Lokale vrijheid en uniforme rapportage bij Oilinvest

"We willen de gehele financiële rapportage moderniseren", zegt Ilja Ansink, Senior Accountant Projecten bij Oilinvest. Om dit te bereiken stapt de oliemaatschappij over op een moderne Performance Management oplossing. De keuze viel op uniforme rapportage in CCH Tagetik. "We werkten met 20 jaar oude spreadsheets, wat veel handmatig werk betekende. We willen meer uniformiteit en meer harmonisatie, binnen één gebruiksvriendelijk systeem."

Oilinvest is een belangrijke speler in de Europese downstream olie-industrie, met de belangrijkste merken Tamoil en HEM. De oliemaatschappij - met hoofdkantoor in Den Haag - heeft ongeveer 1.000 mensen in dienst.

"Door de rapportage te optimaliseren kunnen we betere strategische beslissingen nemen."

Betere strategische beslissingen met uniforme rapportage in CCH Tagetik

De verbetering van de financiële processen ondersteunt de strategie van de oliemaatschappij. "Door de rapportage te optimaliseren, kunnen we betere strategische beslissingen nemen. Bijvoorbeeld bij keuzes rond investeringen in een nieuw tankstation en afwegingen tussen interne of externe financiering," vervolgt Ilja.

Goede stuurinformatie is ook belangrijk bij keuzes rond dochterondernemingen. Ilja: "Als je weet welke bedrijfssegmenten het meest winstgevend zijn, kun je beslissen in welke dochteronderneming je meer wilt investeren."

Decentrale organisatie standaardiseren

Oilinvest is een gedecentraliseerde organisatie, waarbinnen de dochterorganisaties een grote mate van autonomie hebben. Zij krijgen een substantiële rol in het project. "We wilden lokaal draagvlak creëren voor het nieuwe systeem door de dochterorganisaties er echt bij te betrekken. Op die manier konden we kennis geven en ontvangen," zegt Niels Sterkenburg. Niels is als consultant van Finext nauw betrokken bij de implementatie van uniforme rapportages in CCH Tagetik.

Om de lokale vrijheid te behouden en tegelijkertijd de financiële rapportage te standaardiseren, bezoeken Ilja en Niels de dochterondernemingen. Ilja: "Een van de succesfactoren is dat Niels en ik alle dochterondernemingen samen hebben bezocht, sommige zelfs meerdere keren. Tijdens zo'n bezoek brachten we 2-3 dagen door in een kamer met de mensen die het moeten doen."

Deelname tijdens de bouw

Door deze lokale sessies kregen de gebruikers al tijdens de ontwikkeling van het nieuwe systeem de ruimte om hun wensen kenbaar te maken. Deze inspraak werd meteen concreet gemaakt, vertelt Ilja: "Tijdens de sessies heeft Niels de aanpassingen meteen verwerkt in het systeem. Zo konden we ter plekke valideren of dit was wat de gebruikers bedoelden. Bij de volgende dochter namen we de aanpassing ook weer mee."

Dat betekent wel iets voor het projectteam. "In veel organisaties neemt het hoofdkantoor alle beslissingen over het opzetten van een systeem. Hier was het heel anders," zegt Niels lachend.

Zoveel ruimte voor input van gebruikers brengt ook dilemma's met zich mee. Bijvoorbeeld wanneer lokale eisen vragen om te veel details in het systeem. "Dan is het fijn dat Niels veel kennis heeft van de technische mogelijkheden van het systeem, en ik de dochterondernemingen goed ken. Zo konden we tijdens de bespreking een goede middenweg vinden," zegt Ilja. De manier waarop is belangrijk, vindt Niels: "Niet alleen aangeven dat iets niet kan, maar ook een oplossing bieden hoe het wel kan."

Spanning tussen lokale wensen en standaardisatie

Deze aanpak lost met succes de spanning op tussen lokale wensen en harmonisatie - zo kenmerkend voor gedecentraliseerde organisaties. "De rapportage is gestandaardiseerd, maar elke dochterorganisatie komt via een ander proces tot de cijfers. We hebben ervoor gekozen om de dochterondernemingen niet de processen te laten veranderen, maar om Tagetik aan te passen aan de processen," zegt Ilja.

De flexibiliteit van CCH Tagetik helpt om de vereisten goed op te stellen. Niels: "Elke dochterorganisatie heeft een stukje maatwerk, met zijn eigen workflow en werkproces. Vervolgens komen al deze stromen samen in één rapport."

Daarvoor is het belangrijk om goed in de lokale processen te duiken. Ilja: De filialen hebben veel kennis en zijn zeer kundig in de processen. Samen kunnen we goed sparren over het maatwerk in het systeem. Boekhouden is een vrij generiek proces, dus je kunt het makkelijk afstemmen op de Nederlandse wetgeving als alles eenmaal in het systeem zit."

Samen de kaders vormgeven

Ilja is enthousiast over de aanpak, waarbij hoofdkantoor en dochterondernemingen samen waarde toevoegen. "Tijdens het project is de relatie met de lokale organisaties verbeterd. Het geeft ons meer een samenwerkingsrol, waarbij we samen met de dochterorganisaties invulling geven aan de kaders die het bestuur heeft geschetst."

"Waar het vroeger een zwarte doos was waar de cijfers in stonden, kan de CFO nu gemakkelijk meer diepgang krijgen."

Het bestuur is ook positief over de resultaten van het nieuwe consolidatie- en rapportageproces. "De CFO krijgt de cijfers en kan zelf de diepte ingaan, of via een gerichte vraag aan de financial controller. Dit maakt het veel transparanter. Waar het voorheen een black box was waar de cijfers in stonden, kan hij nu gemakkelijk meer de diepte in," zegt Ilja.

De modernisering van financiële processen is verdeeld in twee fasen. De volgende fase draait om managementinformatie. Hierin zal Ilja dezelfde aanpak hanteren: "Om de analyses goed te kunnen doen, zal de focus eerst liggen op het vaststellen van de definities. Dit wordt een gezamenlijke zoektocht van directie, dochterondernemingen en hoofdkantoor om tot een sluitende begrippenlijst te komen."

Aanpak voor gedecentraliseerde organisaties

Gevraagd naar advies voor andere organisaties die worstelen met het spanningsveld tussen lokale vrijheid en standaardisatie, is Ilja duidelijk: "Onderschat je dochterondernemingen niet in de hoeveelheid kennis die ze hebben en neem die kennis vooral mee in je processen. Daar word je zelf wijzer van. In een decentrale organisatie is elk onderdeel anders; daar moet je op de juiste manier mee omgaan."