Flexibele consolidatie bij Mourik

Flexibele consolidatie bij Mourik

"Ons doel is om de financiële processen meer te standaardiseren en daarmee beter beheersbaar te maken", zegt Gerald Rietveld, financial controller bij Mourik. Het familiebedrijf is een brede projectorganisatie met wereldwijd 2.000 medewerkers. Voorheen gebruikte de bouworganisatie Excel om de 80 entiteiten te consolideren. "Aanpassingen vergden veel werk, dus we deden slechts één keer per jaar een volledige, maar minimale consolidatie", zegt Auke Droogh, controller bij Mourik.

"Is rapporteren zo belangrijk dat je de salarisbetaling daarvoor mag aanpassen?"

Per maand en per 4 weken

Ondanks standaardisatie wil het familiebedrijf flexibiliteit in de interne processen binnen de entiteiten. Op het eerste gezicht een tegenstrijdige wens, maar wel een die goed aansluit bij de wensen van het bedrijf. "Het merendeel van onze entiteiten werkt met een periodeafsluiting van 4 weken, terwijl onze buitenlandse entiteiten en enkele Nederlandse entiteiten met een maandafsluiting werken", legt Auke uit. "Het is dus een bewuste keuze om niet alles naar 4 weken te brengen. Traditioneel werken wij, net als veel bouwbedrijven, met 4-wekelijkse rapportageperiodes. Dit overlapt met de salarisbetalingen. Daarnaast rapporteren de internationale bedrijven en een aantal overgenomen bedrijven op maandbasis, wat bij deze bedrijven overeenkomt met de uitbetaling van salarissen. Een logische keuze, want salarissen zijn de grootste kostenpost in onze sector. Dan moet je wel de afweging maken of rapporteren zo belangrijk is dat je de salarisbetaling daarvoor kunt aanpassen."
Deze keuze betekent ook dat er geen volledige consolidatie met intercompany matching gedurende het jaar kan plaatsvinden. Auke: "We hebben op deze manier uitstekend inzicht in de cijfers. Hiervoor hadden we geen geconsolideerde balans per periode, dus we zijn al een heel eind."

Gebruikersgemak in de cloud

Om de consolidatieprocessen te vergemakkelijken, kiest Mourik voor Tagetik. "Vooral het gebruiksgemak vonden we belangrijk. Onze gebruikers zijn gewend aan Excel, met Tagetik blijft het daar dicht bij", zegt Auke. "Tagetik is gebruiksvriendelijk, maar sluit goed aan bij de eisen", zegt Benno van Ingen. Benno begeleidde het selectietraject en de implementatie van de consolidatieoplossing van Finext.
Tijdens het selectietraject kijkt Mourik vooral naar cloudoplossingen. Auke: "Als bedrijf is het onze filosofie om zoveel mogelijk systemen uit te besteden. Dit heeft te maken met controle: de rekencapaciteit van alle systemen neemt voortdurend toe, waardoor je met eigen hardware elk jaar extra servers moet toevoegen. Daarnaast gaan we naar een 24-uurs maatschappij, waarin organisaties 24/7 draaien. Om dat in goede banen te leiden, moet je veel mensen in dienst hebben. In de cloud kun je dit delen met anderen, waardoor het veel goedkoper wordt."

Tagetik met een FIT-sjabloon

Voor de implementatie wordt de Fast Implementation Template (FIT) template gebruikt. Deze template met best practices is ontwikkeld door Finext op basis van haar ervaringen bij andere organisaties en versnelt de implementatie van Tagetik. "Door gebruik te maken van de FIT-template konden we relatief snel schakelen", zegt Gerald. "We hadden vrij snel een initieel datamodel met alle schema's en rapporten," zegt Benno.
Het overzetten van de historische data bleek lastiger. "De gegevens kwamen hier niet uit een ander consolidatiesysteem, maar uit Excel. Daardoor ontbrak er veel", vervolgt Benno. "Voorheen waren de gegevens niet eenduidig en gebruikten entiteiten verschillende rekeningen," beaamt Auke. "Ook over al dat soort dingen moesten we nadenken. Daardoor werd het wel eenduidiger."

"Periodiek zijn we meer bezig met de balans, zodat het minder energie kost aan het einde van het jaar."

Liquiditeitsprognose

Naast het FIT-sjabloon werd er ook een liquiditeitsprognose gemaakt. "We begonnen met een prognose van eens in de 4 weken, daarna gingen we naar eens per week," zegt Auke, "Ik denk dat dat een van de voordelen van het systeem is: het is heel flexibel." Overigens houdt de liquiditeitsprognose ook rekening met de inspanning die het bedrijf moet leveren. "De liquiditeitsprognose betreft niet de hele consolidatiekring, maar wordt alleen aangeleverd door de 15 belangrijkste bedrijven. Daar is het relevant," zegt Niels Sterkenburg van Finext.

Geen oerknal

Rekening houden met gebruikers is typerend voor het project. Benno: "Het idee was om geen big bang te doen, maar langzaam toe te groeien naar volledige oplevering." "Omdat we uit Excel kwamen, waren we nog niet gewend om in één structuur te werken. Je kunt dus niet verwachten dat je dat in één keer kunt," legt Auke uit. "We hebben de gebruikers individueel bij de hand genomen: 'dit is het dashboard, hier kun je het invullen.' Dan zie je dat de meeste mensen het zelf kunnen, eigenlijk is het heel eenvoudig."
De implementatie van CDM, de Disclosure Management oplossing van Tagetik, gaat hier nog verder bij helpen. "Vanuit de bron in Tagetik maak je direct verbinding met Word", legt Niels uit. "Er is één versie waar meerdere mensen tegelijkertijd in kunnen werken, wat nog meer standaardisatie brengt in het rapportageproces."

Sneller en beter inzicht met Tagetik

Mourik is positief over de resultaten van de nieuwe consolidatieoplossing. Auke: "We hebben standaardisatie bereikt door Tagetik te gebruiken, met beter inzicht en snellere afsluiting. Vroeger duurde dat 4 tot 5 maanden, nu gaat het sneller." "Periodiek zijn we meer bezig met de balans, dus dat kost minder energie aan het einde van het jaar", zegt Gerald. "De volgende stap is een slag maken in het analyseren."
Auke en Gerald zijn ook positief over Finext. Auke: "Ik kende Finext nog van mijn vorige werkgever. De manier van werken spreekt me aan; geen leger aan consultants en directeuren, maar een pragmatische aanpak om samen te werken."