Tekstboek Co-build project Bij B&S

"Een van onze doelen was om de rapportagecyclus met een dag te verkorten - van 6 naar 5 dagen", legt Olaf Amerongen, Senior Controller bij B&S International, uit over de keuze om OneStream te implementeren. B&S heeft een ambitieuze technologische agenda. Olaf: "We willen onze efficiëntie verhogen; investeren in de juiste technologie is een groot onderdeel van onze strategie."

Consolidatiesysteem om aan te sluiten bij de snelle groei van het bedrijf

B&S is de afgelopen jaren aanzienlijk gegroeid. "Het vorige consolidatiesysteem ondersteunde onze huidige consolidatieprocessen onvoldoende, deels door onze groei en deels door het ingewikkelde onderhoud van dat systeem," vervolgt Olaf. "In de afgelopen 10 jaar hebben we het aantal gebruikte entiteiten en valutas verdubbeld. We hebben nu veel administraties te consolideren," legt Hans Kuipers, Concern Controller bij B&S International, uit.

B&S heeft meer dan 2000 werknemers en is wereldwijd aanwezig in meer dan 100 landen. Het bedrijf richt zich op het oplossen van problemen in de toeleveringsketen en vergemakkelijkt de beschikbaarheid van merkartikelen voor consumenten op zes gebieden: dranken, schoonheid, persoonlijke verzorging, voeding, gezondheid en consumentenelektronica.

Eén geïntegreerd landschap in één platform

Het wereldwijde bedrijf kon investeren in de aanpassing van het huidige systeem of een nieuw systeem implementeren. Na demo's van verschillende softwareleveranciers te hebben gezien, besloot B&S over te stappen op OneStream. "Voor een efficiënter proces wilden we één geïntegreerd landschap", legt Olaf uit.

Ook wilde het financiële team de consolidatieprocessen gebruiksvriendelijker maken voor de eindgebruikers. "Na verloop van tijd was het vorige systeem een 'zwarte doos' geworden; gebruikers begrepen niet wat er in het systeem gebeurde. Een van onze doelen was om gebruikers te betrekken en hun begrip te vergroten," aldus Hans.

Een ander doel was meer toekomstgericht. Hans:

"We gaan in de richting van meer gedetailleerde rapportage over niet-financiële gegevens zoals ESG. We willen duurzaamheidsrapportage integreren in het financiële systeem."

Het platform stap voor stap uitbreiden

Er werden twee belangrijke beslissingen genomen over de projectaanpak. De eerste beslissing was om het model te verplaatsen 'zoals het is', terwijl we de mogelijkheden van OneStream benutten. Hans: "We wilden eerst de baseline voor het framework vaststellen. Vervolgens kunnen we het platform stap voor stap laten groeien."

Het team wil ook aanvullende financiële processen implementeren. "We zijn begonnen met het implementeren van de budgetteringsprocessen en willen daar binnenkort de prognoses aan toevoegen," zei Olaf.

Co-build projectaanpak

De tweede projectbeslissing was om een co-build projectaanpak te gebruiken. "Tijdens onze co-build aanpak werken we nauw samen met het financiële team van onze klant om OneStream te implementeren. Door samen het model en de rapporten te bouwen, krijgen de belangrijkste gebruikers hands-on kennis van het platform," zegt Maaike Brouwer, OneStream consultant bij Finext.

"We willen het systeem zelf kunnen ondersteunen en onderhouden," zei Olaf. "Ook omdat we het technische aspect van onze functie leuk vinden," voegde Hans er lachend aan toe.

Op tijd en binnen budget

De co-build aanpak was succesvol: het project werd op tijd en binnen budget afgerond.

Gevraagd naar de belangrijkste succesfactoren, zei Olaf: "We zijn gericht op automatisering. We werden vrijgemaakt van alle andere activiteiten en konden ons richten op de implementatie." "Het niveau van de toewijding van Olaf en Hans aan het project was uitzonderlijk," zei Sander Rutten, OneStream consultant bij Finext.

Een andere belangrijke succesfactor was de pragmatische cultuur van zowel B&S als Finext. Olaf: "Het pragmatisme van Finext was een van de redenen om Finext te kiezen als onze implementatiepartner." Een derde belangrijke succesfactor was de gedetailleerde planning. "We wilden onze voortgang kunnen monitoren, zodat we indien nodig konden bijsturen," aldus Olaf.

Eindgebruikers betrekken

In het oorspronkelijke projectplan was een grote rol weggelegd voor de eindgebruikers: de business controllers zouden worden betrokken bij het testen van het platform. "In een vroeg stadium besloten we dat dit vanwege interne ontwikkelingen te veel gevraagd zou zijn. We besloten om het platform zelf te testen en het later tijdens de gefaseerde go-live vrij te geven aan de eindgebruikers. Deze keuzes hielpen om de organisatie te ontlasten," aldus Hans.

De verandering had als bijkomend voordeel dat er meer tijd was om de eindgebruikers te trainen. Ook werden er 2-wekelijkse online meetings gehouden met de eindgebruikers om updates en gemaakte keuzes te bespreken. "Het betrekken van de eindgebruikers was een andere belangrijke succesfactor," aldus Hans.

Consolidatie motor

Een van de grootste uitdagingen van het vorige systeem was dat de consolidatie-inrichting niet volledig was afgestemd op de huidige omvang en structuur van het bedrijf, wat resulteerde in veel handmatige aanpassingen. Om dit aan te pakken, dook het projectteam samen in elke use-case. Deze aanpak zorgde ervoor dat de OneStream consolidatie engine alle specifieke use-cases naar wens kon afhandelen.

"We willen altijd een systeem opzetten dat volledig te onderhouden is door de klant. Door het detailniveau en het aantal use-cases is de consolidatie-engine bij B&S complex. Door nauw samen te werken en gedetailleerde documentatie te gebruiken, zijn we ervan overtuigd dat - hoewel complex - de consolidatie-engine bij B&S in goede handen is", aldus Sander.

Verhoogde efficiëntie en nauwkeurigheid

Het bedrijf is enthousiast over de resultaten. Hans:

"We hebben een efficiënt, vloeiend proces dat minder tijd kost en nauwkeuriger is."

Het nieuwe platform heeft een positieve invloed gehad op de rol van Hans en Olaf: "Voorheen moesten we ons richten op het stabiel houden van het systeem. Nu kunnen we het systeem steeds verder ontwikkelen."