Royal IHC is een wereldwijde leider in de maritieme sector, gespecialiseerd in schepen, apparatuur en services voor de bagger-, offshore- en defensie-industrie. Als projectgedreven organisatie met een complexe matrixstructuur zijn de financiële processen cruciaal. Na veertien jaar trouwe dienst was het tijd om afscheid te nemen van SAP BPC, mede omdat de support vanuit SAP stopt, maar ook vanwege de behoefte aan snellere, betrouwbaardere managementinformatie in een dynamische markt.
Het SAP BPC tijdperk eindigt, wat nu?
De uitdaging was duidelijk: de uitgebreide, op maat gemaakte functionaliteit van SAP BPC moest overgezet worden naar een moderne oplossing. Royal IHC wilde een systeem dat eenvoudiger, efficiënter en beter geïntegreerd was met de onderliggende ERP-systemen. Het doel: een toekomstbestendige basis die de complexe organisatiestructuur kon ondersteunen zonder onnodig ingewikkeld te zijn. Dit leek een grote stap, maar bood de kans op aanzienlijke vooruitgang.
Samen bouwen aan de oplossing
Royal IHC koos samen met Finext voor OneStream vanwege de sterke integratiemogelijkheden en de uitbreidbaarheid via de Marketplace. Finext begeleidde het project, waarbij bewust niet werd gekozen voor een ‘lift and shift’-aanpak. In plaats daarvan werd het hele proces opnieuw ontworpen om te vereenvoudigen en te standaardiseren. De nieuwe omgeving werd ontworpen en gebouwd via een intensieve, agile samenwerking in een vaste projectruimte. Met een agile-methodologie en sprints van twee weken legde het team de nadruk op datakwaliteit en testen, waardoor het systeem live kon gaan zonder parallelle run.
Het voordeel van de overgang
Het implementeren van OneStream leverde een sterke, toekomstbestendige oplossing op:
- Snellere, meer accurate rapportages
Efficiëntie en prestatie
- Het financiële afsluitproces is met 30% verkort, waardoor de rapportagecycli zijn versneld.
- 25% minder applicatiebeheer, waardoor capaciteit vrijkomt voor verdere ontwikkeling.
- Vereenvoudigde en gestroomlijnde processen door slim herontwerp in plaats van een lift-and-shift aanpak.
Verbeterde rapportage en inzicht
- Meer gedetailleerde en geïntegreerde rapportage en analyse, met geconsolideerde gegevens voor consolidatie, prognoses en cashflow.
- Verbeterde project- en financiële zichtbaarheid dankzij betere modellering van project- en matrixgegevens.
- Voorbereid op de toekomst met integratie van operationele en financiële gegevens (via extra kubussen).
Integratie en flexibiliteit
- Betere integratie met ERP en bronsystemen, waardoor het aantal handmatige stappen afneemt.
- Flexibele, schaalbare architectuur die gemakkelijk kan worden uitgebreid via OneStream Marketplace.
- Slank en onderhoudbaar ontwerp, waarbij onnodige complexiteit wordt vermeden.
Samenwerking en implementatiesucces
- Sterk partnerschap tussen Royal IHC en Finext, met projectwerk op dezelfde locatie voor snelle feedback en besluitvorming.
- Agile projectaanpak voor meer aanpassingsvermogen en samenwerking.
- Grondig testen en vertrouwen in het systeem, waardoor een soepele, schaduwvrije go-live mogelijk is.
Kwaliteit en beheer van gegevens
- Grotere gegevensconsistentie en een beter controlespoor, waardoor de betrouwbaarheid en compliance verbeteren.
- Duidelijkestructuur in dimensies en hiërarchieën, voor transparantie en traceerbaarheid.
- Duurzame basis voor toekomstige uitbreiding en innovatie
-
"Het was een van de meest gecontroleerde en gestructureerde go-lives die ik ooit heb meegemaakt. We leverden binnen het budget, op specificatie en op schema."
Inzicht en flexibiliteit maken het verschil
Kritieke succesfactoren waren de sterke samenwerking met Finext en een flexibele aanpak van de projectuitvoering. Een belangrijke les was het belang van vroege, praktische ervaring met de tool en het stroomlijnen van de blauwdrukfase voor toekomstige projecten.. Reinier de Kloet, Controller bij Royal IHC: "Het helpt als je een partner hebt die flexibel is. Finext stond altijd open voor overleg, zelfs buiten de vaste projectdagen. Die flexibiliteit heeft voor ons echt het verschil gemaakt."
Klaar voor de volgende stap
Met OneStream heeft Royal IHC een robuuste basis gelegd. De tijd die bespaard wordt op beheer, wordt nu gericht ingezet voor doorontwikkeling. De volgende stap is het verbinden van operationele en financiële informatie via projectaccounting. Zo ontstaat meer inzicht, wat helpt om beter te sturen en beslissingen te onderbouwen in een dynamische markt.
