant voor het Technical Reporting team is dat we nu de stip op de horizon werkelijkheid aan het maken zijn. Ons doel is dat gebruikers optimaal met OneStream kunnen werken en de voordelen ervaren."
Investering uitgebreide gereedschapsselectie loont
Het team van VodafoneZiggo raadt zeker een uitgebreid selectieproces aan. Julius: "De investering is het waard. De tijd die je besteedt aan de selectie betaalt zich later terug door de ondersteunde keuzes en voorbereiding op de implementatie."
