Het Nijmeegse Ampleon is wereldwijd toonaangevend met zijn innovatieve, hoogwaardige radiofrequentietechnologie. Met een mogelijke beursgang in het verschiet is het voor het voormalige bedrijfsonderdeel van NXP belangrijk om solide financiële processen op te zetten. In een gefaseerd programma wordt met behulp van OneStream een snelle en betrouwbare informatievoorziening gerealiseerd.
Financiële informatievoorziening optimaliseren
Het innovatieve bedrijf wil zijn financiële informatievoorziening verbeteren. "We deden consolidatie in Excel. Dat was onnodig handmatig, foutgevoelig en tijdrovend. Om er professioneel uit te zien, heb je een consolidatiesysteem nodig", vertelt Harm Polman, Sr. Director of Financial Planning & Analysis bij Ampleon over de reden om OneStream te implementeren voor consolidatie.
Ampleon levert hoogwaardige radiofrequentietechnologie [RF Power]. Deze technologie wordt gebruikt voor draadloze infrastructuur voor mobiele telefonie, televisie en radio, industriële, wetenschappelijke en medische toepassingen, luchtvaart en defensie, maar ook in toepassingen voor microgolfovens om te verwarmen/ontdooien en plasmaverlichting. Het bedrijf, met 16 vestigingen waaronder het hoofdkantoor in Nijmegen, Nederland, heeft wereldwijd ongeveer 1.650 mensen in dienst.
"Als één persoon alles handmatig doet, ben je erg kwetsbaar. Met standaardprocessen en een kant-en-klare oplossing wordt het maken van back-ups veel flexibeler."
Consolidatie met OneStream ter voorbereiding op verwachte beursgang
Een van de redenen voor de optimalisatie is de mogelijke beursgang van Ampleon. Harm: "We willen efficiënter en betrouwbaarder kunnen consolideren, zeker gezien de mogelijke beursgang. Dan moet je het investor relations rapportageproces strak op orde hebben."
"We willen in staat zijn om onze interne belanghebbenden sneller van informatie te voorzien en ervoor zorgen dat het betrouwbare informatie is, wat vooral helpt bij het opbouwen van vertrouwen," zegt Robin Whelan, Reporting Manager bij Ampleon. "Naarmate we overgaan op een beursnotering, ontstaan er veel meer en strakkere deadlines en externe informatiebehoeften. Dan moeten we ad hoc analyses sneller boven water kunnen krijgen."
Een andere reden is om de kwetsbaarheid te verminderen, legt Harm uit:
"Als één persoon alles handmatig doet en die persoon wordt ziek of valt uit, dan ben je erg kwetsbaar. Met standaardprocessen en een kant-en-klare oplossing wordt het maken van back-ups veel flexibeler."
Van bedrijf naar lokaal
De derde reden is de wens om meer activiteiten onder te brengen bij lokale financiële managers. "Om de professionaliteit nog verder te vergroten, willen we dat lokale gebruikers ook analyses kunnen maken," zegt Robin.
De lokale managers zijn verantwoordelijk voor de consolidatie, dus van de cijfers tot het inlezen in OneStream. Het is aan de landen zelf om ervoor te zorgen dat de cijfers kloppen. "Hiermee verschuift de verantwoordelijkheid voor de juistheid van de cijfers van Corporate naar de landen", zegt Ruben Cammeraat, vanaf Finext nauw betrokken bij de implementatie van OneStream bij Ampleon.
Verbeter de financiële processen in drie fasen
Het optimaliseren van de consolidatie- en rapportageprocessen is de eerste fase in een breder programma. "We pakken dit programma in drie fasen aan. De eerste fase is 'Betrouwbare rapportage'. Hierbij gaat het om rapportage aan interne en externe belanghebbenden, bijvoorbeeld bankrapportage en rapportage aan aandeelhouders, maar ook intern aan het management. De tweede fase is 'Managementinformatie', waarbij we minder tijd willen besteden aan rapportage en meer aan analyse. De derde fase is 'Driver-based forecasting'," zegt Harm. "Uiteindelijk vinden we dat elk stukje informatie van financiën een doel moet hebben."
In verband met de mogelijke beursnotering richt fase 1 zich op verslaglegging. Maar ook zonder beursnotering is dit een logische structuur, vindt Ruben: "Je moet er eerst voor zorgen dat je als team de tool onder de knie krijgt en dat iedereen - ook de lokale gebruikers - ermee aan de slag gaat. In de praktijk hanteren we bij veel organisaties zo'n projectaanpak; eerst de verplichte consolidatie, dan geleidelijk uitbreiden naar een strategisch plan en driver-based forecasting."
Kiezen voor het brede platform van OneStream
Het brede programma is een belangrijke reden om voor het platform van OneStream te kiezen. "We wilden een kant-en-klaar en schaalbaar systeem dat ons zou helpen bij ons doel om meer te automatiseren. Daarnaast wilden we het hele proces van validatie tot analyse in één systeem vastleggen," zegt Harm.
Ampleon gaat niet over één nacht ijs; een eerdere implementatie van een ander consolidatiesysteem was geen succes. Reden genoeg om dit keer met Finext in zee te gaan. "We hebben Finext gevraagd ons op twee gebieden te helpen: het selectieproces en de implementatie," zegt Harm. Een belangrijk aspect was het feit dat Finext onafhankelijk is van softwareleveranciers, legt Robin uit: "Andere partijen hebben vaak een sterke voorkeur voor één tool, terwijl Finext een brede toolkennis heeft en onafhankelijk advies kan geven."
Onderdeel van het selectieproces was een referentiebezoek aan Flowtraders, waar Finext eerder OneStream implementeerde. Harm en Robin zijn enthousiast over het verloop van het project: "Naar volle tevredenheid, zowel wat betreft de standaardisatie in het systeem als de uitvoering van het project. Ook de training en ondersteuning van de organisatie verliep goed."
"Uiteindelijk willen we de strategie vertalen naar actieplannen. OneStream helpt ons om dit op een gestructureerde manier aan te pakken."
Ondersteunende strategie
Harm: "Toen we vier jaar geleden werden opgericht als Ampleon, werden alle groepsfuncties gescheiden en we vullen deze functies nu zelfstandig in. Dit is voor delen van de organisatie nog relatief nieuw."
Het implementeren van OneStream om processen te optimaliseren ondersteunt de strategie van Ampleon. "Uiteindelijk willen we de strategie vertalen naar actieplannen. Op deze actieplannen wil je voortgang hebben. OneStream helpt ons om dit gestructureerd aan te pakken," zegt Harm.
Snellere en betere consolidatie met OneStream
Het innovatieve bedrijf is positief over de resultaten van het nieuwe consolidatieproces. "Ik zie alleen maar voordelen en krijg ook de feedback van de organisatie dat ze veel toegevoegde waarde zien. De cijfers zijn beter en makkelijker toegankelijk. Ook is de snelheid van rapporteren toegenomen, waardoor we tijd aan andere dingen kunnen besteden," zegt Harm.
De volgende fase staat al gepland. "Eerst is het belangrijk om fase 1 goed af te ronden," zegt Robin. "Dat moet je niet onderschatten, het kost tijd om alle extra rapportages neer te zetten. Denk bijvoorbeeld aan productievarianties en kostenplaatsrapportages. Daarna kunnen we de managementinformatie verder uitbreiden."
