Deli Home produceert bouwmaterialen en is bekend van merken als CanDo, Bruynzeel, Lundia, Skantrae en Weekamp. Het internationale bedrijf heeft een flinke groeiambitie en liep daarom tegen de beperkingen van zijn verouderde Performance Management oplossing aan. De migratie naar OneStream levert tijdwinst, gebruiksgemak en vertrouwen op.
Het was hoog tijd om over te stappen, vertelt Jack Heijnen, Group Reporting Manager bij Deli Home, over de migratie van het legacy systeem naar OneStream. "Het vorige systeem was al lange tijd in gebruik en verouderd."
Ook was de interne kennis over de applicatie in de loop der jaren verwaterd. "We hadden slechts 20-30% kennis over de applicatie in huis, wat betekende dat we buiten eenvoudig gebruik van het pakket niet veel zelf konden doen. Voor bijna alle andere vragen moesten we ondersteuning krijgen van consultants, zelfs voor eenvoudige wijzigingen zoals het toevoegen van een nieuwe entiteit," vervolgt Jack.
Groei vereist migratie van legacy systeem naar nieuwe Performance Management oplossing
Bovendien heeft het internationale bedrijf een aanzienlijke internationale groeiambitie. Opgericht in 1869 in Indonesië, is het bedrijf in de afgelopen 150 jaar uitgegroeid tot marktleider in de Benelux en streeft het naar een nog breder internationaal bereik.
De verkoop van Deli Home aan een nieuwe investeringspartij ondersteunt deze strategische doelstelling. Jack: "De internationale focus van de nieuwe investeringspartij versnelt onze groeiambitie." Met 30 bedrijven, sommige met meerdere entiteiten en verschillende workflows, vereist deze ambitie een goed functionerend Performance Management systeem.
"We wilden de rapportage over het verleden eerder afronden, zodat we naar de toekomst konden kijken."
Minder workarounds en meer analysetijd
Daarnaast hadden de beperkingen van het legacysysteem voor veel workarounds in Excel gezorgd. Het verminderen van deze workarounds was een belangrijk doel bij de migratie. "We wilden Excel-praktijken elimineren en de tool leidend maken," zegt Jack.
Een tweede belangrijk doel was meer ruimte voor analyse. Jack: "Een van onze belangrijkste doelstellingen was om van knippen en plakken naar meer tijd voor analyse te gaan. Het kostte ons veel werk om de rapporten voor te bereiden. We wilden sneller klaar zijn met de rapportage over het verleden, zodat we naar de toekomst konden kijken."
Deze doelen leidden ons ertoe te kiezen voor de platformoplossing OneStream. "Met OneStream kunnen we enerzijds zo snel mogelijk rapporteren over het verleden en anderzijds werken aan de toekomst. Dat ondersteunt de business."
Krappe deadline voor migratie van legacysystemen
Het migratieproject had een ambitieuze deadline. "We wilden zo snel mogelijk kunnen consolideren. Ons eerste doel was daarom de jaarafsluiting en de daaruit voortvloeiende maandrapportages. Dat betekende dat we een keiharde deadline hadden: in december wilden we in het nieuwe pakket kunnen werken." Met een projectstart medio augustus vroeg dat veel van het projectteam. Jack: "We wisten van tevoren dat het heel krap zou worden." Het projectteam koos voor een pragmatische projectaanpak. "Korte communicatielijnen en een compact team zorgden ervoor dat we op projectdagen snel konden afstemmen. Hierdoor konden we goed te werk gaan," zegt Maaike Brouwer van Finext.
"Korte communicatielijnen en een compact team zorgden ervoor dat we op projectdagen snel konden afstemmen. Hierdoor konden we goed te werk gaan"
Belangrijkste succesfactoren bij het migreren van een legacy systeem naar OneStream
Deze projectaanpak bleek een van de belangrijkste succesfactoren voor het soepele verloop van de migratie. Gevraagd naar de andere belangrijke succesfactoren zegt Jack: "Het OneStream programma in combinatie met de kennis en expertise van de consultants van Finext. De samenwerking met Finext was goed. We hebben de deadline gehaald en zijn strak binnen het budget gebleven."
De open aanpak van Jack en zijn collega hielp ook om de doelen te bereiken. "In de requirement sessies keken we niet naar de processen binnen het legacy systeem, maar naar onze behoeften op dat moment."
Het platform leent zich daar goed voor. "Persoonlijk vind ik de flexibiliteit van OneStream een pluspunt: je bouwt het helemaal vanaf nul op. Maaike en de andere Finexters konden bijna alle vereisten in de applicatie ontwikkelen."
"Persoonlijk vind ik de flexibiliteit van OneStream een pluspunt: je bouwt het helemaal vanaf nul op. Maaike en de andere Finexters waren in staat om bijna alle vereisten in de applicatie te ontwikkelen."
Minder tijd kwijt aan het verzamelen van nummers
Jack is ook enthousiast over de resultaten van de nieuwe manier van werken. "We hebben nu dagen gewonnen voor meer analyse. Dat is echt winst." Daarnaast kan het Deli Home team nu veel zelfstandig oppakken. Jack: "De dagelijkse dingen kunnen we zelf doen. Met het vorige systeem moesten we een consultant bellen om een periode te openen, nu kunnen we zelfs onze rapportages maken. Dat is een groot voordeel." "Nu is consolidatie zo goed als een druk op de knop en kunnen we erop vertrouwen dat de cijfers kloppen."
Vertrouwen in de cijfers
Een ander groot voordeel is het vertrouwen in de cijfers. "We werken nu vanuit de bron. Voorheen moest iemand alle spreadsheets aan elkaar knopen. Nu is consolidatie een kwestie van een druk op de knop en kunnen we erop vertrouwen dat de cijfers kloppen. Met het oude systeem kwamen de resultaten niet altijd overeen met de spreadsheets."
Een wijziging in de juridische structuur die nooit in het oude systeem was doorgevoerd, zorgde voor een lastig dilemma. "We kozen ervoor om dit in één keer in het nieuwe systeem te implementeren. Dat was wel een puzzel; we bouwden eerst de historische structuur en daarna de nieuwe juridische structuur," zegt Jack. "Deze keuze zorgde wel voor meer vertrouwen in het systeem, omdat we genoeg vergelijkingsmateriaal hadden om een goede datavalidatie te doen op de historische cijfers," zegt Maaike.
Het OneStream-platform benutten
De volgende stap is het implementeren van het budget en de prognose in het OneStream platform. Jack: "Daarmee is de cirkel van financiële systemen rond. Daarna willen we misschien andere applicaties gaan koppelen, zodat we alles uit één bron kunnen halen."
Jack heeft dan ook volop plannen voor het platform daarna. "De verwachting is dat we het systeem nog veel meer gaan benutten, bijvoorbeeld met de modules uit de OneStream MarketPlace."
.webp)