Flexibele planning Bij Shell Detailhandel

Als 's werelds grootste mobiliteitsretailer verwerkt Shell Retail 11 miljard transacties per jaar. Met locaties over de hele wereld is het van cruciaal belang om opnieuw te kunnen plannen wanneer marktomstandigheden de oorspronkelijke plannen onder druk zetten. Oracle PBC biedt de flexibiliteit die Shell Retail nodig heeft voor zijn modellerings- en planningsprocessen. Finext en Oracle hebben flexibele planning geïmplementeerd bij Shell!

"Het is belangrijk voor ons om inzicht te hebben in onze wereldwijde kosten", zegt Mark Williams, Global Enablement Manager Retail bij Shell. "Het helpt onze strategische beslissingen vorm te geven, zoals waar we willen opereren en in welke groeimarkt we willen investeren."

Shell Retail bedient dagelijks 30 miljoen klanten op 44.000 locaties in meer dan 75 landen. Het wereldwijde bedrijf heeft vier retailmodellen - elk geselecteerd om de levering binnen een specifiek geografisch gebied te optimaliseren. Deze retailmodellen variëren van detailhandelaren en dealers tot groothandelaren en licentiehouders. Flexibele planning bij Shell Retail is daarom belangrijk.

"Ons doel was om spreadsheets te elimineren en alles in één tool te krijgen. Daarnaast wilden we ook intern kunnen benchmarken."

Modellerings- en planningsproces verbeteren met Oracle PBC

Om het inzicht in de kosten te verbeteren, besloot de organisatie om het modellerings- en planningsproces te verbeteren. "We gebruikten veel handmatige Excel-modellen met formules en macro's, zonder echt te begrijpen hoe deze macro's werkten. Vaak werden de spreadsheets gevuld en werd het resultaat zonder validatie overgenomen. Dit leidde tot fouten en verkeerde toewijzingen aan onze dealers. We merkten dat we geld aan het verspillen waren en dat we het niet terug konden krijgen," vervolgt Mark. "Ons doel was om de spreadsheets te elimineren en alles in één tool te krijgen. We wilden ook intern kunnen benchmarken. Onze modellerings- en planningstool zal in meer dan 20 markten worden gebruikt, wat ons een goede steekproefomvang geeft om een geschikt kostenstructuurmodel te identificeren."

Flexibele roosters bij Shell

Na afweging van verschillende opties is gekozen voor Oracle PBC (Planning and Budgeting Cloud). De modelleer- en planningsprocessen van Oracle PBC maken flexibele planning bij Shell mogelijk. "Tijdens een ronde van RFI's (Request for Information) kwam Oracle voor ons als beste uit de bus. We waren op zoek naar een tool die gedetailleerde toewijzingen aan onze retailers kon beheren en die ons analytische mogelijkheden bood," zegt Mark. "De kosten waren ook een belangrijke overweging voor ons; Oracle voldeed aan onze budgetvereisten."

De mogelijkheid om te verzetten

Een andere belangrijke vereiste was de mogelijkheid om de planning aan te passen. Met zoveel locaties over de hele wereld is het voor Shell Retail van cruciaal belang om de planning te kunnen aanpassen als de marktomstandigheden veranderen. "We wilden een oplossing waarmee we eenvoudig in realtime een nieuwe planning konden maken, op elk moment in elke week of maand", zegt Mark.

"De flexibiliteit en robuustheid van Oracle PBC maken het mogelijk om snel opnieuw te plannen als de marktomstandigheden de oorspronkelijke plannen onder druk zetten," zegt Stephan de Wit. Als Performance Management consultant bij Finext was Stephan nauw betrokken bij het modelleren van de nieuwe planningsprocessen.

Vanaf het begin was het duidelijk dat het model grote aanpassingen nodig had om aan de eisen van Shell Retail te voldoen. "Een deel van ons probleem is onze complexiteit. Er is geen planningsoplossing op de markt voor ons hybride bedrijfsmodel; niet volledig gefranchised, maar ook niet volledig door ons beheerd. We gebruiken 4 kernbedrijfsmodellen, met een variatie binnen elk model. Werken in Pakistan en China vereist immers een andere aanpak dan werken in het Verenigd Koninkrijk of Nederland," aldus Mark. "Deze variatie vereist extra flexibiliteit in onze modellen." "Het modelleren van een wereldwijde geïntegreerde planningsoplossing - met 24/7 herschikkingsfunctionaliteiten voor verschillende tijdzones, culturen en wettelijke output - vereiste serieuze capaciteiten. We zijn erin geslaagd door onze ervaring te gebruiken en flexibel te zijn," zegt Stephan.

Kosten verlagen en portfolio uitbreiden

Zoals bij veel bedrijven speelt de energietransitie een rol voor Shell Retail. "Onze belangrijkste uitdaging is om relevant te blijven tijdens de energietransitie. We willen ons portfolio verbreden en nieuwe brandstofopties introduceren op een manier die consistent aanslaat bij onze klanten," aldus Mark.

De nieuwe modelleer- en planningsprocessen ondersteunen dit doel. "We willen toonaangevend zijn op het gebied van nieuwe energie en onze brandstofmix veranderen met biobrandstoffen, elektriciteit en waterstof. Daartoe willen we de kosten verlagen en onze operationele processen onder de loep nemen. Het echt begrijpen van onze bedrijfsmodellen is essentieel voor blijvende groei."

Wereldwijde uitrol van Oracle PBC

Het implementeren van Oracle PBC in zoveel landen over de hele wereld vereist zorgvuldige projectplanning en het vermogen om je snel aan te passen aan veranderingen. Mark: "We moesten veel ontwerpkeuzes maken: hoe de data te creëren, hoe de informatie van markt tot markt vergrendeld te houden, hoe de modellen te ontwerpen. Samen met Finext hebben we deze keuzes als team gemaakt."

Mark is enthousiast over Finext als modelleer- en implementatiepartner voor de wereldwijde uitrol: "Als nichespeler is Finext snel en wendbaar. Ik vind het prettig dat Finext niet gebonden is aan een leverancier, waardoor ze onafhankelijk advies kunnen geven. Ze hebben ons begeleid en in de juiste richting gestuurd."

"Tools en processen zijn belangrijk, maar het gaat erom dat je het juiste team van mensen hebt om je daarbij te ondersteunen."

De eerste resultaten zijn zeer positief. "We hebben nu 17 markten geïmplementeerd en zien een vermindering in de doorlooptijd van het herschikken van ondernemingsplannen. De oplossing is mooi en eenvoudig en geeft onze retailers controle over hun eigen bedrijf. Door veranderende marktomstandigheden moest 1 markt bijvoorbeeld 14 keer in 3 weken een nieuwe planning maken. Het is geweldig dat de tool dit kan ondersteunen, want een snelle herplanning helpt onze retailers om kosten te corrigeren, mogelijkheden voor kostenbesparingen te identificeren en over het algemeen op schema te blijven."

Sleutel tot groei

Gevraagd naar advies voor soortgelijke bedrijven die aan een wereldwijde uitrol beginnen, zegt Mark: "Denk na over waar je wilt dat het project in de loop van de tijd naartoe gaat. Het project zelf is goed, maar de integratie met alle andere systemen is de sleutel tot groei. En tot slot zijn tools en processen belangrijk, maar het gaat erom dat je het juiste team van mensen hebt om je daarbij te ondersteunen."