Samen implementeren bij CreditAccess Azië

CCH Tagetik voor consolidatie

Finext heeft CCH Tagetik geïmplementeerd voor consolidatie bij CreditAccess Asia. CreditAccess Asia is een microkredietverstrekker die zich voornamelijk richt op micro- en kleine bedrijven in Azië. De internationale organisatie is ambitieus en groeit snel: opgericht in 2008, heeft het nu meer dan 2,6 miljoen klanten in India, Indonesië en de Filippijnen. Er werken meer dan 10.000 mensen.

Deze groei heeft ook gevolgen voor de consolidatie. "Voorheen deden we de consolidatie in Excel. Omdat er vaak verschillende versies van het consolidatiepakket werden verstuurd, was het moeilijk om de consolidatie op een tijdige en geplande manier uit te voeren. We hadden ook geen centrale database waarin alle informatie was opgeslagen", zegt Ted Medenblik, Chief Accounting Officer van CreditAccess Asia, over de reden om over te stappen op een meer geautomatiseerde consolidatieoplossing, zoals CCH Tagetik voor consolidatie.

"Binnen dit coachingmodel wordt het grootste deel van de implementatie door de organisatie zelf gedaan, onder begeleiding van een ervaren consultant."

Eenvoudig en innovatief

De keuze viel op CCH Tagetik. Daarbij had de internationale kredietverstrekker een belangrijke wens: ze wilden de oplossing implementeren via een coachingsmodel. "Binnen dit projectmodel wordt het grootste deel van de implementatie door de organisatie zelf gedaan, onder begeleiding van een ervaren consultant", zegt Alwin Berkhout. Als consultant bij Finext nam hij de coachende rol op zich.

Op deze manier kan de organisatie zoveel mogelijk uit de oplossing halen met zo min mogelijk implementatiedagen. "Het kostenaspect speelde zeker een rol," legt Ted uit. "Onze consolidatie is niet zo groot of bijzonder, we vonden dat we op basis van onze kennis en ervaring veel zelf moesten kunnen doen."

"Bij de implementatie van CCH Tagetik voor consolidatie is een coachingsmodel nog niet erg gebruikelijk," zegt Alwin. De aanpak past echter goed bij de cultuur van CreditAccess Asia. De missie van CreditAccess Asia is bijvoorbeeld om eenvoudige en innovatieve financiële diensten aan te bieden.

Geïmplementeerd binnen 15 adviesdagen

De gekozen aanpak was succesvol; in ongeveer drie maanden EN binnen de afgesproken 15 adviesdagen werd de nieuwe consolidatieoplossing geïmplementeerd. "Terugkijkend zou ik het zeker weer op deze manier doen," zegt Ted.

Een goede planning is een belangrijke succesfactor in het coachingmodel. "Van beide kanten moet je je goed aan de planning houden, anders rijpt de implementatie te veel," beaamt Alwin. "Op de eerste dag hebben we meteen één coachingsdag per week in onze agenda geblokt en daar hebben we ons goed aan gehouden," beaamt Ted.

Coachen in de praktijk

De wekelijkse coachingsdagen bestaan uit twee delen. "Aan het begin van de dag hebben we eerst samen gekeken hoe de afgelopen week was verlopen; zijn er nog vragen en is alles goed opgezet?" vertelt Alwin. "Het tweede deel van de dag gaf ik uitleg en aan het einde van de dag bespraken we de volgende acties."

Afspreken volgens een vast schema is volgens Ted een goede trigger om ervoor te zorgen dat hij en een collega alles op tijd afkrijgen: "Elke week gaf Alwin ons 'huiswerk' voor de komende week."

Ted nam ook de rol van projectmanager op zich, met activiteiten zoals het opstellen van actielijsten, planningen en agenda's. "In een coachingsmodel heb ik daar geen tijd voor, dan richt ik me op het begeleiden van de implementatie", legt Alwin uit. "Natuurlijk kunnen we de planning ook vanuit Finext doen, maar dan moeten we er vaker bij zijn. Eigenlijk wordt het dan meer een coaching-plus model."

Finext FIT-sjabloon

De implementatie maakt gebruik van de Finext FIT template, de Fast Implementation Template die Finext heeft ontwikkeld op basis van best practices. Vanuit deze FIT template kunnen eenvoudige en duidelijke keuzes gemaakt worden rondom het consolidatieproces.

Alwin: "Je kunt CCH Tagetik zien als een standaard build, met technologie die je kunt aanboren. Op de eerste dag heb ik de Finext FIT template als basis opgezet. Op die manier hoef je niet de hele consolidatie vanaf nul op te bouwen; de consolidatie op de Nederlandse markt is bijvoorbeeld al ingebouwd in de template. Op die manier kun je hergebruiken wat nuttig is, en verwijderen wat niet nodig is."

Naast de implementatie produceert Alwin een aantal rapporten rond de jaarafsluiting om te voorzien in verschillende 'IFRS disclosures'. "We stellen de flexibiliteit om ad hoc nog een aantal zaken op te pakken erg op prijs," zegt Ted. Hij is hoe dan ook positief over het werken met Finext. "Het is ons heel goed bevallen. Vanwege de flexibiliteit, maar ook vanwege de kennis en ervaring die duidelijk naar voren is gekomen tijdens het project."

"Nu kunnen we meer kwalitatieve dingen doen. Er is meer tijd voor activiteiten met toegevoegde waarde, zoals analyses. Daardoor is mijn werk interessanter geworden."

Bespaar tijd

Ted is niet alleen enthousiast over het verloop van de implementatie, maar ook over de resultaten van de nieuwe oplossing: "De jaarafsluiting is goed verlopen en de kwaliteit is omhoog gegaan; door de ingebouwde checks and balances weten we zeker dat dingen aansluiten." De kwartaalrapportage is ook verbeterd. "We hebben nu een beter beheerd, gepland proces voor financiële groepsrapportages."

Het belangrijkste voordeel vindt hij echter de tijdsbesparing: "Door CCH Tagetik voor consolidatie kan ik meer kwalitatieve dingen doen, in plaats van Excel-sheets operationeel uit te wisselen en te laten aansluiten. Ik heb nu meer tijd voor activiteiten met toegevoegde waarde, zoals analyses. Daarmee is mijn werk interessanter geworden."

Nog meer voordeel halen uit CCH Tagetik

Ted ziet nog meer mogelijkheden om CCH Tagetik in te zetten ter ondersteuning van de voortdurende groei van CreditAccess Asia. "Frequentere rapportage, bijvoorbeeld met maandrapportages. Op dit moment consolideren we niet op maandniveau; er wordt dan voornamelijk kwalitatieve informatie gerapporteerd via Excel. De volgende stap is om deze kwalitatieve informatie, zoals het aantal klanten en dergelijke, ook via CCH Tagetik te rapporteren."

Hij ziet ook mogelijkheden rond het jaarproces. "We kunnen budgettering en planning gaan toevoegen, wat nu nog ontbreekt. En in de toekomst zou ik het hele proces rond het jaarverslag verder willen automatiseren, dan gaan we meer richting Disclosure Management."