Wanneer een dochteronderneming van de Terberg Group fuseert met de Spaanse RosRoca Group, stijgt haar omzet met 100%. Dit vereist grote veranderingen binnen de rapportagestromen, vooral omdat er twee verschillende GAAP worden gebruikt. Het familiebedrijf wil ook het planningsproces verbeteren. Door te rapporteren met OneStream kunnen al deze veranderingen snel worden doorgevoerd.
De fusie van Terberg Environmental met de Spaanse RosRoca Group maakt Terberg Group in één klap een van de grotere spelers in Europa. "Door de overname zijn we in omvang verdubbeld", zegt Bart de Haas van Terberg Group. De omzet stijgt met ongeveer 100% en de internationale organisatie groeit naar 2.500 medewerkers. Ook het aantal entiteiten verdubbelt van 25 naar 50. Het familiebedrijf is een wereldwijde leverancier van onder andere speciale voertuigen en leaseauto's.
Meerdere GAAP's in één platform
De impact van deze overname op financiën is veelvoudig. "We kregen een bredere informatiebehoefte en wilden onze rapportagestromen verder professionaliseren," vervolgt Bart. "Bovendien rapporteren we met OneStream nu zowel in Dutch GAAP als in UK GAAP." De nieuwe Terberg RosRoca Group is namelijk gevestigd in het Verenigd Koninkrijk. Dit betekent rapporteren volgens UK GAAP, terwijl Terberg Group rapporteert volgens Dutch GAAP.
Er wordt een unieke oplossing gecreëerd rondom de rapportage voor de twee verschillende GAAP's. "Beide GAAP's worden binnen hetzelfde platform gegenereerd", vertelt Andreas Nederhoed, betrokken bij de implementatie van OneStream van Finext. "De entiteiten laden de data in één keer in, waarna we op twee manieren rapporteren."
Rapportage met OneStream
De Terberg Group loopt graag voorop in haar consolidatie- en rapportageprocessen. Zo was het familiebedrijf enkele jaren geleden de tweede organisatie in de Benelux die OneStream implementeerde. "Door te rapporteren met OneStream merk je dat de flexibiliteit van het platform helpt bij de integratie", zegt Ivo Jansen van Terberg Group. "Deze flexibiliteit was oorspronkelijk ook een van de redenen om voor deze oplossing te kiezen." Andere redenen voor de keuze destijds waren snelheid en betrouwbaarheid.
Het familiebedrijf wil nog veel meer stappen zetten met het platform. "We gebruiken nu nog maar 20% van de mogelijkheden van OneStream", zegt Bart. Reden genoeg om een vervolgimplementatie te starten. "OneStream kan veel meer dan waar we het in eerste instantie voor hebben aangeschaft, bijvoorbeeld rond het maken van doorsnedes en rapportagevereisten", zegt Ivo. "Nu we de mogelijkheden van OneStream kennen, kunnen we het nog beter inrichten."
"Nu we het potentieel van OneStream kennen, kunnen we het nog beter opzetten."
Voortschrijdende voorspelling
Een van de volgende stappen is het opzetten van het planningsproces. "We willen het planningsproces efficiënter maken," zegt Bart. "Vorig jaar waren we 3 maanden bezig om de budgetten te verzamelen, in OneStream te krijgen en het er netjes uit te halen." "OneStream kan dat proces heel goed ondersteunen", zegt Maaike Brouwer van Finext. "We hebben het nu zo ingericht dat gebruikers gegevens niet meer in spreadsheets invoeren, maar direct in OneStream."
Bart is een groot voorstander van een rolling forecast. "Iedereen is druk tijdens de begrotingsronde in september, maar ik wil dat de organisatie continu naar de toekomst kijkt. Als je in juni een 18-maanden forecast doet, heb je eigenlijk al de eerste versie van je budget. Dan kan het management er al naar kijken. De feedback van het management, zoals minder kosten of meer inkomsten, kan dan worden verwerkt in de volgende prognose. Op deze manier wordt er elke maand naar de prognose gekeken en wordt deze steeds nauwkeuriger." Dit vereist echter nog wel een mentaliteitsverandering binnen de organisatie. "Deze manier van denken sluit nog niet aan bij wat de controllers gewend zijn", zegt Ivo. "In OneStream is alles mogelijk, maar mensen moeten er wel in meegaan", beaamt Bart. "Je wilt voorkomen dat mensen denken dat het een black box is."
Professionaliseringsslag dankzijrapportage met OneStream
Ook op het gebied van interne organisatie ontwikkelt Terberg Group zich snel. "We zijn bezig met het professionaliseren van de organisatie. Dit heeft te maken met een groter veranderingsproces; hoe willen we de organisatie aansturen nu we groter zijn geworden?" zegt Bart. "George Terberg leidt het bedrijf al 37 jaar. Vroeger had hij zoveel gevoel voor het bedrijf dat hij de cijfers niet nodig had om te weten of het goed ging. De organisatie is echter groter geworden en hij neemt steeds meer afstand. De raad van bestuur heeft meer informatie nodig".
Tegelijkertijd spelen ook de informatiebehoeften van het bedrijf een rol. "Elk onderdeel heeft veel vrijheid; ondernemerschap staat voorop. Doordat OneStream zo flexibel is, hopen we snel te kunnen reageren op informatieverzoeken. De waarde van zo'n softwarepakket komt dan sterk naar voren", legt Bart uit. Ze maken deze informatie inzichtelijk door gebruik te maken van de dashboardfunctie in OneStream.
"Het is beter om het simpel te houden. Dan is het makkelijker te begrijpen, efficiënter en makkelijker uit te wisselen."
Wensen wegen
Bij het implementeren van alle vereisten vinden Bart en Ivo het wel belangrijk om het doel van de aanpassingen in het achterhoofd te houden. Bart: "Je moet je altijd afvragen waar je het voor gebruikt." Neem bijvoorbeeld het spanningsveld tussen rapporteren aan de groep en lokale verantwoordingseisen. "Landen moeten 12 keer per jaar rapporteren aan de groep. Dat zou leidend moeten zijn in vergelijking met de lokale verantwoordingseisen, waar de lokale organisatie maar één keer per jaar verantwoording hoeft af te leggen."
"Als je alle mogelijkheden van het pakket ziet, ben je in eerste instantie geneigd om het te complex te maken," zegt Ivo. "Het is beter om het simpel te houden. Dan is het makkelijker te begrijpen, efficiënter én makkelijker uit te wisselen."
