Beddenfabrikant Auping bestaat al meer dan 130 jaar en is opvallend innovatief. Door zich naast design en hoge kwaliteit ook te richten op duurzaamheid en leasing van bedden, schudt Auping de industrie wakker. Om deze strategie te ondersteunen, stapt het bedrijf voor zijn planningsprocessen over op Board.
Performance management oplossing voor S&OP en forecasting.
Auping produceert alle bedden zelf in een fabriek in Nederland. Dat heeft invloed op de eisen voor controles. "Vanuit het oogpunt van Auping zijn we zowel retailer als fabriek. Als retailer ben je vaak flexibel, maar we moeten ook rekening houden met de fabriek. Ons doel is een goed besproken plan, waarbij iedereen weet wat de afwegingen zijn. We willen betere informatie, en dat met minder inspanning", legt Paul Platenkamp van Koninklijke Auping BV de reden voor de overstap naar Board uit. De overstap naar een nieuwe Performance Management oplossing bij Auping lijkt direct aan te sluiten bij de groeiambitie.
Van verkoopplanning tot personeelsplanning in de fabriek
De ambitie is om het hele traject van budgetmodel tot verkoop en productie te kunnen plannen, inclusief het aantal mensen dat nodig is in de fabriek. Paul ziet daarom verschillende fases voor zich: "Als je Board als platform ziet, heb ik nog veel ideeën. In de eerste fase gaat het om het neerzetten van de verkoopprognose, kostenbudgetten en de P&L. In de volgende fase willen we Sales & Operations Planning opzetten. Vervolgens willen we vanuit finance de cashflow- en liquiditeitsplanning automatiseren. Uiteindelijk willen we zoveel mogelijk clusteren in één systeem."
"Ons doel is een goed besproken plan, waarbij iedereen weet wat de afwegingen zijn. We willen betere informatie, en met minder moeite."
Strategie gebaseerd op duurzaamheid
Deze ambitie past in de groeistrategie van Auping, waarin de beddenfabrikant vol inzet op duurzaamheid. "Matrassen zijn erg vervuilend voor het milieu. Daarom hebben we nu een volledig circulair matras ontwikkeld," vertelt Paul. Het bedrijf kijkt ook kritisch naar milieubelastende materialen. "We zijn bijvoorbeeld gestopt met het gebruik van hoogglans op de bedden. Een moeilijke beslissing als je het vanuit winstoogpunt bekijkt, maar we vinden het te schadelijk voor het milieu."
De overstap naar circulaire matrassen is een substantiële verandering voor het bedrijf. "Van onze business gaat 60% naar een ander verdienmodel: het verkopen en of leasen van circulaire matrassen. Dit vergt in het begin een flinke investering, maar op termijn verwachten we dit natuurlijk terug te verdienen. Onze duurzame missie is ingegeven vanuit een idealistische overtuiging, maar we willen natuurlijk ook winst maken."
Dit zal ook grote veranderingen met zich meebrengen voor de hele beddenindustrie. "Als je naar de markt kijkt, zijn wij het juiste bedrijf om dit te doen. Wij zijn de opinieleider," zegt Paul. Zo won Auping onlangs een prijs voor 's werelds eerste volledig circulaire matras. Daarbij is Auping kritisch, legt Paul uit: "Het moet er luxe uit blijven zien en natuurlijk lekker liggen."
Circulaire business cases berekenen
Deze strategie vraagt wel iets van de financiële afdeling. "Als controller zijn dit moeilijke businesscases om door te rekenen. Op een bestaand matras verdien je meer. Op een circulair matras krijg je de grondstoffen pas na vier tot vijf jaar gratis terug. Op dat moment ga je er weer meer op verdienen," legt Paul uit.
Er is ook een spanning tussen de verschillende belangen: "Sales wil volgend jaar de hoogste omzet, marketing wil dat over twee jaar en vanuit het management wil je continuïteit. Vanuit finance rekenen we alle business cases door en moeten we af en toe op de rem trappen," vervolgt Paul.
Het nieuwe planningsproces gaat daarbij helpen. "Je moet deze ontwikkelingen vanuit de financiële wereld op de voet volgen. Daar heb je goede systemen voor nodig," vindt Paul. "Met een goede Performance Management oplossing van Auping kun je de schakel vormen tussen de verschillende afdelingen binnen je bedrijf", beaamt Bart van Dillewijn, projectmanager van Finext.
Keuze voor Board als nieuwe Performance Management oplossing bij Auping
Paul is enthousiast over Board. "Het is een tool van nu, vooral door de functionaliteiten in de schermen. Iedereen kan bijvoorbeeld alle velden zelf met een paar procent verhogen om het effect te zien. Zo kun je eenvoudig de verschillende scenario's doorrekenen en naast elkaar leggen."
De keuze van het bestuur was bijna unaniem. "Bij ons kwam iedereen tot de conclusie dat dit platform de beste oplossing is voor onze probleemstelling. We kunnen een basisversie van het budget neerzetten, waarop de category managers hun aanpassingen kunnen doen. Vervolgens gaat het budget naar alle markten, die ook hun aanpassingen doen voordat de definitieve versie van het budget wordt vastgesteld. Al deze versies blijven bewaard, net als het commentaarvak waarin je kunt zien waarom we iets hebben gekozen."
Finext's co-build aanpak kiezen
De volgende fasen worden geïnitieerd vanuit een "co-build" benadering. "Finext heeft ons geholpen om van het grote ontwerp naar een prototype te komen. De volgende fase willen we 60-70% zelf oppakken, onder begeleiding van Finext." Bart: "Omdat Board gebaseerd is op low coding, is het platform zeer geschikt voor co-build."
"Straks kan iedereen zich richten op het werk waar hij goed in is. Dan zitten de category managers en marketingmensen zelf aan het stuur."
Bij het opzetten van een prototype voor een planningsproces is de mate van detail vaak een onderwerp van discussie. Zo ook bij Auping. "De mogelijkheden zijn legio, je kunt het platform inrichten zoals je zelf wilt. Daarin moet je duidelijke keuzes maken. Neem de matrassen, die zijn er in verschillende breedtes en lengtes. Welke details heb je echt nodig om planningsbeslissingen te nemen? Het systeem kan veel aan, maar je wilt niet op elke bedpoot budgetteren," zegt Robbin van Wijk. Robbin is als consultant van Finext nauw betrokken bij de implementatie van Board bij Auping.
Transformatie van de financiële functie met de raad van bestuur
De nieuwe performance management oplossing bij Auping gaat de rol van Finance veranderen, verwacht Paul. "Voorheen kwamen we iedereen na Q1 vragen waar ze aan toe waren en wat ze verwachtten. Dan houd je mensen weg van hun werk. Nu dat makkelijker wordt, kan iedereen zich richten op het werk waar ze goed in zijn. Straks zitten de category managers en marketingmensen zelf aan het stuur."
Paul verwacht ook positieve veranderingen binnen de rest van de organisatie: "Auping wil als bedrijf versnellen en moet daarom continu plannen kunnen bijstellen. En daar hebben we deze technologie gewoon voor nodig."
