Real-time personeelsplanning in de Greenery

Complexe personeelsplanning

De personeelsplanning in distributiecentra is complex. "We zijn 24/7 open; niet alleen voor inbound en outbound, maar ook voor het inpakken van groente en fruit," vertelt Erwin in 't Veld van The Greenery over de reden om Anaplan te implementeren als oplossing voor personeelsplanning. Het internationale bedrijf heeft 1.400 medewerkers.

Personeel schalen voorspellen

The Greenery levert samen met vele telers en leveranciers een dagvers assortiment groenten, fruit en paddenstoelen aan Europese retailers. Het bedrijf is actief in 60 landen en is eigendom van de coöperatie Coforta, waarin meer dan 500 telers zijn verenigd.

"Vooral het schrappen van mensen is moeilijk te voorspellen," vervolgt Erwin. "Denk aan vragen als 'hebben we genoeg personeel,' 'moeten we mensen langer aan het werk houden,' 'moeten we extra mankracht aanvragen bij het uitzendbureau.' "

"Daarvoor moet je veel informatie verzamelen, waarvoor Excel uiteindelijk te beperkt is."

Wanneer Erwin in contact komt met Anaplan, lijkt het hem een interessante oplossing voor personeelsplanning. Een Proof of Concept (PoC) samen met Finext bevestigt dit: "Vooral het realtime inzicht in de benodigde capaciteit sprak me aan. De PoC verliep heel positief; niet alleen omdat we konden zien wat Anaplan voor ons kan betekenen, maar ook door de klik met de consultants van Finext. De samenwerking verliep voor ons heel goed."

Naast real-time inzicht is ook de gebruiksvriendelijkheid van Anaplan een belangrijke factor. "Anaplan is zeer geschikt voor een co-build of coaching model, waarbij mensen uit de organisatie veel zelf doen en daardoor in staat zijn de oplossing zelfstandig te onderhouden", zegt Willem van Os, als consultant van Finext nauw betrokken bij de PoC en implementatie van Anaplan.

Dit is een grote motivatie voor Erwin: "Ik ben een groot voorstander van het inbrengen van dit soort competenties in je team. Dan kun je meer uit de gegevens halen. Het stelt je ook in staat om datagedreven te zijn zonder vast te zitten in systemen of procedures te moeten opzetten met IT of finance. Je kunt zelf aan de slag en ziet direct de resultaten."

Real-time personeelsplanning per dag en per week

De implementatie begint met het instellen van twee verschillende soorten roosters: een personeelsplanning per dag en een prognose per week. Erwin: "Voordat we de investering in de nieuwe oplossing deden, wilden we weten hoe snel we de licenties konden terugverdienen. Daarvoor hebben we een lijst met 13 business cases opgesteld."

De eerste business case richt zich op het plannen van de werklast gedurende de dag. "Met een planning per dag kunnen we direct aanpassingen maken aan de hoeveelheid mensen die we nodig hebben. Het geeft inzicht in hoe we het vandaag doen en of we actie moeten ondernemen om vandaag en morgen door te komen."

De tweede business case draait om een prognoserapport over de hoeveelheid werk per week. "Met de prognose per week kunnen we de werkdruk van de komende week goed voorspellen," zegt Erwin. "We willen niet te weinig mensen hebben, maar we willen ook zeker niet met te veel opgescheept zitten."

Besparing op personeelskosten

Zo gedetailleerd plannen klinkt vrij uitzonderlijk, maar is noodzakelijk voor bedrijven waar de personeelsbehoeften per dag of zelfs per uur variëren. "We werken met verse producten waar plotseling heel veel vraag naar kan zijn en waarvan de kwaliteit in korte tijd achteruit kan gaan," legt Erwin uit. "Snelheid en flexibiliteit zijn daarom essentieel in ons bedrijf."

Erwin is positief over de resultaten van de planningsoplossing: "We hebben beter inzicht in wat er op ons magazijn afkomt. Nu we dit realtime kunnen zien, kunnen we onze workforce beter verschuiven. Met deze strakkere en betere planning kunnen we besparingen realiseren door precies genoeg mankracht in te zetten."

De nieuwe schema's bieden niet alleen meer inzicht, ze zijn ook veel eenvoudiger te maken.

"We besparen tijd op het maken van rapporten en planningen, waardoor we veel vaker kunnen plannen."

Roosters importeren of maken in Anaplan

Tijdens de implementatie van de eerste twee plannen is al rekening gehouden met de volgende business cases op de lijst. Zo is er bijvoorbeeld bewust voor gekozen om op dit moment meer gegevensverbindingen met het bronsysteem tot stand te brengen.

Een andere bewuste keuze is het maken van roosters in Anaplan zelf. "Het alternatief is om personeelsroosters te maken in Excel en deze vervolgens te importeren in Anaplan," legt Willem uit. "Direct in Anaplan roosteren vergt een omschakeling van de gebruikers, maar bespaart hen tegelijkertijd veel tijd. Ook is het rooster dan directe input voor andere berekeningen in Anaplan, waardoor het de single source of truth wordt."

"Digitaal en agile zijn mooie termen om te noemen en staan op het verlanglijstje van veel bedrijven, maar de grote vraag is hoe je dat doet."

Datagestuurd en wendbaar

De implementatie van het platform is in lijn met de strategie van The Greenery. "We willen graag digitaler en wendbaarder worden. Deze stap past daar goed bij," zegt Erwin.

Toch is de wens voor de oplossing voor personeelsplanning van onderaf ontstaan: "Digitaal en agile zijn mooie termen om te noemen en staan op het verlanglijstje van veel bedrijven, maar de grote vraag is hoe je het doet," zegt Erwin. De uitdagingen rond agile Workforce Planning zijn er zeker. "Vanuit het perspectief van de supply chain zijn we dit project bottom-up gestart; het is duidelijk dat het aansluit bij de strategie en bijdraagt aan wendbaarheid. Bovendien worden we steeds meer datagedreven. We hopen dat Anaplan zich nu als een olievlek verspreidt en dat andere afdelingen het ook gaan gebruiken."

"Ik had vooraf hoge verwachtingen, maar die zijn zeker uitgekomen," zei hij.

Koppeling met de roosters

Naast de huidige lijst van 13 punten denkt Erwin al na over aanvullende stappen. "Een logische volgende stap is om een koppeling te maken tussen het HR-systeem en de roosters. Die toekomstige koppeling is er al. Zo'n koppeling is zeker geen vervanging van het HR-systeem, waarin mensen in- en uitklokken, maar het geeft wel mogelijkheden om roosters en vakanties op elkaar af te stemmen."

Er zullen waarschijnlijk nog meer ideeën volgen uit de vervolgstappen om Anaplan breder in te zetten binnen het bedrijf. "Ik had vooraf hoge verwachtingen, maar die zijn zeker uitgekomen", besluit Erwin.