Gebruiksvriendelijke efficiëntie bij Meneba

Meer structuur in budgetterings- en consolidatieprocessen

Finext leverde de oplossing voor Meneba door een gebruiksvriendelijke efficiency-oplossing te creëren. Meneba heeft een lange geschiedenis; de graanspecialist bestaat al sinds 1915 en levert verschillende soorten meelproducten aan uiteenlopende klanten. Het bedrijf is kapitaalintensief; met zo'n 180 mensen genereert het een omzet van rond de 200 miljoen euro.
Zoals veel middelgrote organisaties werkt Meneba veel met Excel rondom de rapportage- en budgetteringsprocessen. "We hebben een mooi ERP-pakket, maar dat was niet optimaal voor rapportages. Noodgedwongen zijn we veel met Excel gaan werken en zijn we experts op dit gebied geworden," zegt Eric Taal, CFO bij Meneba.

Van gegevensverwerking tot informatiebeheer

Tussen de vele Excel-versies wilde de organisatie echter gebruiksvriendelijke professionalisering en efficiëntie bereiken. "De Excel-sheets waren vaak persoonsgebonden. Dat is minder makkelijk qua overdracht en uitdagend qua onderhoud, vooral in het budgetteringsproces," vervolgt Eric.

"We wilden mensen echt ondersteunen met analytics in plaats van veel tijd te besteden aan gegevensverwerking."

"Sommige modellen bevatten zulke complexe dwarsdoorsneden dat we geen aanpassingen meer durfden te maken. Het is ook minder eenvoudig om alternatieve doorsneden te maken. Daarnaast was het aantal verkooprapportages zodanig gegroeid dat het vanuit performance oogpunt noodzakelijk was om met meerdere powerpivot modellen te werken voor dezelfde dataset." De processen rondom budgettering waren ook tijdrovend. "We stuurden verschillende modellen naar gebruikers, die we ook weer terug moesten krijgen, en vervolgens moesten bewerken om tussentijdse updates in het budget door te voeren," zegt Gerard Koops, controller bij Meneba.Reden genoeg om op zoek te gaan naar een oplossing die meer structuur biedt. "We wilden van data crunchen naar informatiemanagement; mensen echt ondersteunen met analyses in plaats van veel tijd besteden aan dataverwerking", legt Eric uit.

Excel omarmen

Voor deze gebruiksvriendelijke efficiency-oplossing koos Meneba voor Vena Solutions. "Vena sprak ons aan omdat het nauw aansloot bij de bestaande situatie. We hoefden niet veel om te bouwen, dus de implementatietijd kon beperkt blijven", zegt Gerard.Dit bleek in de praktijk ook zo te zijn. De bestaande Excel-modellen werden kritisch bekeken en vervolgens op een redelijk vergelijkbare manier overgezet naar Vena. "Eigenlijk is Vena zo bedoeld: je omarmt Excel en vijlt de scherpe kantjes eraf", zegt Benno van Ingen. Benno is vanuit Finext nauw betrokken bij de implementatie. Met dit spreadsheetplatform hoef je niet alle flexibiliteit overboord te gooien. "Je legt de processen niet vast in een bedrijfsoplossing", vervolgt Benno. "Als gebruiker heb je zelf de controle over je informatiestromen." Daardoor is de oplossing heel vertrouwd voor gebruikers in het bedrijf.

Snelle leercurve

Een ander doel tijdens de selectie van de tool was gebruiksgemak en beheer. "Andere pakketten die we bekeken vereisen veel programmeerwerk aan de achterkant. Met Vena hoef je niet te kunnen programmeren." "Binnen Vena kun je veel zelf doen", beaamt Benno. "De meeste financials leven praktisch in Excel, dus 50% van de kennis die nodig is voor Vena heb je al in huis. Je hoeft dan alleen wat extra kennis op te doen om zelf een model te kunnen maken."

Zelf aan de slag

Meneba kiest daarom voor een coachingsmodel bij de implementatie. Bij deze "co-build" aanpak trekken de organisatie en de consultant samen op, zodat de gebruikers al tijdens het project ervaring opdoen. Eric en Gerard maken hier veel tijd voor vrij, één tot twee dagen per week. Dit is overigens een vereiste voor het succes van deze aanpak. "Het coachingsmodel heeft twee kanten", legt Benno uit. "Aan de ene kant is Vena hier heel geschikt voor; het is een eenvoudige applicatie zonder al te veel knoppen waar je toch veel mee kunt doen. Aan de andere kant hadden Eric en Gerard ook de tijd en vaardigheden om dit daadwerkelijk te doen."

"De processen zijn sneller en minder foutgevoelig."

Eric vindt het een logische keuze om zoveel tijd vrij te maken als CFO. "Je hebt er zelf ook profijt van. Er komt geen groot projectteam waarin iedereen een radertje is; het is een kwestie van af en toe doorzetten en dan kun je aan de slag. Daarnaast verhoogt de persoonlijke inbreng van de CFO de snelheid van de implementatie; als CFO ben je ook een belangrijke eindgebruiker en op deze manier kun je snel tot beslissingen komen rondom de databasestructuur. Ook versterkt de betrokkenheid van de CFO het draagvlak voor het gebruik van het pakket bij de verschillende afdelingen van de organisatie."

Sneller en minder foutgevoelig

De aanpak werkt. Na het maken van het ontwerp en het geven van de training komt Benno nog één dag per week langs om mee te kijken en te adviseren. Eric: "We krijgen vooral advies over hoe we zelf iets kunnen aanpakken. Dat is voor ons de reden dat we heel tevreden zijn over Finext."
Eric en Gerard zijn enthousiast over de resultaten van de overstap. De processen verlopen sneller en minder foutgevoelig. Er is ook een gebruiksvriendelijke efficiëntieverbetering. "Neem bijvoorbeeld het sales-budgetteringsproces. Voorheen stuurde een accountmanager zijn input naar Finance, waarna Finance een budgetrapport opstelde en dat naar hem terugstuurde zodat hij de impact van zijn budgetschattingen kon zien. Omdat het bijwerken van verkoopbudgetten arbeidsintensief was, kon het meerdere dagen duren voordat updates werden verwerkt. Nu worden alle updates rechtstreeks door de accountmanager in de database opgeslagen. Hierdoor kan de accountmanager zelf het rapport opvragen en eventuele aanpassingen doen. Een ander groot voordeel is dat iedereen naar dezelfde live gegevens kijkt. In de oude situatie gebruikten we - vanwege de enorme hoeveelheid rapporten - vier power pivot modellen, die individueel handmatig moesten worden bijgewerkt."

Maximale ondersteuning

Meneba zit midden in een proces om overgenomen te worden door een Belgische organisatie. "Onze strategie als bedrijf is om in een veilige haven te varen, met deze overname slagen we daarin", zegt Eric. "De Belgische organisatie zit in dezelfde markt met dezelfde vraagstukken en ook daar is Excel koning. De grootste uitdaging na een overname is klantenbinding; hoe zorg je ervoor dat je je klanten behoudt. Informatie is dan heel belangrijk."
Ook hier wil Eric stappen maken met de nieuwe oplossing. "Vena is een sterke tool om op Benelux-niveau in een handomdraai salesrapportages in te richten, zodat we de verkopers maximaal kunnen ondersteunen."

Comfort en gebruiksvriendelijke efficiëntie

Gevraagd naar advies voor andere middelgrote organisaties die hun budgetterings- en rapportageprocessen willen stroomlijnen, is Eric duidelijk. Gebruiksvriendelijke efficiëntie wordt aanbevolen. "Naast gebruiksgemak is de prijs zeker een overweging. Weet waar je als organisatie speciaal in bent en wat daarvoor nodig is. Kies vervolgens een oplossing waar je je prettig bij voelt, want uiteindelijk moet je ermee werken en blijft het jouw verantwoordelijkheid."