Geavanceerd plannen bij Booking.com

"We groeien zo snel dat we de manier waarop we voorspellen wilden verbeteren. In de afgelopen drie jaar is het aantal medewerkers van Booking.com en het aantal beschikbare accommodaties op onze website bijna verdubbeld. We moesten de juiste oplossing vinden om die groei te kunnen volgen," zegt Chiara Guglielmetti van Booking.com. Daarom heeft Anaplan geavanceerde planning geïmplementeerd bij Booking.com.

Booking.com werd in 1996 opgericht in Amsterdam en is nu uitgegroeid van een kleine Nederlandse start-up tot een van de grootste e-commerce reisbedrijven ter wereld. Inmiddels heeft Booking.com meer dan 15.000 werknemers in 204 vestigingen verspreid over 70 landen wereldwijd.

Geen beperkingen

Na verschillende opties te hebben overwogen, besloot het bedrijf Anaplan te gebruiken voor zijn planningsprocessen. "We kiezen voor Anaplan vanwege de flexibiliteit en geavanceerde planning," zegt Chiara. "In een bedrijf als Booking.com, waar veranderingen aan de orde van de dag zijn, hebben we een tool nodig die gemakkelijk aan te passen is." "We waren op zoek naar een schaalbare oplossing," voegt Andrew DeGennaro van Booking.com toe.

Daarom past de flexibiliteit van de nieuwe tool bij de bedrijfscultuur. Chiara: "We hebben een informele en open cultuur, waarin we creativiteit stimuleren. We houden niet van beperkingen; als we een betere manier zien om iets te doen, willen we die kunnen aanpassen."

Statistische prognoses

Het belangrijkste doel van het nieuwe planningsproces is het voorspellen van alle operationele kosten in Anaplan. "Geen Excel meer", zegt Chiara stellig. Hiervoor gebruikte de organisatie meer dan 50 Excel-modellen om de operationele kosten te voorspellen.

"Van handmatige invoer naar statistische methoden om geautomatiseerde voorspellingen te maken."

De enorme hoeveelheid gegevens bij Booking.com beïnvloedt het planningsproces. Chiara: "De hoeveelheid gegevens wordt steeds groter." "De totale roll-up is erg groot; we voorspellen meer dan 1.000 combinaties", zegt Stef Jansen in de Wal. Als consultant bij Finext is hij nauw betrokken bij de implementatie van Anaplan bij Booking.com.

Er worden verschillende methoden gebruikt om de voorspelling te berekenen. "Hele eenvoudige, zoals handmatige invoer door controllers op basis van hun kennis, maar ook statistische methoden om geautomatiseerde voorspellingen te maken. Elke gewenste methode kan op elk detailniveau worden toegepast", legt Stef uit.

Planning booking.com

Afweging tussen tijd en nauwkeurigheid

Al deze mogelijkheden leiden echter ook tot dilemma's. "Hoe dieper het detailniveau, hoe hoger de nauwkeurigheid," zegt Chiara. "Als bedrijf ontdekken we nog steeds de juiste balans tussen granulariteit, snelheid en efficiëntie. Het is een constante afweging tussen tijd en nauwkeurigheid."

Dit is een van de redenen waarom het team veel tijd heeft besteed aan het ontwerpen van de basis voor het planningsmodel. "Die tijd betaalt zich later ruimschoots terug", zegt Chiara. "Investeer in het begin tijd om naar het volledige plaatje te kijken. In een Agile-omgeving ben je geneigd om in sprints te werken en met de kleine dingen te beginnen. Maar de scoping- en planningsfase moet de basis leggen. Op dat moment voelt het alsof je niets concreets aan het doen bent, maar later krijg je meer snelheid."

Helderder en sneller met geavanceerde planning

Chiara en Andrew zijn enthousiast over de geavanceerde planning van Anaplan. "De real-time berekeningen helpen ons; zodra je een deel van het model bijwerkt, wordt alles bijgewerkt", zegt Chiara. "Ook de gegevensintegriteit is veel beter; ik vertrouw Anaplan meer dan Excel." "Het is heel modulair. Als er een probleem is, kun je gemakkelijk het deel van het model vinden waar de berekeningen plaatsvinden en de verbinding met de uitkomsten. Hierdoor zijn problemen eenvoudig op te lossen, of het nu gaat om een snelle aanpassing in een formule of een probleem in de aannames," zegt Andrew.

Voorheen moesten alle 50 Excel-modellen handmatig in de consolidatietool worden geladen.

"Nu hebben we bijna geen handmatig werk meer, wat tijd bespaart en de kans op handmatige fouten verkleint," aldus de woordvoerder.

vervolgt Chiara. "Alle berekeningen worden gedaan in Anaplan, waarna we slechts één export hoeven te doen naar de consolidatietool."

Beiden verwachten in de toekomst meer voordelen te zien. "We zijn nog maar één cyclus live. Over zes maanden zullen we echt de voordelen zien; voorspellingen zullen duidelijker en sneller worden. We zullen minder tijd kwijt zijn aan het verwerken van gegevens en meer tijd hebben om dingen te analyseren en te helpen met beslissingen in het bedrijf."

CFO van je eigen afdeling

Eindgebruikers zijn ook positief. Andrew: "We zien dat degenen die het volledig hebben geaccepteerd enthousiast zijn over hoe ze de gegevens kunnen modelleren en hoe ze de rapporten visueel kunnen presenteren. Grafieken geven een beter inzicht in het totaalplaatje. Voorheen waren de gegevens meer op een need-to-know basis, nu kunnen de afdelingen daadwerkelijk beslissingen gaan nemen."

"We willen dat iedereen de CFO van zijn eigen afdeling of regio wordt."

"Dit helpt ons om processen te stroomlijnen", zegt Chiara. "Elke regio gebruikt zijn eigen aanpak. Met de nieuwe applicatie geven we een voorbeeld van een gedeelde aanpak door een gemeenschappelijk model uit te geven, met gedeelde drijfveren en gedeelde aannames. Dit zorgt voor meer afstemming binnen de regio's."

Deze aanpak past bij de fase waarin het bedrijf zich momenteel bevindt. "Als je groeit, heb je voor de prognose mensen nodig die dicht bij het bedrijf staan", zegt Chiara. "Anaplan helpt ons daarbij." "We willen dat iedereen de CFO van zijn eigen afdeling of regio is," besluit Andrew.

Meer weten over FP&A met Anaplan?

Benieuwd wat Financiële Planning & Analyse met Anaplan voor jouw organisatie kan betekenen? Boek een 30 minuten durende Discovery Session met een Anaplan expert! In deze sessie laten we je zien hoe je de dagelijkse werkzaamheden kunt optimaliseren met geavanceerde planning uit Anaplan. Ook is er ruimte om al je vragen te beantwoorden en kun je aangeven over welke onderdelen je meer wilt weten.