Naarmate DSG door overnames groeide, werd het steeds moeilijker om het werk in Excel vol te houden. Samen met Finext koos DSG voor Oracle EPM en bouwde het bedrijf stap voor stap één omgeving op voor consolidatie en planning. Het resultaat: een voorspelbare maandafsluiting, één model voor budgettering en prognoses, en meer tijd voor analyse.
DSG (De Stiho Groep) is een Nederlandse bouwmaterialengroep gevestigd in Nieuwegein, met meer dan 900 medewerkers. De groep bestaat uit drie merken: Stiho, Bouwmaat en Baars & Bloemhoff. Stiho is het grootste merk, met 27 vestigingen die de professionele bouwmarkt bedienen.
De merken hebben zich jarenlang onafhankelijk van elkaar ontwikkeld en zijn pas rond 2020 echt samengekomen. Tegenwoordig opereren Financiën, IT en HR vanuit een shared service-organisatie. Dat vraagt om cijfers die voor de hele groep kloppen. Tegelijkertijd regelt elk merk nog steeds een groot deel van zijn eigen zaken, en verschillen hun structuren, van het gebruik van productgroepen tot de manier waarop ze rapporteren. DSG had daarom behoefte aan een groepsbreed overzicht dat deze verschillen samenbrengt, terwijl de merken de ruimte behouden om op hun eigen manier te werken. Nu dat is gerealiseerd, besteedt het financiële team minder tijd aan het afstemmen van cijfers en heeft het meer tijd voor analyse.
De groei ging zo snel dat Excel het niet meer kon bijhouden
Maandrapporten, begrotingen en prognoses: alles werd in Excel bijgehouden. Met elke overname werden de bestanden groter en complexer, en slechts een handvol mensen begreep nog hoe ze in elkaar zaten. In verschillende gevallen klopten de totalen niet, en kwamen fouten pas achteraf aan het licht.
Wat betreft budgettering en prognoses leverde elke bedrijfsunit haar cijfers op haar eigen manier aan. De financiële afdeling moest vervolgens elk bestand handmatig koppelen aan één consolidatiewerkboek. Het proces moest strakker en voorspelbaarder worden.
Samen kiezen, samen bouwen
Finext begeleidde het selectieproces. Binnen drie maanden verzamelde het team tijdens een aantal werksessies de vereisten, stelde een longlist op en beperkte deze tot twee pakketten voor demonstraties. Alleen tools die zowel op het gebied van consolidatie als planning goed presteerden, haalden de shortlist. Het was een nek-aan-nekrace, maar Oracle kwam als winnaar uit de bus omdat het op het gebied van planning beter presteerde.
De implementatie verliep in fasen. De eerste fase betrof de consolidatie (Oracle FCC), waarbij de structuur werd opgezet en het financiële team de tool grondig leerde kennen. De planning (Oracle PBCS) volgde in twee delen. Het eerste deel had betrekking op kosten en investeringen, zodat de businesscontrollers in de nieuwe tool konden begroten en prognoses konden opstellen voordat de begrotingscyclus eind augustus van start ging. Het jaar daarop bouwden DSG en Finext het op drijfveren gebaseerde omzetmodel op, te beginnen met een reeks sessies met de businesscontrollers.
Door samen te bouwen blijft de kennis binnen het bedrijf
DSG heeft gedurende het hele project nauw samengewerkt met Finext. Omdat het financiële team begrijpt hoe het model werkt, kunnen ze vaak al vaststellen waar een probleem precies zit – tot op het niveau van een specifieke bedrijfsregel – nog voordat de specialisten ingrijpen. Kleinere aanpassingen voeren ze nu zelf door.
"Ik ben er nooit een voorstander van geweest om iemand in te schakelen voor een klus die je zelf niet begrijpt. Door samen te bouwen leer je de tool steeds beter kennen en ben je niet langer volledig afhankelijk van specialisten." Bart Lugthart, financieel manager, DSG
Een afsluiting waarop je kunt rekenen
De maandafsluiting verloopt nu betrouwbaar en soepel, zonder fouten. Elke maand heeft DSG de cijfers op werkdag 5 klaar. Het project heeft bovendien het volgende opgeleverd:
- Eén model voor budgettering en prognoses, met automatische kostentoewijzing tussen bedrijfsonderdelen
- Doorlopend overzicht op groepsniveau gedurende de gehele begrotingscyclus
- Snellere analyse: cijfers die voorheen verspreid stonden over acht maandrapporten, komen nu rechtstreeks uit de database via Smart View
- Nieuwe KPI’s voor het management met slechts enkele aanpassingen in de database
- Er zijn minder FTE’s nodig op de financiële afdeling
Oracle voor de controllers, Power BI voor de filiaalmanagers
Controllers werken rechtstreeks in Oracle. Filiaalmanagers hoeven alleen hun resultaten te zien en hoe die tot stand komen; zij hebben dus geen EPM-licentie nodig. Zij ontvangen hun cijfers in Power BI en kunnen doorklikken naar afzonderlijke journaalregels, een detailniveau dat Oracle niet biedt. Dit houdt de licentiekosten laag en zorgt ervoor dat iedereen de benodigde informatie op één plek vindt.
De volgende stap
Samen met Finext werkt DSG momenteel aan de implementatie van de berekening van de CO₂-voetafdruk in Oracle PBCS. Finext zorgt voor de technische kant, terwijl het financiële team de gegevens grondig controleert. Deze gegevens zijn nieuw terrein voor de controllers, en door ze zelf te controleren, raken ze ermee vertrouwd.
