Arlanxeo is wereldwijd marktleider in synthetisch rubber. Wanneer het bedrijf zijn eigen IT-omgeving moet bouwen, kiest het voor de nieuwste technologie. De eerste implementatie van SAP BPC Optimized for S/4HANA in Europa vereenvoudigt consolidatie en biedt realtime inzichten.
Joint venture vereist eigen consolidatie
Arlanxeo werd in 2016 opgericht als joint venture. Tot die tijd maakte de productie van synthetisch rubber deel uit van LANXESS, waarbij gebruik werd gemaakt van de rapportage- en consolidatietools van het moederbedrijf. "Op het moment dat de joint venture werd opgericht, wisten we dat we moesten beginnen met het opbouwen van onze eigen groepsfuncties", zegt Manfred Wicker, hoofd Finance & Controlling Platforms bij Arlanxeo. Het consolidatieproces werd eenvoudiger door het gebruik van SAP BPC geoptimaliseerd voor S/4HANA.
Hoewel het bedrijf relatief jong is, heeft het een lange geschiedenis: het patent voor de productie van synthetisch rubber dateert uit 1909. Vandaag de dag heeft het bedrijf fabrieken in negen landen en is gespecialiseerd in hoogwaardige rubbersoorten. Het bedrijf, met het hoofdkantoor in Maastricht, heeft meer dan 3.900 mensen in dienst.
Een volledig nieuwe IT-architectuur opzetten
Het bouwen van een compleet nieuwe IT-architectuur is een geweldige kans om een soepel consolidatieproces te creëren. "Bij LANXESS hadden we problemen met de interface tussen ERP en het consolidatiesysteem. Het bouwen en onderhouden van deze interface was tijdrovend en duur. Daarom wilden we de interface in de nieuwe situatie aanzienlijk vereenvoudigen," legt Manfred uit.
Om het maximale uit de nieuwe opzet te halen, keek het bedrijf ook meteen kritisch naar de huidige processen. "We hebben een nieuw groepsrekeningschema gemaakt, dat consistent is met het transactieschema. We zijn ook hetzelfde rapportagepakket gaan gebruiken voor zowel actuals als planning. Dit is niet alleen efficiënter, maar maakt het ook makkelijker voor gebruikers om de twee rapporten met elkaar te vergelijken," aldus Ingrid Fredrix, Hoofd Financiële Boekhouding en Consolidatie bij Arlanxeo.
"Grijp de kans om een radicale verandering door te voeren. Er zitten echte voordelen aan eenwording die tijd en moeite besparen in het eindproduct."
Eerste implementatie van SAP BPC Optimized for HANA in Europa
Het bedrijf had al gekozen voor S/4HANA en keek ook naar een SAP-oplossing voor consolidatie. "Na het bespreken van de verschillende BPC-opties, raadde SAP ons aan om SAP BPC Optimized for HANA te gebruiken", zegt Manfred.
De keuze voor deze nieuwe technologie maakt het bedrijf een koploper: in Europa is dit de allereerste implementatie van SAP BPC Optimized for HANA, en wereldwijd een van de eerste.
Het implementeren van een nieuwe technologie vereist veel aandacht voor details. "We wilden er zeker van zijn dat alle processen correct, onderhoudbaar en gebruiksvriendelijk zijn. In het klassieke SAP BPC was het bouwen van invoerschema's bijvoorbeeld eenvoudig, maar in de geoptimaliseerde BPC-versie moesten we een manier vinden om het gebruiksvriendelijker te maken," zegt Bastiaan Sanders. Als lead consultant bij Plainwater is Bastiaan nauw betrokken bij de architectuur en implementatie van het nieuwe systeem bij Arlanxeo.
Agile projectaanpak helpt bij grote veranderingen tijdens het project
Om effectieve besluitvorming te garanderen, koos het projectteam voor een agile projectaanpak. "Omdat we een compleet nieuw IT-landschap aan het bouwen waren, hadden we nog geen volledig beeld van de details. Bovendien was SAP BPC Optimized nog zo nieuw dat het ook niet helemaal duidelijk was welke mogelijkheden het ons zou brengen," zegt Ingrid.
Tijdens het project deden zich twee extra uitdagingen voor. Ten eerste werd het bedrijf 100% eigendom van Saudi Aramco. Dit verkortte de implementatietijdlijnen met maar liefst drie maanden. Daarnaast werd tijdens de implementatie de server veranderd van on-premises naar de private cloud van SAP; de HANA Enterprise Cloud.
Ondanks deze uitdagingen was het nieuwe consolidatiesysteem binnen een paar maanden operationeel. "De agile aanpak maakte het voor ons veel gemakkelijker om ons aan al deze veranderingen aan te passen. Als we een watervalmethode hadden gebruikt, waren zulke grote veranderingen niet mogelijk geweest of hadden ze in ieder geval langer geduurd," legt Ingrid uit.
Sneller en flexibeler consolidatieproces met S/4HANA
Zowel Manfred als Ingrid zijn enthousiast over de resultaten van het nieuwe landschap: "We hebben de processen vereenvoudigd en gebruiken nu meer standaardfunctionaliteit. Dit maakt consolidatie sneller en geeft ons meer flexibiliteit om dingen aan te passen", legt Manfred uit. "Zodra alle entiteiten volledig op S/4HANA zitten, verwacht ik dat de afsluiting 2 tot 3 dagen sneller zal verlopen," is Ingrid het met me eens.
Een ander voordeel is dat het bedrijf van drie verschillende winst- en verliesrapporten naar één is gegaan. "In de oude opzet hadden we verschillende winst- en verliesrekeningen voor juridische, management- en boekhoudkundige doeleinden. Nu kunnen we alle vragen vanuit één bron beantwoorden. Dit maakt het dagelijkse werk op de boekhouding veel eenvoudiger."
Directe toegang tot realtime gegevens
Bovendien biedt directe toegang tot de gegevens realtime inzichten. "We kunnen de gegevens in realtime gebruiken voor consolidatie door de gegevens rechtstreeks te benaderen, zonder interface of toewijzingstabellen. Vroeger haalden we de gegevens één keer per dag van het ERP-systeem naar het consolidatiesysteem, nu zo vaak als we willen," zegt Manfred.
De volgende stap is een fast-close project, met als doel om van 10 naar 6 dagen te gaan. "We moeten onze afsluiting voor Saudi Aramco versnellen," zegt Manfred. "Eerst moeten we de afsluitstappen in het ERP-gedeelte standaardiseren, daarna willen we de stappen in de afsluitboekingen automatiseren. We kijken ook naar verschillende RPA-oplossingen, bijvoorbeeld om de inkomende facturen te robotiseren."
Grijp de kans om een radicale verandering door te voeren
Gevraagd naar advies voor andere organisaties die een nieuwe IT-omgeving willen implementeren, zegt Ingrid: "Gebruik de kans om een radicale verandering door te voeren. Er zitten echte voordelen aan eenwording die tijd en moeite besparen in het eindproduct. Zelfs als je alleen je ERP- of consolidatiesysteem verandert, tilt het verlaten van beide systemen je totale proces naar een hoger niveau."
"Focus op de S van Simpel".
"Focus op de S van Simple", besluit Manfred. "Het is echt nuttig om de ideeën van vereenvoudiging te volgen door zoveel mogelijk gebruik te maken van de standaardprocessen in het consolidatieproces met s/4hana. Dit is in het begin misschien niet eenvoudig, maar in de toekomst zal het veel eenvoudiger zijn dan de tool aan te passen aan het proces dat je nu hebt."
