Rotterdam World Gateway (RWG) is wereldwijd toonaangevend op het gebied van innovatieve, volledig geautomatiseerde op- en overslag van containers. RWG is ook vooruitstrevend op het gebied van financiële processen. De containerterminal gebruikt de Anaplan App voor IFRS 16 om eenvoudig en kosteneffectief te voldoen aan de IFRS-regelgeving.
IFRS 16 bij RWG
De moderne containerterminal op maasvlakte 2 groeit snel en heeft nu een sterke positie als 'global hub'; sinds de opening in september 2015 heeft de containerterminal al meer dan 2.500.000 diepzeecontainers overgeslagen. voortdurende innovatie en de toepassing van de nieuwste technologieën spelen een grote rol in deze groei. De op- en overslag van containers is bijvoorbeeld volledig geautomatiseerd, waardoor de organisatie wereldwijd toonaangevend is.
IFRS 16 Automatisering
RWG is ook vooruitstrevend wat betreft de automatisering van zijn financiële processen. Zo implementeerde de containerterminal eerder al - samen met Finext - Anaplan om zijn budgetterings- en prognoseprocessen te optimaliseren.
"Spreadsheets ondersteunen het IFRS 16-proces onvoldoende. Bovendien druisen spreadsheets in tegen het idee dat we zoveel mogelijk in één systeem proberen te doen."
De keuze voor de Anaplan App voor IFRS 16 bij RWG past naadloos in deze visie. "Gedurende de looptijd van leasecontracten zijn er vaak wijzigingen, zoals bij leaseauto's waarbij de prijzen jaarlijks worden verhoogd met een inflatiepercentage. Spreadsheets ondersteunen dan onvoldoende het IFRS 16 proces," zegt Enrico Douwens, Finance Director bij Rotterdam World Gateway (RWG). "Bovendien druisen spreadsheets in tegen het idee dat we zoveel mogelijk in één systeem proberen te doen."
Anaplan app voor IFRS 16 bij RWG
"Aanpassingen en uitzonderingen in leasecontracten, evenals variaties in contracttypes en verschillende voorwaarden maken IFRS 16-berekeningen in spreadsheets complex en tijdrovend," beaamt Stef Jansen in Finext's Wal.
Reden voor Finext om een app te ontwikkelen voor IFRS 16 in Anaplan. "We hebben de app ontwikkeld als een template, waarin verschillende transitie- en rekenmethodes vooraf zijn gedefinieerd op basis van de IFRS 16 regelgeving. Deze basis kunnen we vervolgens aanpassen aan de behoeften van de organisatie," zegt Stef. Met deze aanpak kan de IFRS 16-module snel worden geïmplementeerd, vaak al binnen een paar dagen.
Kosteneffectief IFRS 16-proces
RWG wil de kosten van de processen rondom IFRS 16 zo laag mogelijk houden. Enrico: "IFRS 16 heeft iets wat simpel was ingewikkeld gemaakt. maar deze zure appel staat nu op tafel en die eten we het liefst in zo groot mogelijke happen, ook naar de toekomst toe. Dat willen we kostenefficiënt doen, want we verdienen geen euro extra aan de invoering van IFRS 16."
Het kostenaspect is daarom een extra reden om voor de Anaplan App te kiezen. naast de snelle implementatie is de tool ook eenvoudig zelf te onderhouden, vindt Enrico: "De app heeft een uitstekende algemene gebruikersinterface en het model neemt je stap voor stap mee door het IFRS 16-proces. "
Complexere huurovereenkomsten getest
De containerterminal maakte zijn keuze niet van de ene op de andere dag. "We laadden onze complexere leasecontracten in de app om te zien of dit dezelfde uitkomsten gaf als de spreadsheets. Deze lakmoesproef was snel doorstaan. Daarnaast hebben we getest hoe flexibel het model is."
Enrico is positief over de resultaten van de tests. "Alle mogelijkheden waar ik op hoopte zitten erin. Het model leidt tot de gewenste uitkomsten en is behoorlijk flexibel. Dat biedt generieke voordelen voor elke organisatie. in ons geval is er ook het voordeel dat de app in het bestaande pakket past."
"We kunnen gegevens op vele manieren naar journaalposten vertalen, afhankelijk van de informatiebehoefte. Soepel en met weinig kans op fouten."
Enrico is ook positief over de resultaten in de praktijk. Niet alleen de berekeningen zijn geautomatiseerd, maar ook de journaalposten komen automatisch vanuit het Anaplan-model naar het ERP-systeem. "We kunnen de gegevens op veel manieren vertalen naar journaalposten. We kunnen deze geaggregeerd of per individueel leasecontract exporteren, afhankelijk van de informatiebehoefte. Soepel en met weinig kans op fouten wordt dit ingelezen in de administratie, waardoor we zo min mogelijk hoeven te knippen en plakken."
Best practices en specifieke vereisten rond IFRS
Naast de best practices die standaard zijn gedefinieerd in de IFRS 16-module, had de containerterminal een aantal specifieke eisen. "We wilden de leasecontracten niet alleen kunnen sorteren op afdeling, maar ook op andere dwarsdoorsneden. bijvoorbeeld op activatype, zoals leaseauto's, apparatuur of de concessieovereenkomst", legt Enrico uit. "Tegelijkertijd geven we aan bij welke afdeling het leasecontract hoort, zodat het kan worden afgestemd op de budgetten van de verschillende afdelingen. Hiermee slaan we twee vliegen in één klap."
Deze specifieke vereisten worden ook in de app ingesteld. "De gebruiker hoeft alleen per contract aan te geven om wat voor contract het gaat. Dit kan handmatig of met uploadsjablonen," zegt Stef.
Aangesloten planning
Deze aanpak past in de visie van "connected planning", waarin alle gegevensstromen binnen Anaplan samenkomen. "Om zaken consistent te houden, is het handig om zo min mogelijk bronnen te hebben. Uitkomsten vergelijken en zoeken naar de oorzaken van verschillen is pure tijdverspilling. De app vormt een mini-datawarehouse voor leasegegevens. We kunnen dezelfde gegevens linea recta gebruiken voor onze prognoses en budgettering," zegt Enrico.
De volgende stap is een automatische koppeling tussen het IFRS 16-model en het budget. "Vroeger was de wereld nog eenvoudig: wat je betaalde was de kost. Nu moeten we budgetteren op basis van de IFRS 16-regels. Het helpt dat we de gedetailleerde berekeningen al hebben gedaan in de IFRS 16-module, dus daar hoeven we ons geen zorgen meer over te maken", vervolgt Enrico. "We kunnen eenvoudig de koppeling maken tussen het IFRS 16-model en het model waarin het budget wordt opgesteld, en dan kun je de IFRS 16-uitkomsten zo vaak opvragen als je nodig hebt", zegt Stef.
Betrouwbare IFRS-cijfers
Gevraagd naar advies voor andere organisaties die IFRS 16 kosteneffectief willen implementeren, is Enrico duidelijk: "Zorg ervoor dat het robuust en gemakkelijk te onderhouden is. Over een paar jaar wil je nog steeds grip hebben; zelfs met aanpassingen en uitzonderingen mogen er geen verschillen zijn tussen contracten en administratie. Uiteindelijk wil je betrouwbare cijfers produceren in overeenstemming met de IFRS-regelgeving."
