Vastgoedorganisatie W.P. Carey heeft meer dan 250 entiteiten in 30 landen waarover het belastingrapportages moet opstellen, wat veel aandacht vraagt. De multinational wil zijn belastingprocessen minder arbeidsintensief en minder tijdrovend maken. De Tax App van Anaplan vervangt 250 Excel sheets, waardoor de processen stabieler en sneller verlopen.
"Na de belastingrapportages over Q4 2015 kwamen we tot de conclusie dat we het belastingproces niet op dezelfde manier wilden herhalen. Het was arbeidsintensiever dan gerechtvaardigd is en daardoor tijdrovender dan nodig", zegt Najib Damghi van W.P. Carey.
"Het belangrijkste probleem was het proces; door het proces en de belastingrapportages te automatiseren en te optimaliseren, gaat ook de kwaliteit omhoog", zegt Patrick van Gerven van Taxvibes. Patrick is al jaren betrokken bij het fiscale proces van W.P. Carey. "Met meer dan 250 Excel-sheets speelt het klassieke verhaal een grote rol; zodra iemand iets wijzigt, moet alles opnieuw. Het heen en weer mailen van versies verstoort ook het proces, net als het feit dat iedereen de sheets anders invult," aldus Finext. Finext en Taxvibes werken regelmatig samen aan het verbeteren van fiscale processen.
Anaplan Belastingdienst
W.P. Carey kiest voor de Corporate Tax Reporting App, ontwikkeld door Finext samen met Taxvibes in Anaplan. Een opvallende keuze, aangezien de organisatie al een andere Performance Management oplossing heeft voor haar financiële processen. "We wilden het in korte tijd implementeren; met de Anaplan Tax App is dat mogelijk omdat een aantal zaken al zijn ingebouwd op basis van best practices", zegt Najib.
"Anaplan aggregeert de gegevens op zo'n manier dat je er goed naar kunt kijken; het haalt eerst de ruis van de lijn."
"Daarnaast willen we een flexibele oplossing zodat we ook zaken kunnen instellen die specifiek zijn voor ons bedrijf," vervolgt Najib. "In Anaplan kun je bijvoorbeeld vrij eenvoudig een extra rapportagemogelijkheid inbouwen, zoals US GAAP. Vanuit Anaplan is die flexibiliteit er; het is geen kant-en-klare tool, het is een platform." "Alles is mogelijk, maar je moet oppassen dat je het niet te complex maakt," besluit de consultant van Finext.
Snelle implementatie van de Tax App
In de praktijk bleek de implementatie van de Tax App inderdaad een korte doorlooptijd te hebben. Najib: "We hebben het eigenlijk snel en binnen het gewenste tijdsbestek geïmplementeerd. Binnen twee maanden was de implementatie gerealiseerd, waarna we binnen drie maanden de vereiste interne goedkeuring kregen van internal audit." "Ondanks de korte implementatietijd waren we toch in staat om veel van de specifieke eisen van W.P. Carey te integreren," zegt Patrick.
Ondertussen worden er ook extra belastingrapportages aan de App toegevoegd. "Na eerst de bestaande belastingprocessen te hebben geautomatiseerd, breiden we nu uit met Country-by-Country Reporting," zegt Finext.
Gebruiksvriendelijke belastingoplossing
Najib is positief over de nieuwe belastingoplossing van Anaplan: "Het is heel gebruiksvriendelijk. Waar ik persoonlijk zou verwachten dat je technische kennis nodig hebt, is dat helemaal niet het geval. Het is bijna net zo eenvoudig als het aanpassen van formules in Excel."
De gebruiksvriendelijkheid levert de verwachte resultaten op. "Anaplan aggregeert de gegevens op zo'n manier dat je er goed naar kunt kijken; het haalt eerst de ruis van de lijn," zegt Najib. "Daarnaast zijn we niet meer zoveel tijd kwijt aan versiebeheer en het najagen van Excel-bestanden; het is makkelijker te coördineren."
Bewuste keuzes
Bij het ontwerpen van zo'n flexibel systeem is het belangrijk om bewuste keuzes te maken, bijvoorbeeld rond het verversen van gegevens. "We hebben gekozen voor semi-automatisch verversen," legt Najib uit. "De upload komt automatisch binnen, waarna ik zelf kan beslissen of ik de gegevens en berekeningen bijwerk." "We kunnen niet voor alle 250 entiteiten tegelijk belastingrapporten opstellen, dus als je tussendoor ververst, moet je voor sommige entiteiten opnieuw beginnen. We doen nu eerst één hit voor alle entiteiten, waarna we verversen en dan bijwerken," legt Patrick uit.
Najib vindt de samenwerking tussen Finext en Taxvibes prettig. "De combinatie is heel krachtig; aan de ene kant een partij die de technische kennis door en door beheerst, aan de andere kant iemand die ons adviseert over het complete proces rondom tax accounting. Die combinatie zorgt ervoor dat je het kunt inrichten op de bedrijfsspecifieke behoefte, terwijl je ook kijkt naar wat er in de toekomst nodig is rondom tax accounting."
"In plaats van door de bomen het bos te zien, kunnen we nu meer naar de inhoud kijken."
Ingebouwde bedieningselementen
Met de nieuwe oplossing, inclusief geautomatiseerde belastingrapportage, is het belastingproces sneller en veiliger geworden. Dit begint met automatische gegevensinvoer. "In de oude situatie moest ik vertrouwen op de formules van iemand anders, die ik dan handmatig in 250 Excel-sheets moest kopiëren," zegt Najib. "Het is getest, het wordt elke keer precies herhaald en er zitten automatische controles in, dus je kunt erop vertrouwen."
De kwaliteitsborging van gegevens is al ingebouwd in de app. Finext: "Alle data die binnenkomt wordt gecontroleerd aan de hand van de beschikbare masterdata. Door de ingebouwde controles worden afwijkingen direct gepresenteerd op een dashboard en worden er zelfs suggesties gegeven om de afwijking op te lossen."
Van zes tot twee weken
Het geoptimaliseerde belastingproces is sneller en minder arbeidsintensief. "Tijdens de kwartaalafsluiting scheelt het zes FTE's," zegt Najib. "Het scheelt ook veel in doorlooptijd; we zijn van zes naar twee weken gegaan om het kwartaal af te sluiten."
Bovendien gebeurt er meer in die kortere tijd. "We werken nu met live data, wat veel toegevoegde waarde heeft. In het oude proces konden we dat zeker niet. In plaats van door de bomen het bos niet meer te zien, heeft het ons op een punt gebracht waar we meer naar de inhoud kunnen kijken," besluit Najib.
