Infinitas Learning is een van Europa's toonaangevende leveranciers van leermiddelen en bekend van merken als Noordhoff. Toen het internationale bedrijf naar een nieuwe consolidatieoplossing wilde overstappen, koos het voor een full-service aanpak. Met Smart Financial Management worden licenties, hosting, implementatie en beheer vanuit één aanspreekpunt afgehandeld.
Overgang naar nieuwe consolidatieoplossing
De overstap naar de consolidatiesoftware van Smart Financial Management had een praktische reden, vertelt Nillus Voermans, Group Controller bij Infinitas Learning. "Voor het consolidatiepakket dat we voorheen gebruikten, liep de ondersteuning van de softwareleverancier af. Dus moesten we overstappen op iets anders. We moesten dus overstappen op iets anders."
Infinitas Learning loopt binnen Europa voorop als uitgever van innovatief lesmateriaal, zowel in boekvorm als online. Noordhoff, de grootste educatieve uitgeverij in Nederland, is een van de bekende merken van het bedrijf. Andere bekende merken zijn Liber in Zweden en Plantyn in België.
Consolidatiesoftware van Smart Financial Management
Infinitas Learning kiest voor een full-service aanpak met een Smart Financial Management oplossing. "Met Smart Financial Management leveren we alles wat je nodig hebt om een Performance Management oplossing te draaien", zegt Gert-Jan van den Berg, als consultant nauw betrokken bij het project bij Finext. "Denk aan implementatie, maar ook aan licenties, hosting en beheer."
Finext- en wisselondersteuning
De oplossing is onlangs ontwikkeld door Finext en haar zusterorganisatie Swap Support om Performance Management oplossingen toegankelijk te maken voor een brede groep bedrijven. Het gecombineerde aanbod van licenties, implementatie, hosting en beheer voor een vast bedrag per gebruiker per maand maakt deze aanpak uniek.
Consolidatiesoftware met het karakter van een SAAS-oplossing
Omdat de licenties voor SAP BPC ook binnen de Smart Financial Management oplossing vallen, krijgt het product het karakter van een SaaS-oplossing. Een belangrijke overweging voor Infinitas Learning: "We wilden graag een SaaS-product, dat past bij onze visie om zoveel mogelijk gebruik te maken van SaaS," zegt Nillus.
"De algemene kennis van onze interne IT-afdelingen zou waarschijnlijk niet hebben geresulteerd in het serviceniveau dat we wilden."
Hoewel deze vorm van consolidatiesoftware de voordelen heeft van een SaaS-oplossing, is het dat officieel niet. "Het is een regulier product dat draait op de servers van Swap Support. Dat vereist soms wel extra stappen rondom toegang," legt Nillus uit. "Het alternatief is een in-house server. Swap Support heeft echter de inhoudelijke kennis van het product en kan daardoor snel en gericht problemen oplossen. De generieke kennis van onze interne IT-afdelingen zou waarschijnlijk niet hebben geresulteerd in het serviceniveau dat we wilden." Een echte SaaS-oplossing is vaak ook minder flexibel. Gert-Jan: "Bij een cloudoplossing moet je je vaak meer aan de standaarden houden en kun je minder aanpassingen doen dan bij een on-premise variant met hosting bij Swap Support."
Zorgvuldige selectie van consolidatiesoftware
Het proces begint met een zorgvuldige selectie van de tools, begeleid door Finext. Hieruit blijkt dat deze vorm van SAP BPC de beste oplossing is voor Infinitas Learning. Nillus: "In mijn persoonlijke visie is een selectietraject een goede investering, zeker als je ziet wat een selectietraject kost ten opzichte van wat er mogelijk mis kan gaan. We besteden de komende 10 jaar veel geld en tijd aan de tool die we kiezen." Potentiële verbeteringen rond het consolidatieproces worden ook aan het begin van het proces geïdentificeerd. "Ons belangrijkste doel was om door te kunnen gaan zoals we altijd hebben gedaan; het toepassingsgebied voor het gebruik van de tool veranderde niet. Tegelijkertijd wilden we de overstap aangrijpen om orde op zaken te stellen", zegt Nillus. Zo is de Equity Pick-Up (EPU) administratie nu volledig gefaciliteerd. Ook de cashflowberekening wordt uitgebreid. "Door daar steeds fijnmaziger mee om te gaan, brengen we de kwaliteit van de cijfers omhoog," zegt Nillus.
Een sjabloon voor een vliegende start
De implementatie maakt gebruik van het sjabloon van de Smart Financial Management-oplossing als basis voor een vliegende start. "Deze template is gebaseerd op best practices en versnelt de implementatie. Het stelt ons in staat om op efficiënte wijze de consolidatie, Equity Pick-Up en automatische boekingen tussen de winst-en-verliesrekening en de balans op te zetten," legt Gert-Jan uit. Bij Infinitas Learning zijn er verschillende toevoegingen gedaan aan deze template om aanvullende vereisten op te stellen.
"Deze tool is veel toegankelijker voor de eindgebruiker, waardoor iedereen beter begrijpt hoe de cijfers door de tool stromen."
Nillus is positief over zijn keuze voor deze consolidatiesoftware en de aanpak. Nillus is ook enthousiast over de resultaten van de nieuwe oplossing. "Het is flexibel en dynamisch, waardoor we aan alle kanten aan de knoppen kunnen draaien. Het feit dat we dat zelf kunnen doen is een grote stap voorwaarts. Voorheen was het systeem een black box en dat is niet wenselijk. Deze tool is veel toegankelijker voor de eindgebruiker, waardoor iedereen beter begrijpt hoe de cijfers door de tool stromen."
Pragmatisch en oplossingsgericht
De organisatie werkt al jaren samen met Finext en Swap Support. "Finext en Swap Support werken pragmatisch en oplossingsgericht. Er wordt niet star vastgehouden aan het plan, maar juist gezocht naar een oplossing om het einddoel te bereiken. Dit gebeurt op een professionele maar informele manier. Een bepaalde vorm van professionaliteit is soms belangrijk, maar als het niet nodig is, gaan we lekker met elkaar om. Dat is de voedingsbodem voor een goede samenwerking."
Alternatief voor consolideren met regulier SAP
Nillus vindt de Smart Financial Management-aanpak rond SAP BPC een uitstekend alternatief voor de reguliere SAP BPC-software. "Ik zou het iedereen aanraden. We hadden het nooit zelf kunnen doen, maar hadden de kennis en expertise van Finext en Swap Support hard nodig. We hebben meer inzicht in de machine, kunnen beter rapporteren en makkelijker wijzigingen doorvoeren. We zitten nu dichter op de bal, dus er komt meer uit."
