Datagestuurde prognoses bij TakeAway

Sinds de oprichting in 2000 is het bedrijf snel gegroeid. Zowel de groei van het bedrijf als de toenemende complexiteit die deze groei met zich meebracht, vroegen om een krachtige planning & forecasting oplossing. "We wilden een multidimensionale tool om de controle en kracht van onze prognoseberekeningen te verbeteren", zegt Will Sanderson, FP&A Manager bij Takeaway.com.

Takeaway.com is de toonaangevende online marktplaats voor maaltijdbezorging op het Europese vasteland en in Israël en verbindt consumenten en restaurants in 11 landen via haar platform. In Nederland is het bedrijf bekend van het merk Thuisbezorgd.nl.

Anaplan voor planning en datagestuurde prognose

Het platformbedrijf koos Anaplan als plannings- en prognoseoplossing. Deze beslissing was gebaseerd op de multidimensionale functionaliteit van de tool. Wil:

"Anaplan heeft veel meer functionaliteit en veel meer voordelen dan we hadden verwacht. We kunnen bijvoorbeeld een dashboard bouwen dat door 15 verschillende mensen kan worden gebruikt, die allemaal een ander dashboard met verschillende dimensies zien. En als we de winst- en verliesrekening bijwerken, zien we meteen de impact op de prognose." De gebruiksvriendelijkheid van Anaplan speelde ook een rol bij de keuze. "Anaplan is erg flexibel. Gebruikers kunnen eenvoudig commentaar toevoegen en hun eigen invoer consolideren," zegt Julia Nicolae, FP&A analist bij Takeaway.com.

"Anaplan is heel flexibel. Gebruikers kunnen gemakkelijk opmerkingen toevoegen en hun eigen input consolideren," aldus Anaplan.

In de oorspronkelijke projectaanpak wilden Will en Julia de modellen zelf bouwen. "We wilden een tool die niet erg arbeidsintensief is of waarvoor veel consultants nodig zijn. Binnen Anaplan kunnen we veel zelf doen, zoals modellen bouwen of aanpassen," zegt Julia. Het werd echter al snel duidelijk dat Will en Julia niet genoeg tijd konden vrijmaken om aan Anaplan te werken vanwege de dagelijkse eisen van reguliere werkzaamheden. Jort Cuperus, consultant bij Finext, vergrootte daarom zijn betrokkenheid. "Ik ben begonnen met het trainen van Will en Julia. Op een gegeven moment stopte ik echter met trainen en begon ik met bouwen, omdat Will en Julia zoveel andere dingen op hun bordje hadden," zegt Jort. Nu is Jort nog steeds betrokken, maar op een veel kleinere schaal. "Ik ben hier één dag per maand. Will en Julia bouwen zelf de functionaliteiten bovenop de modellen die ik heb ontwikkeld."

Meer analyses in dezelfde tijd

Will en Julia zijn enthousiast over het gebruik van Anaplan. "Het bespaart ons veel tijd. Toch zitten we niet op het strand met een cocktail," lacht Will. "We gebruiken onze tijd voor andere dingen, zoals analyses. Het einde van de maand-model kostte ons vroeger 3 dagen; nu gaat het automatisch. Dit betekent niet dat we de maand eerder afsluiten; we doen gewoon meer in de gegeven tijd," beaamt Julia. "Dit maakt prognoses nauwkeuriger en bedrijfsinzichten beter."

Een andere tijdsbesparing is het feit dat gebruikers toegang hebben tot hun eigen rapporten. "De huidige prognose is altijd voor iedereen beschikbaar. Vroeger hielden we een aantal maandelijkse rapporten bij, die nu niet eens meer bestaan. De cijfers worden automatisch gegenereerd in een dashboard dat iedereen zelf kan bekijken," zegt Will. "Dit elimineert de cyclus van het verzamelen van gegevens, het invoeren van die gegevens en het maken van de prognose. Nu kunnen we de prognose maken op basis van de gegevens die gebruikers de vorige keer hebben ingevoerd en de prognose bij elke invoer aanpassen. Echt datagestuurde prognoses dus."

Tom Pereira, chief financial officer bij Takeaway.com, is ook positief: "Prognoses maken in Anaplan heeft veel waarde. Het stelt ons in staat minder tijd te besteden aan berekenen en controleren, zodat we meer tijd hebben om na te denken over de onderliggende logica van het model. Hierdoor kunnen we scenario's testen en uiteindelijk slimmere prognoses maken. We kunnen ook verschillende soorten prognosemethoden uitproberen om te zien welke het dichtst bij de werkelijke waarden zit. Een machine kan dit veel sneller dan een mens."

Integratie na een overname

Als onderdeel van haar ambitieuze groeistrategie heeft Takeaway.com onlangs de Duitse merken van Delivery Hero overgenomen. Planning en forecasting via een schaalbaar platform hielp bij de integratie. "De bedrijfsintegratie van de merken van Delivery Hero verliep snel; binnen 2-3 weken hadden we ongeveer 3 miljoen extra bestellingen via onze systemen. Op dat moment verwachtte het management dat alle financiële actuele en prognosegegevens ook zouden worden gecombineerd. Met Anaplan konden we heel snel een gecombineerde prognose ontwikkelen," legt Tom uit.

Zelfs na de integratie helpt het om te kunnen vertrouwen op de prognoses van Anaplan. "Elke markt is anders, dus het is belangrijk om snel vergelijkbare cijfers te hebben. We kunnen op de tool vertrouwen omdat we weten dat het systeem betrouwbare informatie produceert. Het draait allemaal om het begrijpen van de context: als je je moet richten op de technologie en op het vergelijken van verschillen, kun je je niet richten op de reden achter de cijfers," zegt Tom.

"Investeer in je fundering, want dat maakt het later gemakkelijker.

Investeer in de basis

Gevraagd naar advies voor andere snelgroeiende bedrijven, aarzelt Tom niet: "Investeer in je fundament, want dat maakt het later makkelijker.'' Toen we met het Anaplan-project begonnen, hadden we nooit kunnen voorzien dat we binnen een jaar al deze acquisities zouden doen en het team zouden verdubbelen. Voor een groeiend bedrijf is het beter om deze investeringen iets eerder te doen dan net te laat. Op die manier kun je goed opschalen en het bedrijf op een veel betere manier ondersteunen."