Projectmanagement is de core business van Boskalis Nederland, de divisie van Boskalis die zich richt op civiele techniek binnen Nederland. Maar omdat geen twee projecten hetzelfde zijn, vereist dit veel flexibiliteit in de gebruikte rapportageoplossingen. De komst van Vena Solutions zorgde voor een robuuster systeem zonder aan flexibiliteit in te boeten.
Meer structuur
"Projectmanagement is onze core business", zegt Carlo van Noort, destijds CFO van Boskalis NL. Deze divisie van Boskalis richt zich op civiele techniek binnen Nederland. "We doen allerlei soorten projecten, van groot tot klein. Deze infrastructurele projecten zijn altijd anders en elk project heeft zijn eigen budget-control rapport."
Voor deze prognoses gebruiken de projectcontrollers Excel. "Het proces was niet erg efficiënt", zegt Erik van Deursen van Boskalis NL. "We liepen tegen veel dubbele handelingen aan en wilden de integriteit van de rapportage verbeteren. In Excel kan iedereen alles aanpassen, waardoor er soms formulefouten ontstaan." "Daarnaast was er geen centrale opslag van de gegevens", vult Rody van den Bosch van Boskalis NL aan. "Onze mailbox was ons archief."
Daarom is de bouwdivisie op zoek naar een aanvullende tool. "We wilden de prognoses verankeren in een meer gestructureerde omgeving. Excel is erg gebruiksvriendelijk, dus mensen gingen allerlei varianten gebruiken", legt Carlo uit. "Ook wilden we de koppeling tussen de projecttool en het financiële systeem verder verankeren; met een directe link naar de basisgegevens, zodat je vanuit de rapportages kunt doorkijken naar de achterliggende financiële transacties."
Boskalis Groep werkt met SAP BPC voor consolidatie, waarin de resultaten van de projectprognoses zijn opgenomen. "We waren op zoek naar de ontbrekende schakel tussen het bronsysteem, Excel en SAP BPC," zegt Erik.
Flexibiliteit binnen kaders
Boskalis NL kiest voor Vena Solutions. "Vena brengt ons de gewenste structuur voor projectmanagement", legt Carlo uit. "Binnen de cultuur van een bouwbedrijf is het soms best lastig om discipline in de organisatie te brengen, Vena helpt daarbij. De kracht van Vena is dat het van de Excel spaghetti een gestructureerde omgeving maakt."
Tegelijkertijd is er veel vrijheid voor de projectcontrollers. Carlo: "Bij de keuze voor Vena hebben we gedacht vanuit de gebruikers; zij krijgen nog steeds de Excel look & feel, maar met piketlijnen die aangeven hoe wij denken de projecten het beste te kunnen managen. Binnen deze kaders geven we flexibiliteit in de werkzaamheden per project."
"De kracht van Vena is dat het Excel-spaghetti verandert in een gestructureerde omgeving."
Keuzes
Bij de opzet is een aantal bewuste keuzes gemaakt. "We hebben gezocht naar een goede balans tussen de wensen vanuit Boskalis NL en vrijheid voor de projectleider; hoe wil hij het project aansturen?", vertelt Benno van Ingen, als consultant nauw betrokken bij de implementatie van Vena bij Finext. Hij was ook betrokken bij het opzetten van het totale SAP BPC. "Het flexibel inrichten van een datamodel, dat elkaar eigenlijk tegenspreekt," vervolgt Benno. "Wat enorm geholpen heeft, is dat de gebruikers vanaf het begin betrokken waren. Zij waren zelfs doorslaggevend bij de pakketselectie."
Er zijn ook doordachte keuzes gemaakt rond de integratie van Vena naar SAP BPC. Het uploaden van Vena naar BPC gebeurt bijvoorbeeld via een flat file. "Technisch gezien zouden we dit ook kunnen automatiseren", legt Benno uit. De focus van Vena lag echter op projectcontrole. "We wilden eerst de prognoses, rapporten en workflow goed krijgen; we uploaden tenslotte maar vier keer per jaar naar BPC", legt Erik uit.
Snel operationeel
Het extra platform leverde al snel de gewenste resultaten op. "De nieuwe situatie werd snel geaccepteerd door de gebruikers; de omgeving verandert nauwelijks, maar je krijgt wel extra mogelijkheden," zegt Rody.
"Er is meer inzicht in het proces, waardoor ik minder tijd kwijt ben aan de afsluiting."
Het gebruik van de ruim 100 budgetcontrolerapporten wordt nu gestructureerd via Vena. "Er is meer inzicht in waar je bent in het proces," zegt Erik. "Daardoor ben ik zelf veel minder tijd kwijt tijdens het afsluiten." "De fouten in de prognoses worden eerder opgepakt", beaamt Rody. "De afsluiting verloopt soepeler; de gebruiker komt zijn eigen fouten al tegen. Dit geeft ons ook een andere focus; we hoeven niet te zoeken naar de fouten in de rapporten, maar kunnen kijken naar wat er in het project gebeurt."
Ook Carlo, Erik en Rody zijn positief over de samenwerking met Finext. Carlo: "De samenwerking verliep erg prettig, mede door de kennis die al aanwezig was bij Finext. Ze hebben ons op een aantal factoren gewezen en de tool snel operationeel gekregen. Ook het vervolgtraject willen we samen met Finext doen."
De rol van projectcontroller
Het Vena-platform helpt om de rol van projectcontroller goed in te vullen. "De rol van projectcontroller is aan het veranderen. De omgeving waarin wij als Nederlandse infrabedrijven opereren is complex; we werken met kleine marges van zo'n 3 tot 4%. Het verschil tussen winst en verlies op een project is dus klein, dit vraagt om gedetailleerde controle van het project," zegt Carlo. "De kracht van deze tool is dat het de Excel spaghetti verandert in een gestructureerde omgeving, waardoor de gewenste projectcontrole mogelijk wordt."
Carlo verwacht veel meer van Vena dan alleen projectmanagement. "Persoonlijk denk ik dat we voorop lopen. Dit is de basis; we hebben de financiële cijfers in een omgeving waar we alles op één consistente manier doen. In de vervolgfase willen we ook de kwalitatieve informatie opnemen, zodat het daadwerkelijk een tool wordt die niet alleen van de projectcontroller is, maar ook van het projectteam en de projectmanagers. We willen van een controlerapport naar kwalitatieve informatie die de projectmanager kan gebruiken voor zijn projectbeheersing. Bijvoorbeeld stoplichtrapportages voor de beheersing van het ontwerpproces, van veiligheid en van contractkwesties zoals meerwerkorders."
Gebruiksvriendelijk en gestructureerd
"Kortom, Excel is wereldwijd de meest gebruiksvriendelijke en gebruikte tool. Excel kan veel, maar geeft mensen ook veel vrijheid. De kracht van Vena is om juist in die gebruiksvriendelijke omgeving een structuur te ontwikkelen. Dit stelt ons in staat om kaders aan te geven rond hoe we willen werken," besluit Carlo. Al met al zorgt dit voor een beter projectmanagement voor Vena.
