Gedetailleerde planning bij Jiffy Groep

"Praktisch gezien is een cloudoplossing aantrekkelijk", zegt Dirk-Jan Bax van Jiffy Group over de keuze voor Oracle NSPB (Netsuite Planning and Budgeting Cloud). "De initiële investering is lager, de schaalbaarheid is beter en software-upgrades vinden automatisch plaats, zodat je altijd toegang hebt tot de meest up-to-date functionaliteit." De Jiffy Group, met het hoofdkantoor in Kristiansand, Noorwegen, is een wereldwijde leverancier van milieuvriendelijke kweeksystemen, hydrocultuursystemen, containers en substraten. Daarbij maakt de organisatie gebruik van hernieuwbare bronnen en biogebaseerde materialen, zoals turf, kokos, pulp en andere biomassa.

De Jiffy Group maakt al vele jaren gebruik van Hyperion Essbase. De keuze om daar een planningsoplossing aan toe te voegen werd vooral ingegeven door de behoefte aan meer functionaliteit en meer gebruiksgemak, voor zowel eindgebruikers als applicatiebeheerders. Dirk-Jan: "Samen met Finext hebben we gekeken naar een logische stap. Een keuze die je hierin maakt, maak je voor meerdere jaren en daar horen natuurlijk investeringen bij. Hyperion Essbase is nog steeds de basis, maar daar bovenop hebben we samen met Finext concreet invulling kunnen geven aan diverse functionaliteitsbehoeften."

Financiële en commerciële rapportage met Oracle NSPB

Een van deze keuzes was om de verschillende applicaties meer te integreren, voor een combinatie van financiële en verkooprapportages. "Gebruikers kunnen nu - afhankelijk van hun autorisatieprofiel - verschillende rapportages gebruiken, ongeacht of ze meer financieel- of verkoopgericht zijn", zegt Dirk-Jan. "Dit is zeer positief ontvangen door de gebruikersorganisatie. Daarnaast is de manier waarop informatie beschikbaar wordt gesteld aanzienlijk gebruiksvriendelijker geworden."

"We kunnen nu op artikelniveau zien welk product vanuit welk magazijn is verkocht, tegen welke prijs en met welke marge."

De commerciële rapporten geven details zoals productiehoeveelheden en verkoophoeveelheden, maar ook welke verkopers hoeveel van welke producten hebben verkocht. "Met de verkooprapporten willen we alle dimensies transparant maken. Waar we voorheen in Hyperion Essbase stopten op productgroepniveau, kunnen we nu op artikelniveau zien welk product vanuit welk magazijn is verkocht, tegen welke prijs en met welke marge," vervolgt Dirk-Jan.

Een combinatie van twee databases

Zoveel detail vraagt wel wat van de onderliggende databases. "Hyperion Essbase heeft twee soorten databases; de block storage database is zeer geschikt voor calculatie, terwijl de aggregate storage meer gericht is op rapportage," legt Martin de Haan uit. Martin is nauw betrokken bij de planningsoplossing van Finext van Jiffy Group. "Een dimensie met 1000 leden kan nog wel in block storage, maar met 8000 leden kost het veel performance om de berekeningen te maken. Dan kies je liever voor aggregate storage."

Dus om de prestaties van de gedetailleerde rapporten goed te houden, werd er een speciale oplossing gecreëerd. Martin: "We kozen voor een combinatie van de twee verschillende soorten databases. In de blokopslag worden de berekeningen eerst op een lager niveau uitgevoerd, waarna ze dynamisch worden samengevoegd in de aggregaatopslag."

Deze combinatie is vooral nodig voor de verkooprapportage. "Het stelt ons in staat om details tot op artikelniveau te zien, maar ook om berekeningen uit te voeren op de verkoopdatabase. Denk bijvoorbeeld aan berekeningen als year-to-date en prijsconversies," legt Dirk-Jan uit. "Het berekenen en rapporteren gaat overigens heel snel. Het beste van beide soorten databases komt op deze manier tot zijn recht."

Bewuste keuzes maken in structuur

De overwegingen rond het ontwerp omvatten niet alleen het huidige planningsproces. Dirk-Jan: "Deze applicatie biedt nog veel meer onbenutte toepassingsmogelijkheden. Stap voor stap bekijken we welke voor Jiffy van toegevoegde waarde kunnen zijn." Zo wil de Jiffy Group in de toekomst ook kijken naar de mogelijkheid om rapportage- en/of planningsbehoeften van productie en logistiek te faciliteren vanuit Oracle NSPB. "We willen de dimensies nu op het hoogste niveau goed krijgen, zodat we geen keuzes maken waar we later spijt van krijgen. Daar helpt Finext ons goed bij."

"Finext heeft een zeer pragmatische instelling, die ze combineren met kennis van de technologieën op de markt."

Dirk-Jan werkt al bijna 20 jaar met Finext. "We werken graag met partijen die informeel en principieel zijn waar het moet, maar pragmatisch waar het kan. We willen het gevoel hebben dat je allebei op één lijn zit. Finext is heel pragmatisch, wat ze combineren met kennis van de technologieën op de markt."

Niet belast door Oracle NSPB

Naast Martin was ook Gabor Wieringa van Swap Support, een zusterorganisatie van Finext, betrokken. Swap Support is gespecialiseerd in ondersteuning rondom Performance Management applicaties. Martin: "Standaard maakt Oracle elke nacht een back-up. Maar als je een fout hebt gemaakt waar je pas de volgende dag achter komt, zit die fout in de nieuwe back-up. Gabor heeft een extra back-upscript gemaakt, dat je zelf kunt activeren."

De samenwerking met Gabor is vooral via Martin verlopen. "Dat is heel prettig, als gebruiker wil ik ontzorgd worden op dit gebied", legt Dirk-Jan uit. "Problemen komen meestal op een ongelukkig moment. In ons vakgebied werken we voortdurend met deadlines; er is terecht beperkt begrip bij verschillende stakeholders als we niet kunnen rapporteren. Als we ergens tegenaan lopen waar we zelf niet uitkomen, bel ik Finext en weet ik zeker dat het de juiste aandacht krijgt. Ze helpen me snel weer op weg. Het aantal keren dat dit nodig is geweest, is overigens zeer beperkt en voornamelijk in de opstartfase."

Rapportageshell

Jiffy Group is positief over de verbeterde functionaliteit van de aanvullende planningsoplossing. "We kunnen veel gemakkelijker rapporteren en analyseren. Een deel van deze analysekracht was al beschikbaar in Hyperion Essbase, maar deze is verder verdiept nu we meer details beschikbaar hebben op een aantal dimensies. De rapportageschil is van grote toegevoegde waarde." Martin: "De dimensies worden automatisch geïmporteerd via Oracle PBC, waarna FDMEE als integratietool wordt gebruikt om de data in te laden."

Niet alleen de inzichten uit de rapporten voegen waarde toe, ook het maken van de rapporten is verbeterd. "Als je Oracle NSPB opstart kun je een rapport opvragen, via een keuzemenu op het scherm kies je vervolgens de productgroep", zegt Dirk-Jan. Voor een papieren versie is het eenvoudig om een pdf op te stellen met alle varianten uit het keuzemenu. Deze pdf is ook gemakkelijk te lezen op een scherm. Martin: "Zo krijg je met één druk op de knop een rapportboekje."

Hierdoor bespaart de nieuwe planningstool veel tijd. "Uiteindelijk heb je vanuit finance maar één doel: waarde toevoegen en je klanten bedienen", besluit Dirk-Jan. "Deze oplossing helpt daarbij."