Een Excel-bestand waarin alle 32 budgethouders handmatig kostenplaatsen en grootboekrekeningen moesten invoeren. Niet echt een efficiënte basis voor budgettering en forecasting. Daarom ging het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid op zoek naar een oplossing die het planningsproces sneller en eenvoudiger zou maken. Michelle Leidelmeijer en Marc van Hilten leggen uit hoe ze tot de implementatie van Vena kwamen en welke voordelen deze oplossing het bedrijf biedt.
Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid
Beeld en Geluid is een stichting met verschillende rollen. Haar primaire taak is het archiveren en conserveren van beeld- en geluidsmateriaal van Nederlandse televisie-, radio- en online kanalen en andere media-uitingen met erfgoedwaarde. Daarnaast heeft de stichting een onderzoekstak waarin onderzoekers en erfgoedprofessionals onderzoek doen naar de wetenschappelijke effecten van media op de samenleving. Beeld en Geluid verzorgt ook onderwijs en educatie in de vorm van workshops en andere activiteiten voor mediastudies. Tot slot heeft het instituut een particuliere rol voor burgers, waarvan het grootste deel bestaat uit het museum in Hilversum.
Met al deze verschillende verantwoordelijkheden en projecten is het voor Beeld en Geluid essentieel om inkomsten en uitgaven bij te houden. Met rolling forecasting wil de organisatie continu vooruitkijken om sneller in te kunnen spelen op nieuwe situaties.
Van foutgevoeligheid naar flexibiliteit
Toen Beeld en Geluid begon met forecasten, was er geen eenduidig systeem. Er was één groot Excel-bestand waarin alle 32 budgethouders handmatig de kostenplaatsen en grootboekrekeningen moesten invoeren. Deze 'forecast' moest vervolgens handmatig worden ingelezen in Afas om de cijfers naast de actuals te kunnen rapporteren. Dit vergde veel tussenstappen en verliep niet altijd vlekkeloos. Deze handmatige en omslachtige methode was foutgevoelig, tijdrovend en beperkt in termen van analyse. Daarnaast was er behoefte aan meer flexibiliteit.
Michelle: "Voorheen werd er jaarlijks een statisch budget opgesteld, maar we zitten in een dynamische wereld en wilden daarom wat flexibiliteit inbouwen. We wilden bijvoorbeeld snel kunnen bijsturen en schuiven met middelen. Zo zouden we periodiek kunnen zien wat de mogelijkheden zijn en hoe we daarop kunnen inspelen.
De keuze van Vena en Finext
Om het prognoseproces efficiënter en gemakkelijker te maken, ontdekte Beeld en Geluid Vena Solutions. Vena is een moderne planningsoplossing die Excel omarmt in plaats van vervangt.
" Vena sprak ons meteen aan vanwege de toegankelijkheid en de vele functies."
Marc: "Vena sprak ons meteen aan vanwege de toegankelijkheid en de vele mogelijkheden. Je kunt veel dingen koppelen, automatiseren, eenvoudig rapporten maken, resource planning gebruiken en balansen maken. Met dit systeem konden we echt de touwtjes in handen houden.
Uitvoering Vena
Finext implementeerde eind 2018 een eerste versie van Vena. Deze versie gaf inzicht in historische data en maakte rolling forecasting van de P&L veel eenvoudiger. Ook de FTE-planning werd in Vena ingericht. Toch werd deze geïmplementeerde versie niet volledig benut. |Michelle: "Uit kostenoverwegingen kregen destijds niet alle budgethouders een licentie om zelf gegevens in Vena in te voeren. Het gevolg was dat er een leeg Excel-bestand, dit keer een Vena-template, moest worden opgestuurd en dat iedereen dat opnieuw moest invullen. Mijn collega en ik hadden wel een licentie en hebben deze gegevens ingevoerd in Vena. Ook dit was niet praktisch en schoot zijn doel voorbij.
Upgrade naar Vena 2.0
Het roer ging om. Er werd geïnvesteerd in meer licenties zodat alle budgethouders Vena dagelijks en realtime zouden gebruiken. Daarnaast keken Marc en Michelle kritisch naar de huidige versie van Vena en bedachten hoe deze getweakt kon worden om aan alle interne eisen te voldoen. Waarom zou de herlancering van Vena dit keer wel werken? De grotere betrokkenheid van Beeld en Geluid en meer focus op de business requirements.
Michelle: "Finext bouwde de eerste versie van Vena, maar omdat we op dat moment meerdere prioriteiten hadden, was er weinig inbreng van onze kant. Met versie 2.0 waren we veel meer betrokken bij de bouw en konden we onze eigen knoppen indrukken op basis van behoeften. We hadden wekelijkse sessies waardoor ik ervaring kon opdoen en steeds beter begreep hoe alles werkte en wat we wilden.
Voordelen van Vena
Het grootste voordeel van het gebruik van Vena is efficiëntie. Door het automatiseren van voorheen handmatige taken wordt enorm veel tijd bespaard. Cijfers worden door elke kostenplaats afzonderlijk ingevoerd en zijn ook direct zichtbaar in Vena op een geconsolideerde manier voor heel Beeld en Geluid. De financiële afdeling kan veel sneller identificeren waar aanpassingen nodig zijn, vooral met rolling forecasting, waarbij altijd acht kwartalen vooruit wordt gekeken.
Michelle: 'Het is een stuk makkelijker en gebruiksvriendelijker geworden voor de budgethouders. Iedereen weet ook waar hij aan toe is, omdat notificaties via de Workflow in Vena worden verstuurd.'
Ook staan alle cijfers in Vena op één plek, met mogelijkheden om de geschiedenis terug te vinden. De figuren zijn beveiligd, maar zonder dat het een starre omgeving wordt. Beeld en Geluid wilde weinig inleveren op flexibiliteit, en dat is gelukt. Toekomstige aanpassingen kunnen snel worden doorgevoerd, zelfs na de implementatie.
Goede interne promotie voor adoptie
Om interne betrokkenheid te creëren, werd tijdens het bouwproces ook de input van het bedrijfsleven gevraagd. Marc: "Het was geen show van één afdeling. We presenteerden versies aan de budgethouders en verwerkten hun feedback, indien realiseerbaar.
Zelfs nadat Vena was opgezet, deden Marc en Michelle er alles aan om de nieuwe oplossing intern te promoten. Ze verzorgden bijvoorbeeld meerdere demo's voor alle eindgebruikers, zodat iedereen goed bekend kon raken met de mogelijkheden van Vena.
Michelle: "Inmiddels is Vena intern echt een begrip geworden: als iemand Vena noemt, weet iedereen dat het over forecasting gaat.
" Als iemand Vena intern noemt, weet iedereen dat het over forecasting gaat."
Wederzijdse samenwerking
De structuur van Vena staat en werkt. De volgende stap voor Beeld en Geluid is het bouwen van meer rapporten om nog meer nuttige informatie uit de gegevens te halen. Door de inzet tijdens het bouwproces kan Michelle dit grotendeels zelf doen.
Michelle: 'Als ik er zelf echt niet uitkom of er moeten grote technische veranderingen worden doorgevoerd, dan kunnen we altijd rekenen op de ondersteuning van Finext. Maar in principe is Vena zo gebruiksvriendelijk dat ik heel goed kan voortbouwen op wat al gebouwd is en in de toekomst processen kan blijven optimaliseren'.
.webp)