Met zijn 448 jaar is Lucas Bols een van de oudste bedrijven van Nederland. Toch is de drankenfabrikant opvallend innovatief, zowel in de ontwikkeling van nieuwe producten als in zijn besturing. Externe gegevens worden in Oracle Planning & Budgeting Cloud (PBC) gecombineerd met de eigen gegevens om tot een gedetailleerde verkoopplanning te komen.
Voorspelbaarheid is essentieel, zegt Eric de Vries, Finance Director Brands & Markets bij Lucas Bols: "We werken in 110 landen met meer dan 20 merken, met alle dynamiek die daarbij hoort. Om hier snel op in te kunnen spelen, heb je een goede forecast nodig. Hoe gedetailleerder je kunt plannen, hoe voorspelbaarder je wordt."
"We willen snel de implicaties van trends en ontwikkelingen kunnen zien."
Verkoopplanning in Oracle PBC
Om dit te bereiken wordt Oracle PBC (voorheen bekend als Oracle PBCS) gebruikt voor verkoopplanning. Hierin worden de effecten van trends en ontwikkelingen direct doorgerekend. "We willen bijvoorbeeld snel kunnen zien wat de gevolgen zijn als ergens de accijnzen worden verhoogd of als de Argentijnse peso devalueert. Ook willen we de impact van ontwikkelingen zoals de Brexit goed kunnen inschatten", zegt Eric.
Met meer dan 20 merken in 110 landen is Lucas Bols een belangrijke wereldwijde speler in likeuren, jenevers, gin en wodka. De organisatie bestaat al 444 jaar en is daarmee een van de oudste actieve bedrijven van Nederland. Ondanks deze lange bedrijfstraditie is het drankenbedrijf zeer innovatief. Er worden bijvoorbeeld voortdurend nieuwe producten ontwikkeld om in te spelen op trends in consumentengedrag, zoals cocktails met minder alcohol of minder calorieën.
Groeistrategie ondersteunen
Lucas Bols wil zijn wereldwijde merken, zoals Bols en Galliano, verder versterken en laten groeien. Een gedetailleerde verkoopplanning ondersteunt deze strategie. "Je moet inzichtelijk kunnen maken waar je denkt dat de groei vandaan gaat komen en hoe je die gaat realiseren," zegt Eric.
Met deze inzichten worden specifieke kpi's voor het commerciële team en marketing vastgesteld. Eric: "Het is goed als je het behalen van doelen kunt onderbouwen met feiten. Vanuit finance kunnen we de data gebruiken om aan te tonen of iets succesvol is of niet."
Externe gegevens combineren met eigen prognose voor één verkoopplanning
De voorspelling is gebaseerd op feiten en zeer gedetailleerd. Een aanzienlijk deel van deze gegevens is afkomstig van externe partijen. Op zijn beurt wordt een deel van de voorspelling gedeeld met een andere externe partij. Dit past bij het organisatiemodel van Lucas Bols: "Alleen in de VS hebben we een eigen dochteronderneming en in Nederland een joint venture waar we 50% bezitten. De rest is extern: de productie wordt uitbesteed en voor elke markt is er een distributeur," legt Eric uit. "We vergelijken de prognose van de 100 externe distributeurs met de prognose van ons commerciële team. Vervolgens vertalen we de resultaten naar een verkoopplanning voor de externe productiepartij."
Het verwerken van de gegevens van zoveel externe partijen betekent nogal wat: "De 100 verschillende distributeurs leveren hun gegevens ook aan in 100 verschillende formaten. Wij zetten dat vervolgens om in één verkoopplanning in Oracle PBC," vertelt Timo van Leeuwen. Timo is als consultant en trusted advisor van Finext al zo'n 13 jaar betrokken bij het planningsproces bij Lucas Bols.
Van private equity-eigenaar tot beursgang
Sinds 2015 is Lucas Bols beursgenoteerd. De periode daarvoor heeft de organisatie verschillende eigenaren gehad; het was een aantal jaren onderdeel van Remy Cointreau en na een management buy-out in 2006 kreeg het een private equity partij als aandeelhouder.
Eric ziet een duidelijk onderscheid tussen de informatiebehoefte van een private equity partij en een beursgenoteerde omgeving. "Waar het bij private equity vooral gaat om ROI, willen aandeelhouders ook de kwaliteit van de winst zien en of die in lijn is met de strategie. Daar heb je meer detail voor nodig."
De beursgang is dan ook een van de redenen om over te stappen van Oracle Essbase naar Oracle PBC. "We wilden meer inzicht kunnen geven in waar de groei vandaan komt; welke merken doen het goed en welke markten? De nadruk komt te liggen op financiële rapportage en de inzichten die je daaruit haalt."
Innovatief met Oracle PBC, FCC en ERP
Niet alleen op het gebied van productontwikkeling en bedrijfsmodel is de internationale drankenproducent innovatief. Ook op het gebied van besturings- en financiële systemen loopt de organisatie graag voorop. Zo was Lucas Bols een paar jaar geleden een van de eerste organisaties in Nederland met Oracle PBC.
Daarnaast worden momenteel ook Oracle Financial Consolidation & Close (FCC) en Cloud ERP geïmplementeerd. "Het is gevaarlijk als bedrijven veel verschillende pakketten hebben waar ze gegevens uit halen", zegt Eric. "Ik geloof dat je één systeem moet kiezen, zodat je één bron hebt waar je zoveel mogelijk vastlegt. Dan ben je geen tijd kwijt aan het verbinden van alle verschillen."
Back-up voor meerdere dagen met Swap Automate
De standaardback-up van Oracle cloud solutions slaat slechts één dag op. Reden voor Lucas Bols om Swap Automate te installeren. "Als er zoveel mensen in PBC werken, is de kans groter dat er een fout wordt gemaakt. Het is dan belangrijk dat je het direct kunt herstellen," zegt Eric.
Deze back-upfunctionaliteit is ontwikkeld door Swap Support, een zusterorganisatie van Finext gespecialiseerd in beheer, om ook meerdaagse back-ups in Oracle cloudoplossingen mogelijk te maken.
In feite worden fouten vaak pas een paar dagen later ontdekt. "Daar kwamen we op de 'harde manier' achter", legt Eric uit. "Op dat moment moesten we werken met een handmatige back-up die al een paar weken oud was. Het was voor ons een 'no brainer' om Swap Automate te installeren zodra we hoorden dat het bestond."
"In plaats van discussies over de berekeningen, zijn er nu vragen over de details. De kwaliteit van de gesprekken gaat daarmee omhoog."
Snellere en betere voorspellingen met Oracle PBC
Eric is positief over het nieuwe planningsmodel in Oracle PBC. "Het grote voordeel is dat je de scenario's veel sneller kunt doorrekenen. Binnen een uur weet ik wat de gevolgen zijn van iets wat we buiten zien gebeuren. Voorheen deden we daar 1 tot 2 dagen over en moesten we veel meer handmatig berekenen."
De kwaliteit van de voorspelling is ook verbeterd. "In plaats van discussies over de berekeningen, zijn er nu vragen over de details. De gesprekken gaan meer over de inhoud dan over het proces. Daardoor gaat de kwaliteit omhoog."
Volledig geautomatiseerde verkoopplanning
Eric is voortdurend bezig om het planningsproces stap voor stap verder te optimaliseren. "Naast trends op volumes wil ik ook trendplanning rond prijzen: welke smaken doen het goed en wat zijn de gevolgen voor onze marges. Ook wil ik meer externe bronnen toevoegen, bijvoorbeeld rondom consumentengedrag. Mijn uiteindelijke doel is een volledig geautomatiseerde forecast, waarbij de trendmetingen er al in zitten."
