Familiebedrijf Paques produceert en ontwikkelt hoogtechnologische biologische oplossingen voor (afval)water- en gaszuiveringsinstallaties. Het bedrijf verkoopt zijn installaties wereldwijd en groeit snel. Deze groei vereist een stabiele consolidatieoplossing voor Paques. Met OneStream kunnen managementrapportage en statutaire rapportage binnen één omgeving plaatsvinden, waardoor het proces sneller en betrouwbaarder wordt.
Paques groeit niet alleen snel, de organisatie wordt ook steeds internationaler. "Terwijl het bedrijf voorheen alleen actief was in China en Europa, is het aantal continenten waarop we ons richten de afgelopen twee jaar aanzienlijk toegenomen", zegt Willem de Boer, Global ICT Manager bij Paques. Het bedrijf ontwikkelt biotechnologische processen voor (afval)water- en gaszuivering. Denk aan complete afvalwaterzuiveringsinstallaties voor een bier- of frisdrankproducent, maar ook aan afvalwaterzuivering in bijvoorbeeld de papier- of voedingsmiddelenindustrie.
Invloed op financiële processen
Deze internationale groei heeft invloed op de complexiteit van financiële processen. Willem: "De verschillende landen en continenten hebben allemaal hun eigen regels. Bovendien vindt het opstellen van onze jaarrekening hier in Nederland plaats." De toegenomen complexiteit is voor Paques reden om over te stappen van Excel-rapportages naar een nieuwe consolidatieoplossing. "We hadden te maken met veel verouderde applicaties en Excel builds, vooral voor financiële consolidatie hadden we een vervanging nodig", vervolgt Willem.
"Snelheid en betrouwbaarheid waren belangrijke overwegingen."
Snelheid en betrouwbaarheid van consolidatieoplossing
Paques bekeek verschillende consolidatieoplossingen en koos OneStream bij de selectie van de tools. "Snelheid en betrouwbaarheid waren belangrijke overwegingen," legt Willem uit. "Daarnaast heeft de organisatie een cloud services strategie, waar dit platform goed bij past." Natuurlijk werden ook functionele eisen meegenomen in de keuze. "In de selectiefase hebben we goed gekeken naar eliminaties en intercompany functionaliteiten, die we wilden automatiseren. Dat sloot niet alleen perfect aan bij wat we wilden, maar we vonden het ook prettig dat we konden begrijpen wat er in de applicatie gebeurde," zegt Willem.Een andere belangrijke doelstelling is transparantie. "We willen de mogelijkheid hebben om eenvoudig inzicht te krijgen, ongeacht waar je zit," zegt Willem. "Ook willen we graag dat de regio's zelf de rapportages aan het hoofdkantoor aanleveren."
Verschillende rapporteringsregels combineren
Het platform kan de groeiende complexiteit prima aan. "In OneStream kun je eenvoudig verschillende rapportageregels en berekeningen voor het ophalen van aandelen combineren", legt Rob Visser van Finext uit. Rob is nauw betrokken bij de implementatie van de nieuwe Performance Management-oplossing bij Paques. "Op deze manier kun je zowel managementrapportage als statutaire rapportage met één systeem doen." De nieuwe en stabiele consolidatieoplossing levert dan ook snel resultaten op bij Paques. "Het consolidatieproces is stabiel en daar kunnen we de komende jaren op voortbouwen", zegt Willem. "We hebben veel meer mogelijkheden dan in het verleden, we kunnen nu bijvoorbeeld de maandelijkse managementrapportage heel goed vergelijken met de rolling forecast."
"Dit jaar konden we voor het eerst de jaarlijkse begroting vergelijken met de werkelijke uitgaven. Hierdoor kunnen alle regio's op een gebruiksvriendelijke manier naar de toekomst kijken."
Brede acceptatie in de regio's
De grootste vooruitgang is geboekt op mondiaal niveau. Toch zijn gebruikers in de regio ook positief. "Het is een platform dat in relatief korte tijd kan worden begrepen. De handelingen voor het leveren van managementrapportages verlopen soepel. We werken ook aan een nieuw proces rond intercompany reconciliaties, waardoor we ons op het hoofdkantoor minder zorgen hoeven te maken. Je kunt zo'n nieuw proces alleen introduceren als de regio's het systeem gemakkelijk in gebruik vinden." OneStream is nu drie maanden operationeel en alle regio's gebruiken het. Dit verraste Willem wel: "Ik had eigenlijk gedacht dat het minstens zes tot negen maanden zou duren voordat iedereen het zou gebruiken. Maar de applicatie is niet moeilijk, er zitten allerlei checks en balances in die zo logisch zijn dat de regio's er makkelijk op kunnen acteren. "Bovendien krijgen de regio's er ook veel voor terug. "Dit jaar hebben we voor het eerst de jaarlijkse begroting kunnen vergelijken met de realisatie. Alle regio's kunnen hiermee op een gebruiksvriendelijke manier naar de toekomst kijken."
De workflow begrijpen
Als familiebedrijf heeft Paques te maken met een andere dynamiek dan wanneer een organisatie beursgenoteerd is of deel uitmaakt van een private equity-partij. "Het is een ander soort druk, dit voelt wat vrijer", zegt Rob. "Tegelijkertijd moeten ook hier de rapportages op tijd geleverd worden. "OneStream helpt daarbij. "We hebben een dashboard waarop we kunnen zien op welke regio we nog moeten wachten voordat we kunnen consolideren - voorheen wisten we dat niet," legt Willem uit. "Bijkomend voordeel is dat we nu inzicht hebben in welke regio's goed presteren qua rapportage, en welke nog niet."
Hoge werklast
Interne factoren zetten veel druk op het implementatieproces. "We hadden meer werk op de financiële afdeling dan we logischerwijs aankonden. Iemand was met zwangerschapsverlof, iemand anders vertrok en de middelen in India waren minder beschikbaar," zegt Willem.
Ondanks deze werkdruk is het project goed verlopen. Willem: "We hebben het binnen het budget, binnen de tijd en zonder overwerkte medewerkers gered. Hij is dan ook enthousiast over de samenwerking met Finext. "Wat mij aanspreekt is de hoge kwaliteit van de mensen in het project, die ik ook heb leren kennen tijdens de presales fase. Bij andere adviesbureaus zie je de ervaren consultants vooral tijdens de presales, maar tijdens het project werk je vaak met schoolverlaters."
De discussie bevorderen
Een goede voorbereiding van het project rondom de implementatie is belangrijk, vindt Willem. "Zorg dat je goed georganiseerd bent voordat je begint. Er zitten beslismomenten in die je bij de start al kunt voorspellen. Denk bijvoorbeeld na over een aantal zaken die puur te maken hebben met de inrichting van de organisatie. "Ook inhoudelijk kun je veel van tevoren doen. "We hebben al vroeg het hele rapportagepakket doorgenomen", zegt Rob. "Daardoor trek je de hele discussie naar voren. Natuurlijk heb je altijd voortschrijdend inzicht, maar we hebben eigenlijk één op één tijdens het proces de eisen qua rapportages kunnen volgen. Dat geeft veel duidelijkheid en snelheid tijdens het project."
