De Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) maakt deel uit van het Nederlandse Ministerie van Asiel en Migratie. De organisatie is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Nederlandse immigratiebeleid. De IND beoordeelt aanvragen van mensen die in Nederland willen wonen of Nederlands staatsburger willen worden. Jaarlijks worden tussen de 100.000 en 150.000 verblijfsvergunningaanvragen verwerkt, naast duizenden naturalisatieverzoeken. Om deze missie te ondersteunen, heeft de IND behoefte aan een financiële planning die betrouwbaar en transparant is en aansluit bij de bedrijfsvoering.
De uitdaging
Tot voor kort maakte IND voor planning en prognoses veel gebruik van Microsoft Excel. Meerdere sjablonen werden met elkaar gekoppeld met behulp van complexe formules en handmatige aanpassingen om tot een definitief budget te komen.
Naarmate de organisatie groeide en het aantal aanvragen toenam, bereikte deze aanpak zijn grenzen. Wat ooit flexibiliteit bood, werd steeds moeilijker te controleren, op te schalen en te beheren.
Er kwamen verschillende uitdagingen naar voren:
- Fragmentatie en inefficiëntie: Budgettering en kostprijsberekeningen werden in afzonderlijke spreadsheets beheerd, wat resulteerde in veel handmatig kopiëren, plakken en afstemmen.
- Beperkte transparantie en controleerbaarheid: Excel bood geen betrouwbaar controlespoor. Het was vaak onduidelijk wie wat had gewijzigd en welke versie het definitieve budget vertegenwoordigde.
- Risico van meerdere versies van de waarheid: verschillende teams zouden met verschillende versies kunnen werken, waardoor op managementniveau onzekerheid ontstaat over welke cijfers correct zijn.
- Toenemende complexiteit: Door het stijgende aantal aanvragen was er behoefte aan nauwkeuriger inzicht in capaciteitsplanning, kosten en benodigde middelen dan Excel op betrouwbare wijze kon bieden.
Het senior management maakte de noodzaak duidelijk: IND streefde naar één gecontroleerde omgeving met één enkele, betrouwbare versie van de begroting. Om vooruitgang te boeken, startte IND een marktonderzoek naar een moderne planningsoplossing die toekomstige groei ondersteunt en tegelijkertijd meer betrouwbaarheid en duidelijkheid biedt op het gebied van budgettering en rapportage.
Onze aanpak
Samen met IND heeft Finext Vena Solutions geïmplementeerd ter vervanging van het gefragmenteerde Excel-landschap. Het doel was duidelijk: de vertrouwdheid van Excel behouden en tegelijkertijd de structuur, controle en consistentie introduceren die nodig zijn voor schaalbare planning.
Waarom Vena?
Vena combineert de flexibiliteit die gebruikers kennen van Excel met het beheer van een modern planningplatform. Dit maakte de overgang toegankelijk voor IND-teams, waarvan velen zeer gewend waren aan het werken in Excel.
De vertrouwde interface verlaagde de drempel om het systeem te gaan gebruiken en hielp gebruikers om over te stappen op een meer gecontroleerde manier van werken zonder de dagelijkse processen te verstoren.
“Omdat het op Excel is gebaseerd, sluit het goed aan bij hoe onze collega's al werken. Dat maakt de overgang veel vertrouwder en gebruiksvriendelijker.”
Geïntegreerd kostprijsmodel
Finext ontwierp een op maat gemaakt model dat volledig gekoppeld is aan de begroting. Waar cijfers voorheen handmatig moesten worden overgenomen, verlopen budgettering en kostprijsberekening nu via één gekoppeld proces.
Dit zorgt ervoor dat:
- één berekeningslogica
- minder handmatige interventies
- onmiddellijke consolidatie over alle niveaus heen
Gebruikers voeren nu één keer gegevens in en zien direct het effect binnen de hele organisatie.
Bottom-up budgettering
De planning begint nu op operationeel niveau:
- aantal aanvragen
- productiviteit per werknemer
- benodigde tijd per geval
Vanuit deze basis bouwt het model verder aan personeelsbehoeften, salariskosten en de totale kostenstructuur. Dit creëert een directe en consistente link tussen bedrijfsactiviteiten en financiële resultaten.
Samenwerking en eigenaarschap
De oplossing werd van begin tot eind ontwikkeld door Finext, in nauwe samenwerking met IND. Wat tijdens het project opviel, was de snelheid waarmee het Finext-team de processen, bestanden en organisatiestructuur van IND begreep.
"De snelheid waarmee Finext begreep hoe IND werkt, was echt indrukwekkend."
Het resultaat
De nieuwe opzet heeft de manier waarop IND planning en controle benadert veranderd.
De belangrijkste resultaten zijn:
- Eén geconsolideerde begroting: Begrotingen van verschillende divisies worden nu gecombineerd in één platform, met één enkele bron van waarheid.
- Consistente kostprijsberekening: De kostprijs per product wordt op een uniforme manier berekend, waardoor IND beter in staat is om financieringsaanvragen toe te lichten en te rechtvaardigen.
- Verbeterde transparantie: handmatige aanpassingen achter de schermen zijn niet langer mogelijk. Audit trails tonen duidelijk wijzigingen en verantwoordelijkheden.
- Langetermijninzicht: IND kan nu betrouwbare meerjarenbegrotingen opstellen waarin rekening wordt gehouden met politieke afhankelijkheden en toekomstige trends.
- Snellere en soepelere cycli: er zijn minder iteratierondes nodig en het vertrouwen in de cijfers is binnen de hele organisatie toegenomen.
IND werkt nu met een schaalbare en transparante planningsoplossing die zowel de operationele realiteit als de financiële verantwoordelijkheid ondersteunt. Hierdoor kunnen teams minder tijd besteden aan het bijwerken van spreadsheets en meer tijd besteden aan het ondersteunen van de kernmissie van IND.
Vooruitblik
IND ziet duidelijk potentieel om het platform verder uit te breiden, onder meer met koppelingen naar HR-gegevens, realisaties en bredere IT-landschapsintegratie. De verwachting is dat de oplossing de komende jaren een aanzienlijke positieve impact zal hebben op de volledige plannings- en controlecyclus.
.webp)